Формируем 6-НДФЛ в 1С и сдаём без ошибок

Расчёт 6-НДФЛ формируется в разделе Отчёты → Регламентированные отчёты (1С:Бухгалтерия 3.0) или Отчётность, справки → 1С-Отчётность (1С:ЗУП 3.1): нажимаете Создать, выбираете из списка 6-НДФЛ и ставите Заполнить. Программа сама подтянет начисленный доход, исчисленный и удержанный налог. Но кнопка «Заполнить» срабатывает корректно только тогда, когда порядок наведён до неё — иначе разделы разъедутся с контрольными соотношениями.

Ниже разберём, что проверить перед формированием, как читается каждый раздел новой формы, какие контрольные соотношения встроены в 1С и как уйти в ФНС без отказа. Сроки сдачи: за 1 квартал — до 25 апреля, за полугодие — до 25 июля, за 9 месяцев — до 25 октября, за год — до 25 февраля следующего года.

Готовим данные: без этого отчёт не сойдётся

6-НДФЛ собирается из движений по регистрам учёта НДФЛ, а не считается «на лету». Если в учёте есть расхождения, они переедут в отчёт. Поэтому сначала наведите порядок в первичке за весь период с начала года.

Что проверить по шагам:

1. Все начисления проведены. Зарплата, премии, отпускные, больничные, выплаты по ГПХ, дивиденды — за каждый месяц периода. Непроведённый документ в отчёт не попадёт.
2. Выплаты отражены и привязаны к ведомостям. НДФЛ считается удержанным в момент выплаты дохода. Если ведомость на выплату не проведена или не заполнена, налог повиснет как исчисленный, но не удержанный.
3. Даты выплат реальные. С 2023 года дата удержания НДФЛ — это фактическая дата перечисления денег сотруднику. Ведомость с «плановой», а не фактической датой сдвинет суммы не в тот срок перечисления.
4. Межрасчётные выплаты не задвоены. Частая причина расхождений — отпускные или больничный, начисленные и в документе-начислении, и в ведомости вручную.

Отдельно проверьте закрытие месяца . В 1С:Бухгалтерии после всех начислений и выплат выполните Операции → Закрытие месяца за каждый месяц отчётного периода. Незакрытый месяц часто означает, что часть налога ещё не зафиксирована в регистрах.

Не забудьте про доходы по договорам ГПХ. С 2023 года аванс по гражданско-правовому договору тоже облагается НДФЛ в момент выплаты, а не только итоговое вознаграждение по акту. Проверьте, что акты и выплаты исполнителям проведены и у них корректно указана дата дохода — иначе суммы по ГПХ не попадут в отчёт или встанут не в тот срок перечисления.

Создаём отчёт в 1С: пошагово

Порядок одинаков для 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:ЗУП 3.1, отличается только путь к списку регламентированных отчётов.

1. Откройте список отчётности:
   • в 1С:Бухгалтерии — Отчёты → Регламентированные отчёты;
   • в 1С:ЗУП — Отчётность, справки → 1С-Отчётность.
2. Нажмите Создать. В окне выбора видов отчётов найдите 6-НДФЛ (отчёты сгруппированы по папкам, 6-НДФЛ лежит в налоговой отчётности).
3. Укажите период — квартал, полугодие, 9 месяцев или год. Период считается нарастающим итогом с начала года, это важно для раздела 2.
4. Нажмите Создать — откроется форма отчёта.
5. В открытой форме нажмите Заполнить. Программа соберёт данные автоматически и разнесёт их по разделам.

После заполнения не спешите отправлять. Форма делится на титульный лист, раздел 1 и раздел 2. Любую сумму в ячейке можно расшифровать: встаньте на неё и нажмите Расшифровать (или двойной щелчок) — откроется список документов, из которых сложилась цифра. Это главный инструмент разбора, если сумма выглядит неправильной.

Раздел 2: обобщённые суммы налога

В действующей форме раздел 2 — это обобщённые показатели нарастающим итогом с начала года по каждой ставке налога. Заполняется он первым по логике: именно здесь видно, сколько начислено и сколько налога исчислено.

Ключевые строки:

С 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ (13% — до 2,4 млн ₽, 15% — до 5 млн, 18% — до 20 млн, 20% — до 50 млн, 22% — сверх того). Поэтому раздел 2 заполняется отдельным блоком на каждую ставку и свой КБК. 1С разносит доходы по ставкам автоматически, но проверьте, что у высокооплачиваемых сотрудников доход лёг в нужный блок — ошибка в ставке даёт расхождение по всему разделу.

Строка 110 (доход) не должна быть меньше строки 130 (вычеты). Если исчисленный налог в строке 140 не бьётся с расчётом «(доход − вычеты) × ставка», ищите причину в вычетах или в документах с ручной корректировкой НДФЛ.

Проверить легко на одном сотруднике. Пусть доход с начала года — 600 000 ₽, стандартный вычет на ребёнка за 6 месяцев — 8 400 ₽. База: 600 000 − 8 400 = 591 600 ₽. Налог по ставке 13%: 591 600 × 13% = 76 908 ₽. Ровно столько и должно стоять в строке 140 по этому человеку. Расхождение в пару рублей — обычное округление по каждому месяцу, расхождение в сотни — ошибка в вычетах или ставке.

Раздел 1: обязательства по срокам перечисления

Раздел 1 показывает удержанный налог, который нужно перечислить за последние три месяца отчётного периода, в разбивке по срокам перечисления.

• строка 020 — общая сумма НДФЛ к перечислению за последние три месяца;
• строки 021–026 — суммы по конкретным срокам перечисления внутри этих месяцев.

С 2023 года в месяце два срока перечисления НДФЛ: налог, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляется до 28-го числа этого месяца; удержанный с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца. Отдельный срок — для конца декабря: налог, удержанный с 23 по 31 декабря, перечисляют не позднее последнего рабочего дня года. Поэтому в квартале набирается несколько сроков, и каждый попадает в свою строку.

Что важно: срок определяется датой удержания, то есть датой выплаты дохода, а не датой начисления зарплаты. Зарплата за месяц, выплаченная 10-го числа следующего месяца, удержанным налогом попадёт в первый срок этого следующего месяца. Именно поэтому фактические даты в ведомостях так критичны — они напрямую управляют тем, в какую строку раздела 1 ляжет сумма.

Главное внутреннее соотношение раздела: сумма строк 021–026 должна равняться строке 020. 1С считает это автоматически, но если вы правили суммы вручную, равенство может нарушиться.

Суммы раздела 1 должны совпадать с уведомлениями об исчисленных суммах налога, которые вы подавали в течение квартала по единому налоговому счёту. Если в уведомлении была указана одна сумма, а в 6-НДФЛ встала другая — налоговая увидит расхождение на ЕНС. Сверьте раздел 1 с поданными уведомлениями до отправки.

Контрольные соотношения: проверяем перед отправкой

В 1С встроена проверка по контрольным соотношениям ФНС. Нажмите Проверка (кнопка в командной панели отчёта) и выберите Проверить контрольные соотношения. Программа покажет список нарушенных соотношений с расшифровкой: по каким строкам и на какую сумму не сходится.

Соотношения бывают двух типов:

• Внутридокументные — внутри самого 6-НДФЛ. Например, строка 020 раздела 1 = сумма строк по срокам; строка 110 ≥ строка 130; исчисленный налог соответствует базе и ставке.
• Междокументные — сверка 6-НДФЛ с другими данными: с уведомлениями об исчисленных суммах, с платежами на ЕНС и с базой по страховым взносам в РСВ за тот же период.

Отдельно сверьте строку 160 (удержанный налог) с фактически уплаченными суммами НДФЛ. Если удержали больше, чем перечислили, образуется недоимка на ЕНС; если меньше — переплата зависнет на счёте.

Отправка в ФНС и исправление после сдачи

Когда контрольные соотношения пройдены, отчёт можно отправлять.

Через 1С-Отчётность (если подключён сервис): прямо из формы отчёта нажмите Отправить. Отчёт уйдёт в налоговую, а в списке отчётности появится статус — от «Отправлено» до «Сдано» после получения квитанции о приёме. Дождитесь именно извещения о вводе, а не только подтверждения оператора: отчёт считается принятым после квитанции ФНС.

Без прямой отправки: нажмите Выгрузить → сохраните файл и загрузите его в другую систему сдачи отчётности или передайте через оператора ЭДО. Формат файла 1С формирует по действующим требованиям ФНС автоматически.

Способ сдачи зависит от численности. Если доход в периоде получили 10 человек и менее — отчёт можно сдать на бумаге. При численности от 11 человек 6-НДФЛ принимается только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Для большинства работодателей это и есть стандартный маршрут через 1С-Отчётность.

Если после сдачи нашли ошибку — подаётся корректировка. В списке отчётности создайте новый 6-НДФЛ за тот же период, на титульном листе укажите номер корректировки (1, 2 и так далее по порядку) и исправьте данные. Корректировка подаётся за весь период целиком, а не отдельной строкой.

Частые вопросы