Расчёт 6-НДФЛ в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от закрытия зарплаты до квитанции из ИФНС

Расчёт 6-НДФЛ в 1С заполняется кнопкой Заполнить в форме регламентированного отчёта: в ЗУП 3.1 это Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → Регламентированные отчеты. Программа сама собирает данные из начислений, ведомостей на выплату и удержанного налога. Правильным расчёт получится, только если все выплаты квартала проведены и подтверждены, а у организации верно указаны КПП, ОКТМО и код инспекции.

Сдают 6-НДФЛ ежеквартально: за первый квартал — до 25 апреля, за полугодие — до 25 июля, за девять месяцев — до 25 октября, за год — до 25 февраля следующего года. Годовой расчёт идёт вместе с приложением 2 — справками о доходах на каждого сотрудника.

Что проверить в 1С до формирования 6-НДФЛ

Большинство ошибок в расчёте рождается не в самом отчёте, а в учёте за квартал. Перед тем как нажать Заполнить, пройдите по списку.

Реквизиты организации и подразделений

• 🏢 Карточка организации . КПП, ОКТМО и код налоговой должны совпадать с тем, где вы стоите на учёте. В ЗУП карточка открывается через Настройка → Организации, в Бухгалтерии — Главное → Организации.
• 🏬 Обособленные подразделения. Если у подразделения свой КПП или ОКТМО, расчёт формируется по нему отдельно. В карточке подразделения должен стоять флаг выделенного подразделения и его реквизиты.
• 🔄 Смена ОКТМО внутри года (переезд, смена инспекции) — тоже повод для отдельного отчёта по старым реквизитам. Иначе доходы до переезда «уедут» в новый ОКТМО.

Выплаты и удержанный налог

Удержанный НДФЛ в 1С фиксируется в момент выплаты, а не начисления. Поэтому раздел 1 строится по ведомостям и платёжным документам.

1. Откройте ведомости на выплату за квартал: в банк, в кассу, на счета, через раздатчика.
2. Убедитесь, что по каждой ведомости выплата подтверждена. В ЗУП это делается в самой ведомости или документом подтверждения зачисления; в Бухгалтерии — проведённым списанием с расчётного счёта или расходным кассовым ордером, связанным с ведомостью.
3. Проверьте, что в ведомостях стоит правильная дата выплаты. От неё зависит, в какой период раздела 1 попадёт налог.
4. Выплаты по договорам ГПХ, дивиденды и материальная помощь тоже должны пройти через документы с удержанием НДФЛ, а не «ручным» списанием денег.

Где ведётся зарплата

• ЗУП и Бухгалтерия работают раздельно, с синхронизацией — 6-НДФЛ формируйте в ЗУП. В Бухгалтерию данные по НДФЛ переходят обобщённо, по сотрудникам их там недостаточно.
• Зарплата ведётся прямо в Бухгалтерии 3.0 — расчёт формируется в Бухгалтерии.

Смешивать нельзя: если отчёт сформировать там, где нет персонального учёта, раздел 2 и справки окажутся пустыми или неполными.

Как сформировать расчёт 6-НДФЛ в 1С

Путь к отчёту отличается только верхним разделом меню.

Порядок одинаковый:

1. Нажмите Создать и введите в поиск «6-НДФЛ». Выберите отчёт из группы налоговой отчётности.
2. Укажите организацию и период: первый квартал, полугодие, девять месяцев или год.
3. Если у организации несколько КПП/ОКТМО, выберите нужное сочетание в шапке отчёта.
4. Нажмите Заполнить. Программа заполнит титульный лист, раздел 1 и раздел 2, а за год — ещё и приложение 2 со справками.
5. Проверьте титульный лист: номер корректировки 0 для первичного расчёта, код по месту представления, ОКТМО, подписанта.
6. Сохраните отчёт и переходите к проверке разделов.

Если отчёт не заполняется

• 📭 Пустой раздел 1 — в квартале нет подтверждённых выплат или выбран не тот КПП/ОКТМО.
• 📭 Пустой раздел 2 — отчёт формируется не в той программе, где ведётся зарплата, либо доходы начислены не на ту организацию.
• 🔒 Отчёт не открывается для редактирования — он уже отправлен или имеет статус «Сдано». Для исправлений создаётся корректировка.

Раздел 1 расчёта 6-НДФЛ: удержанный и возвращённый налог

Раздел 1 показывает налог, который вы удержали за последние три месяца отчётного периода. Не начислили, не перечислили, а именно удержали из выплаченного дохода. Возвращённый сотрудникам налог тоже отражается здесь, отдельными строками.

С 2023 года суммы в разделе 1 разбиты по срокам перечисления, которые совпадают с периодами уведомлений:

• удержано с 1 по 22 число месяца — срок перечисления 28 число того же месяца;
• удержано с 23 числа по последнее число месяца — срок перечисления 5 число следующего месяца;
• исключение — период с 23 по 31 декабря: налог перечисляют не позднее последнего рабочего дня года.

За квартал получается шесть периодов: по два на каждый месяц.

Как проверить раздел 1

1. Сложите НДФЛ из уведомлений об исчисленных суммах за три месяца квартала. Общая сумма удержанного налога в разделе 1 должна с ней совпасть.
2. Для каждого периода сравните сумму в отчёте с суммой в соответствующем уведомлении. Расхождение в одном периоде при совпадении итога — признак неверной даты в ведомости.
3. Откройте расшифровку суммы: в форме отчёта в ЗУП выделите ячейку и нажмите Расшифровать. Программа покажет, из каких ведомостей и по каким сотрудникам набралась сумма.

Пример распределения по периодам

Зарплату за январь выплатили 5 февраля: начислено 100 000 руб., НДФЛ 13 000 руб. Аванс за февраль выплатили 20 февраля, НДФЛ с аванса не удерживается. Зарплату за февраль выплатили 5 марта: начислено 100 000 руб., НДФЛ 13 000 руб. Премию выплатили 25 марта, НДФЛ 2 600 руб.

Строки за январь пустые: в этом примере в январе налог не удерживался. Если бы в январе выплатили декабрьскую зарплату, удержанный с неё налог занял бы строку января.

Раздел 2: доходы, вычеты и налог нарастающим итогом

Раздел 2 заполняется нарастающим итогом с начала года и отдельно по каждой ставке налога. С 2025 года, после введения прогрессивной шкалы, блоков в разделе 2 стало больше: по каждой ставке и КБК — свой.

Поле 110 детализируется: отдельно доходы по трудовым договорам, по договорам ГПХ, дивиденды.

Что сверить в разделе 2

• 📊 Доходы. Поле 110 сравните с отчётом по начислениям за период. В ЗУП подходят отчёты из Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам, например «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Регистр налогового учета по НДФЛ».
• 👥 Число людей. Поле 120 — количество уникальных физлиц с доходом с начала года. Уволенный в феврале сотрудник остаётся в нём до конца года.
• 🧾 Вычеты. Стандартные вычеты на детей, имущественные и социальные по уведомлениям из инспекции должны быть введены документами, а не «уменьшением» начисления.
• ⚖️ Исчисленный и удержанный налог. Поле 160 не обязано равняться полю 140. Разница — налог с зарплаты последнего месяца, выплаченной уже в следующем периоде.

Приложение 2 к годовому расчёту

За год вместе с 6-НДФЛ сдаются справки о доходах и суммах налога — по форме, которая заменила 2-НДФЛ. В 1С они заполняются автоматически при заполнении годового отчёта. Проверьте выборочно несколько справок: ИНН, паспортные данные, коды доходов и вычетов. Если у сотрудника не указан ИНН, справка всё равно примется, но паспорт и гражданство должны быть заполнены полностью.

Контрольные соотношения 6-НДФЛ: как найти и исправить ошибку

ФНС проверяет расчёт по набору контрольных соотношений. В 1С их можно прогнать до отправки: в форме отчёта нажмите Проверить и выберите проверку контрольных соотношений. Программа покажет список нарушенных правил с пояснением.

Главные соотношения, которые срабатывают чаще всего:

• исчисленный налог (поле 140) должен соответствовать доходам за минусом вычетов (110 − 130), умноженным на ставку, с допуском на округление по каждому человеку;
• сумма вычетов не может быть больше суммы доходов;
• годовой расчёт должен сходиться с данными справок о доходах: суммы доходов, налога и вычетов по справкам равны итогам раздела 2;
• доходы по трудовым договорам сверяются с базой для страховых взносов в РСВ за тот же период.

Выгрузка 6-НДФЛ и отправка в налоговую

Электронно 6-НДФЛ обязаны сдавать агенты, у которых 10 и более получателей дохода за период. При меньшем числе людей допустима бумага, но на практике почти все отправляют файл.

Через 1С-Отчетность

1. В форме отчёта нажмите Отправить. Программа проверит формат и попросит подтвердить отправку подписью руководителя или представителя по доверенности.
2. После отправки статус отчёта сменится на «Отправлено».
3. В течение нескольких дней придут квитанция о приёме или уведомление об отказе. Их видно на вкладке отправки в форме отчёта и в журнале обмена 1С-Отчетности.

Через другого оператора или личный кабинет

1. В форме отчёта нажмите Выгрузить и выберите папку.
2. Программа сохранит XML-файл, имя которого начинается с NO_NDFL6. Переименовывать файл нельзя: в имени зашиты коды инспекции, ИНН и КПП.
3. Перед выгрузкой 1С проверит файл на соответствие формату и покажет ошибки заполнения, если они есть.
4. Загрузите файл в программу оператора ЭДО и подпишите КЭП руководителя.

Сроки и штрафы

• ⏰ Опоздание с расчётом — штраф 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц просрочки.
• 🚫 Если расчёт не сдан в течение 20 дней после срока, инспекция вправе приостановить операции по счёту.
• 📝 Недостоверные сведения — штраф 500 руб. за каждый расчёт, если вы не исправили ошибку сами до того, как её нашла налоговая.

Уточнённый расчёт 6-НДФЛ в 1С

Ошибку в уже сданном отчёте исправляют уточнённым расчётом.

1. Найдите исходный отчёт в списке регламентированных отчётов.
2. Создайте новый отчёт за тот же период и организацию. На титульном листе укажите номер корректировки: 1 для первого уточнения, 2 для второго.
3. Исправьте учёт, если ошибка в нём, и нажмите Заполнить.
4. Уточнённый расчёт подаётся целиком, со всеми разделами, а не только исправленными строками.

Для справок о доходах в годовом расчёте правило другое. В уточнённый расчёт включают только справки, которые исправляются. Исправленная справка идёт с номером корректировки 01, а справка, которую надо отменить целиком (например, подали на человека, который у вас не работал), — с номером 99.

Частые вопросы