Недостачи и порча на счёте 94: как провести и списать в 1С 8.3

Сальдо на счёте 94 закрывают вручную операцией — отдельной кнопки «закрыть 94» в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет, и регламентное закрытие месяца его не трогает. Куда именно списать недостачу , зависит от одного вопроса: нашёлся виновный или нет. В пределах норм естественной убыли потери уходят на расходы, сверх норм — на виновное лицо (Дт 73.02), а если взыскивать не с кого — на 91.02.

Разберём весь путь: от документа, который ставит сумму на счёт 94, до операции, обнуляющей его. С проводками, точными путями меню БП 3.0 и правилами зачёта пересортицы.

Откуда на счёте 94 появляется остаток

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — транзитный. Сам по себе он ничего не накапливает: суммы заходят на него по дебету и должны полностью уйти по кредиту. Незакрытый остаток в балансе выглядит как «висящая» недостача, по которой бухгалтер не принял решения.

Дебетовый оборот формируют:

• 📦 недостачи товаров, материалов и готовой продукции, выявленные инвентаризацией;
• 🧯 порча ценностей (бой, брак при хранении, истёкший срок годности);
• 🏭 потери в пределах и сверх норм естественной убыли;
• 🚚 недостача, выявленная при приёмке от поставщика сверх условий договора.

Типовая проводка поступления недостачи на счёт:

Как оформить недостачу в 1С и завести её на 94

Остаток на 94 почти всегда рождается из инвентаризации. Порядок в БП 3.0:

1. Раздел Склад → Инвентаризация товаров. Создаёте документ, выбираете склад и МОЛ, по кнопке Заполнить программа подтягивает учётные остатки.
2. В колонку фактического количества вносите то, что реально пересчитали. 1С сама считает отклонение — строки с недостачей подсвечиваются.
3. Документ Инвентаризация товаров проводок не делает — это ведомость расхождений. Дальше по кнопке Создать на основании формируете два документа: Списание товаров на недостачу и Оприходование товаров на излишки.
4. В Списании товаров в поле счёта списания по умолчанию стоит 94. Проводите — получаете Дт 94 Кт 41 (или 10, 43).

Для недостачи, замеченной при приёмке, используйте механизм расхождений в документе поступления либо отдельный Списание товаров — в зависимости от того, успели ли оприходовать партию.

Естественная убыль: списываем в пределах норм на расходы

Часть потерь — это физика: усушка, утруска, испарение, бой при хранении. Такие потери в пределах утверждённых норм естественной убыли относят на затраты, а в налоговом учёте признают материальным расходом (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

Нормы естественной убыли утверждаются по отраслям отдельными приказами профильных ведомств. Если по вашей группе товаров норма не установлена, списать «в пределах убыли» на расходы нельзя — вся сумма идёт либо на виновных, либо в состав прочих расходов без уменьшения налога на прибыль.

Проводка на сумму в пределах нормы — через Операции → Операции, введённые вручную:

Счёт затрат выбирайте тот, на который относятся расходы по виду деятельности: у производства — 20/25/26, у торговли — 44. Сумму считаете как норму (в процентах или натуральных единицах) от оборота или остатка — по правилам конкретного приказа для вашей продукции.

Взыскание недостачи с виновного лица

Если недостача превышает норму и установлен виновный работник, сумму переносят на счёт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба».

Здесь важны ограничения Трудового кодекса, их игнорируют чаще всего:

• 🧾 По общему правилу работник отвечает в пределах среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Полную сумму взыскивают только при полной материальной ответственности (ст. 243 ТК РФ) — например, по договору о полной матответственности с МОЛ.
• ⏱ Взыскать по распоряжению работодателя можно, если сумма ущерба не больше среднемесячного заработка и распоряжение издано в течение месяца со дня, когда размер ущерба окончательно определён (ст. 248 ТК РФ). Больше или позже — только через суд.
• 💰 Из каждой выплаты зарплаты удерживают не более 20% (ст. 138 ТК РФ).

Проводки при взыскании по балансовой стоимости:

Если ущерб взыскивают по рыночной цене (она выше балансовой), разницу сначала учитывают как доход будущих периодов и признают по мере погашения:

Проводку Дт 73.02 Кт 94 в БП 3.0 вводят вручную через Операции, введённые вручную: типового документа «списание недостачи на виновного» в конфигурации нет. Удержание из зарплаты удобнее оформить в зарплатном блоке видом удержания с видом операции «Удержание в счёт расчётов по прочим операциям», тогда сумма автоматически свяжется с 73.02.

Пересортица: когда можно зачесть излишки и недостачу

Пересортица — когда по одному товару недостача, а по похожему того же наименования излишек. Прежде чем списывать недостачу на расходы или виновных, проверьте, не закрывается ли она зачётом.

Взаимный зачёт излишков и недостач разрешён только при одновременном совпадении условий (п. 5.3 Методических указаний, Приказ Минфина № 49):

Разницу в стоимости закрывают так:

• если стоимость недостающих товаров выше стоимости излишков — разницу относят на виновных, а при их отсутствии — на расходы;
• если дороже оказались излишки — превышение приходуют как прочий доход.

В 1С пересортицу отражают через Инвентаризацию товаров: по итогам создают и Списание товаров (на недостачу), и Оприходование товаров (на излишек), а сам зачёт и разницу оформляют ручной операцией между соответствующими субсчетами. Автоматического «взаимозачёта пересортицы» в документе инвентаризации нет.

Как закрыть счёт 94: выбираем вариант по ситуации

Единой кнопки нет — закрытие 94 это всегда ручная операция, и выбор счёта-получателя зависит от обстоятельств. Ниже — короткий ориентир, куда списывать остаток:

Техника одна для всех вариантов: Операции → Операции, введённые вручную → кнопка Создать → Операция. В табличной части задаёте дебет нужного счёта, кредит 94, сумму и аналитику (номенклатуру, субконто «Прочие доходы и расходы» при списании на 91.02). Проводите — остаток уходит.

Отдельный спорный момент — НДС по недостаче сверх норм. Минфин традиционно требует восстановить ранее принятый к вычету налог. Суды с этим не соглашаются: перечень случаев восстановления в п. 3 ст. 170 НК РФ закрытый, недостачи там нет. Решение принимайте с учётом готовности спорить с инспекцией; если восстанавливаете — проводкой Дт 91.02 Кт 68.02.

Пример: разносим недостачу от инвентаризации до нуля

Инвентаризация склада выявила недостачу товара — 50 единиц по учётной цене 240 ₽, итого 12 000 ₽. По товарной группе действует норма естественной убыли, в которую укладываются 10 единиц (2 400 ₽). С кладовщиком заключён договор о полной материальной ответственности, его средний месячный заработок — 35 000 ₽, зарплата к выдаче — 30 000 ₽.

Считаем и разносим:

1. Документ Списание товаров ставит всю недостачу на счёт: Дт 94 Кт 41 — 12 000 ₽.
2. В пределах нормы списываем на расходы: Дт 44 Кт 94 — 2 400 ₽.
3. Остаток 9 600 ₽ (12 000 − 2 400) относим на виновного: Дт 73.02 Кт 94 — 9 600 ₽. Сумма меньше среднемесячного заработка (9 600 < 35 000), значит взыскиваем по распоряжению, без суда.
4. Удерживаем не более 20% от выплаты: 20% от 30 000 = 6 000 ₽ в первый месяц, остаток 3 600 ₽ — во второй. Проводки Дт 70 Кт 73.02 на 6 000 и 3 600 ₽.

После этого счёт 94 обнулён: по дебету 12 000 ₽, по кредиту 2 400 + 9 600 = 12 000 ₽.

Проверяем результат: оборотка по счёту 94

После всех списаний счёт 94 должен закрыться в ноль. Проверка — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту → счёт 94:

• конечное сальдо — ноль;
• дебетовый оборот равен кредитовому;
• в кредитовом обороте по корреспонденции видно, куда ушла каждая сумма (на 73.02, 91.02 или счета затрат).

Если сальдо осталось — ищите, по какой строке недостачи не принято решение. Чаще всего это недостача, по которой тянут с установлением виновного: она «висит» на 94 из месяца в месяц, пока следствие или суд не дадут результат.

Частые вопросы