Закрытие 94 счёта в 1С:Бухгалтерии — проводки и документы

Счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в 1С не закрывается сам — его закрывают вручную документом Операция или специализированным документом списания. Остаток по дебету 94 вы переносите в одно из трёх направлений: на расходы в пределах норм естественной убыли (Дт 20, Дт 44), на виновное лицо (Дт 73.02) либо на прочие расходы, если виновных нет (Дт 91.02).

Регламентная операция Закрытие месяца счёт 94 не трогает. Если после инвентаризации на нём «зависла» сумма, значит шаг переноса ещё не сделан. Ниже — куда и какой проводкой списывать в каждом случае, какими документами это оформить в 1С:Бухгалтерии 3.0 и как проверить, что счёт обнулился.

Что накапливается на 94 счёте и почему он не нулевой

На дебет 94 попадают все выявленные недостачи и порча: по результатам инвентаризации, при приёмке товара от поставщика, при обнаружении боя и брака на складе. Проводка формирования недостачи — Дт 94 Кт 41 (товары), Дт 94 Кт 10 (материалы), Дт 94 Кт 43 (готовая продукция), Дт 94 Кт 01 (основные средства по остаточной стоимости).

Счёт 94 — транзитный. Он не должен иметь остатка на конец месяца: вся собранная сумма обязана уйти на расходы или на расчёты с виновником. Сальдо по дебету 94 в оборотно-сальдовой ведомости — прямой сигнал, что недостача выявлена, а решение по ней не проведено.

Недостача и порча выявляются в трёх ситуациях: при плановой или внезапной инвентаризации, при приёмке ценностей от поставщика (расхождение с накладной) и при обнаружении боя, порчи, естественной убыли в процессе хранения. Во всех случаях основанием для записи на 94 служит первичный документ — инвентаризационная опись и сличительная ведомость, акт о расхождениях при приёмке (ТОРГ-2) или акт о порче.

Три варианта: куда списать недостачу со счёта 94

Выбор направления списания зависит от того, есть ли нормы естественной убыли и установлен ли виновник. От этого же зависит, примете ли вы расход в налоговом учёте.

Сверх норм естественной убыли недостачу нельзя просто отнести на расходы: сначала нужно установить, есть ли виновный. Если виновник не найден, факт его отсутствия подтверждается документом уполномоченного органа — только тогда убыток уменьшает налоговую базу (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Как недостача попадает на 94 после инвентаризации

В 1С:Бухгалтерии недостача на счёт 94 заносится не самой инвентаризацией, а документом списания. Порядок такой:

1. Создаёте Склад → Инвентаризация товаров на складе. Документ фиксирует расхождения учётных и фактических остатков, но проводок не делает.
2. Из инвентаризации по кнопке создания на основании формируете Списание товаров — именно он проводит Дт 94 Кт 41 (10, 43) на сумму недостачи.
3. Излишки, если они есть, оформляются отдельным документом оприходования — к счёту 94 они отношения не имеют.

Для недостачи основных средств или прочего имущества документа-помощника нет: оприходование на 94 вводят вручную Операцией. Проводка — Дт 94 Кт 01 (на остаточную стоимость, предварительно закрыв амортизацию).

При заполнении инвентаризации важно правильно указать склад и материально ответственное лицо (МОЛ) — от МОЛ зависит, с кого потом спрашивать за сверхнормативную недостачу. Фактические остатки вносят в колонку количества по факту, учётные 1С подтягивает сама. Расхождение со знаком «минус» — это недостача, со знаком «плюс» — излишек.

Документы по итогам инвентаризации лучше проводить в том месяце, к которому относится пересчёт: иначе суммы недостачи попадут не в тот период, и закрытие месяца придётся перепроводить.

Закрытие 94 в пределах норм естественной убыли

Если вид ценностей имеет утверждённую норму естественной убыли (усушка, утруска, бой), потери в пределах нормы относят на расходы. Счёт-получатель зависит от вида деятельности:

• 🏭 производство — Дт 20 (25, 26) Кт 94;
• 🛒 торговля — Дт 44.01 Кт 94;
• 📦 общехозяйственные потери — Дт 26 Кт 94.

Проводку вводят документом Операции → Операции, введённые вручную. Автоматического расчёта норм в типовой 1С:Бухгалтерии нет — предельную сумму вы считаете по отраслевому приказу и переносите в пределах нормы на затраты, а превышение разбираете как сверхнормативную недостачу.

Взыскание недостачи с виновного лица

Когда недостача сверх норм и виновник установлен, сумму переносят на счёт 73.02 «Расчёты по возмещению материального ущерба»: Дт 73.02 Кт 94. Если имущество взыскивается по рыночной цене выше балансовой, разницу отражают через Дт 73.02 Кт 98.04; по мере погашения она списывается Дт 98.04 Кт 91.01.

Удержание из зарплаты проводят документом удержания в зарплатном блоке или Операцией Дт 70 Кт 73.02. Здесь работают ограничения Трудового кодекса:

• без согласия работника взыскивается не больше среднемесячного заработка (ст. 241, 248 ТК РФ);
• из каждой выплаты удерживается не более 20% (ст. 138 ТК РФ);
• большая сумма возмещается добровольно или через суд.

Если работник вносит деньги в кассу или на счёт, это Дт 50 (51) Кт 73.02. Полная материальная ответственность применяется только при наличии договора о полной ответственности или в случаях из ст. 243 ТК РФ.

Разберём на цифрах. На складе выявлена недостача товара балансовой стоимостью 30 000 ₽, рыночная цена — 42 000 ₽. Норма естественной убыли по этому товару — 2% стоимости, то есть 600 ₽. Виновник — кладовщик, договор о полной материальной ответственности есть.

1. Дт 94 Кт 41.01 — 30 000 ₽, списание недостачи при инвентаризации.
2. Дт 44.01 Кт 94 — 600 ₽, потери в пределах нормы на издержки обращения.
3. Дт 73.02 Кт 94 — 29 400 ₽, сверхнормативная недостача на кладовщика по балансовой стоимости.
4. Дт 73.02 Кт 98.04 — 12 000 ₽, разница между рыночной (42 000) и балансовой (30 000) ценой.
5. Дт 70 Кт 73.02 — удержание из зарплаты не более 20% каждой выплаты, пока сумма не погашена.
6. Дт 98.04 Кт 91.01 — списание доли разницы по мере удержаний.

После проводок 1–3 счёт 94 закрыт: 600 + 29 400 = 30 000 ₽ — весь дебет разнесён.

Списание недостач при отсутствии виновных и при ЧС

Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании, недостача сверх норм списывается в прочие расходы: Дт 91.02 Кт 94. Для налога на прибыль такой убыток можно учесть, но нужен документ уполномоченного органа, подтверждающий отсутствие виновных (постановление о прекращении дела, решение суда).

Потери от стихийных бедствий, пожаров, аварий тоже закрывают через Дт 91.02 Кт 94. Основанием служат акт инвентаризации, проведённой после события, и справка компетентного органа (МЧС, органа власти). Такие потери уменьшают налоговую базу по подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Отдельный спорный момент — восстановление НДС по списанному имуществу. Налоговая нередко требует восстановить ранее принятый к вычету НДС, суды в большинстве случаев это требование не поддерживают. Решение принимает бухгалтер с учётом готовности спорить с инспекцией; проводка восстановления — Дт 91.02 Кт 68.02.

Проверка: как убедиться, что счёт 94 закрыт

После всех переносов счёт 94 должен иметь нулевое сальдо. Проверяют это в Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выбрав счёт 94 за период.

На что смотреть:

• 🔍 конечное сальдо по 94 равно нулю — недостача полностью разнесена;
• 🔍 остался дебет — не проведён перенос на расходы, виновного или 91.02;
• 🔍 обороты по кредиту 94 сходятся с суммами, попавшими на 20/44/73.02/91.02.

Полезно также открыть ОСВ по счёту 73.02 — убедиться, что задолженность виновного числится и гасится, а не «повисла». Если недостача оформлена, но взыскание тянется месяцами, сумма законно остаётся на 73.02 до полного погашения.

Для расшифровки оборотов разверните ОСВ по субконто: по счёту 73.02 — по сотрудникам, по 91.02 — по статьям прочих расходов. Так видно, какая именно недостача и на кого списана. Если в учётной политике для 91.02 заведена отдельная статья «Недостачи сверх норм», отчёт сразу покажет сумму, которую налоговая проверит на документальное подтверждение отсутствия виновных.

Частые вопросы