Анкета застрахованного лица АДВ-1: как создать, заполнить и сдать из 1С

Анкету АДВ-1 в 1С заполняют не руками на бланке, а документом, который берёт данные из карточки физического лица. Поэтому порядок такой: сначала вносите в карточку паспорт, адрес и место рождения, потом создаёте анкету — она подхватывает всё автоматически. В ЗУП 3.1 это делается в разделе Отчётность, справки, в Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры.

АДВ-1 — это «Анкета застрахованного лица». Работодатель подаёт её, чтобы зарегистрировать сотрудника в системе персонифицированного учёта и получить ему СНИЛС, если своего страхового номера у человека ещё нет. С 2023 года анкета уходит не в ПФР, а в Социальный фонд России (СФР) — фонды объединили, но форма и порядок заполнения остались прежними.

Когда работодателю нужна анкета АДВ-1

Анкету оформляют на сотрудника, у которого нет СНИЛС. Чаще всего это:

• 📄 человек, впервые устраивающийся на работу (студент, выпускник);
• 🌍 иностранный гражданин или лицо без гражданства, которого раньше не регистрировали в российской системе;
• 👤 работник, который не может назвать свой страховой номер и не находит его в личном кабинете на Госуслугах.

Если СНИЛС у сотрудника уже есть, АДВ-1 не нужна — номер просто вписывают в его карточку. Для исправления фамилии или других данных действующего застрахованного лица подают другую форму — АДВ-2 (заявление об обмене), а не анкету.

Подать анкету может не только работодатель. Человек вправе зарегистрироваться сам — лично через МФЦ или клиентскую службу фонда. Но на практике за нового сотрудника это чаще делает бухгалтер, потому что регистрация нужна в первую очередь самому работодателю для отчётности.

Срок подачи законом жёстко не ограничен конкретным числом дней, но тянуть смысла нет: без СНИЛС вы не сдадите за человека персонифицированную отчётность, а зарплатные начисления повиснут без корректного номера. Поэтому анкету оформляют сразу при приёме, не откладывая до первой отчётной даты.

Что внести в карточку сотрудника до создания анкеты

Документ анкеты сам ничего не выдумывает — он копирует поля из карточки физического лица. Если карточка пустая, анкета выйдет пустой. Поэтому сначала откройте физлицо и заполните данные.

Карточка физлица в ЗУП и в Бухгалтерии открывается из карточки сотрудника по ссылке на имя (в ЗУП — это отдельный справочник «Физические лица», ссылка на него есть в карточке сотрудника).

Проверьте, что заполнено:

Особое внимание — месту рождения и адресу. Это те поля, из-за которых чаще всего разворачивают анкету. Место рождения пишут по паспорту, а адрес подбирают по классификатору адресов, а не вводят текстом вручную.

Где создать анкету АДВ-1 в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0

Путь к документу зависит от конфигурации, но логика одинаковая: найти рабочее место для обмена с фондом и создать там анкету.

После нажатия Создать программа предложит выбрать сотрудника или физическое лицо, на которое оформляется анкета. Выберите человека — большинство полей документа заполнится из его карточки.

Если в списке видов документов вы не находите анкету по названию, воспользуйтесь строкой отбора в форме выбора вида: наберите «анкета» или «АДВ». Названия команд между релизами иногда меняются, а слово «анкета» остаётся.

Персональные данные, место рождения и адрес

Открыв созданную анкету, пройдитесь по полям сверху вниз и сверьте их с паспортом. Даже при автозаполнении из карточки проверка обязательна — ошибки в анкете приводят к отказу в регистрации.

Основные блоки документа:

1. ФИО и пол. Переносятся из карточки. Фамилию и имя пишут полностью, без сокращений и инициалов.
2. Дата рождения. Формат — число, месяц, год. Сверьте с паспортом посимвольно.
3. Место рождения. Указывают по паспорту: населённый пункт, район (если есть), регион (область, край, республика), страна. Для рождённых в СССР страну пишут так, как записано в документе.
4. Гражданство. По умолчанию — Россия; для иностранцев меняется (об этом ниже).
5. Адрес регистрации. Адрес постоянного места жительства по паспорту. Вводите его через подбор по адресному классификатору, а не строкой.
6. Адрес фактического проживания. Заполняют, если он отличается от адреса регистрации.
7. Документ, удостоверяющий личность. Вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан. Для российского паспорта — ещё код подразделения.
8. Телефон. Контактный номер застрахованного лица.

Дату заполнения анкеты обычно ставят текущую. Подпись застрахованного лица ставится на распечатанном бланке от руки — в электронной анкете это поле не заполняется.

Иностранные граждане: гражданство и документы

У иностранцев и лиц без гражданства анкета заполняется по тем же полям, но с тремя отличиями.

Гражданство. В поле гражданства выбирают страну работника. Если человек — лицо без гражданства, это тоже указывается отдельным значением, а не оставляется пустым.

Документ, удостоверяющий личность. Российского паспорта у иностранца нет, поэтому в виде документа выбирают то, что есть: иностранный паспорт, вид на жительство, разрешение на временное проживание и т. п. Серию/номер вносят так, как они напечатаны в документе, включая латинские буквы.

ФИО латиницей. Если в документе имя записано латиницей, в анкету ФИО вносят в русской транскрипции так, как это сделано в других официальных бумагах работника (например, в миграционной карте или уведомлении). Расхождение транскрипции между документами — частая причина, по которой фонд не принимает анкету.

Место рождения и адрес у иностранца заполняют по тем же правилам: страна рождения — по паспорту, адрес — фактический российский адрес проживания. Если населённого пункта рождения нет в адресном классификаторе (частая история для иностранцев), место рождения допускается указать текстом — для этого поля строгого разложения по классификатору не требуется, в отличие от адреса.

Проверка, печать и выгрузка анкеты в XML

Готовую анкету сдают одним из двух способов — на бумаге или электронно. В обоих случаях сначала проверьте документ.

Проверка. Если подключён сервис 1С-Отчётность, в форме анкеты или пачки есть команда проверки — она ловит незаполненные обязательные поля и несоответствия формату до отправки. Прогоните её и исправьте замечания.

Печать. Для бумажной подачи откройте печать анкеты (команда Печать в форме документа). Распечатанный бланк застрахованное лицо подписывает от руки и ставит дату. Заверяет пачку работодатель.

Выгрузка в XML. Для электронной подачи анкета выгружается в файл формата XML по утверждённому формату фонда:

• если подключена 1С-Отчётность — анкета (пачка) отправляется в СФР прямо из программы по телекоммуникационным каналам, файл формируется автоматически;
• если отчётность сдаёте через стороннего оператора — используйте команду выгрузки, чтобы получить XML-файл на диск, и загрузите его в программу оператора.

Команда выгрузки в файл находится в форме пачки документов (там, где собираются анкеты для отправки). Один файл может содержать несколько анкет, если вы регистрируете сразу нескольких сотрудников.

Как узнать результат и внести присвоенный СНИЛС

Отправкой анкеты работа не заканчивается — нужно дождаться ответа фонда и забрать присвоенный номер.

Что смотреть после отправки:

• при отправке через 1С-Отчётность статус пачки виден прямо в программе: отправлено → принято или отклонено. Если пришёл отказ, фонд указывает причину — исправьте данные в карточке физлица и отправьте анкету заново;
• при подаче через стороннего оператора результат приходит в его программе, а статус в 1С придётся отметить вручную;
• при бумажной подаче уведомление о регистрации забирают в фонде или получают по почте.

Присвоенный страховой номер фонд возвращает в ответном документе — уведомлении о регистрации (АДИ-РЕГ). Этот номер нужно внести в карточку сотрудника в поле СНИЛС. Только после этого человек корректно попадёт в персонифицированную отчётность — в ЕФС-1 и в сведения о физлицах, которые ежемесячно уходят в налоговую.

Типовые ошибки при заполнении АДВ-1

Большинство отказов фонда связано не с программой, а с данными. Разберём, что именно разворачивают.

Ещё одна частая ситуация — анкету создали, а поля пустые. Это значит, что карточка физлица не заполнена: документ копирует данные из неё, а взять их неоткуда. Решение всегда одно — заполнить карточку и перезаполнить анкету.

Частые вопросы