Как сделать акт сверки по контрагенту в 1С — от настройки счетов до печати

Акт сверки в 1С:Бухгалтерия 3.0 формируется так: Покупки → Акты сверки расчётов → Создать, в шапке выбрать контрагента и период, затем нажать Заполнить → Заполнить по данным организации. Чтобы получилось две колонки, переходим на вкладку По данным контрагента и там повторно жмём Заполнить по данным организации — суммы скопируются, и дальше их правим по экземпляру, который прислал контрагент.

Ситуация знакомая: поставщик звонит и говорит, что за нами 180 тысяч, а в базе висит 42 тысячи. Разницу придётся искать документ за документом, и единственный рабочий инструмент здесь — акт сверки взаимных расчётов. Как сформировать его правильно и как делать акт сверки в 1С так, чтобы он сошёлся с первого раза, зависит от трёх мелочей: периода, выбранных счетов учёта и договора.

Ниже — точные пути в Бухгалтерии 3.0, УТ 11 и ERP, таблица счетов, которые надо и не надо включать, проводки для исправления расхождений и разбор ошибок, из-за которых акт получается пустым или не бьётся с оборотно-сальдовой ведомостью.

Зачем нужен акт сверки и какой у него юридический статус

Акт сверки — не первичный документ. Он ничего не создаёт в учёте и сам по себе не формирует ни одной проводки. Это справка: вот обороты и сальдо по нашим данным, вот по вашим, вот расхождение.

Что он реально даёт:

• 🤝 Подтверждение долга. Подписанный уполномоченным лицом акт прерывает срок исковой давности — считается заново с даты подписания (ГК РФ, ст. 203).
• 📑 Доказательство в суде. Сам по себе акт долг не доказывает, но вместе с накладными и платёжками работает как признание задолженности.
• 🔍 Инвентаризация расчётов. Перед годовой отчётностью сверка с дебиторами и кредиторами обязательна (ФСБУ 28/2023, Методические указания № 49).
• 🧾 Основание для списания. Без сверки не обосновать резерв по сомнительным долгам и списание безнадёжной дебиторки.

Что проверить до того, как формировать акт сверки

Половина расхождений — не ошибка контрагента, а наш незакрытый учёт. Пять минут подготовки экономят час поисков:

1. Проведены все документы периода, включая выписки банка и авансовые отчёты.
2. Выполнено закрытие месяца — иначе не разнесены зачёты авансов.
3. Проверено, нет ли дублей контрагента: Справочники → Контрагенты, фильтр по ИНН.
4. Запущена Администрирование → Проведение документов → перепроведение, если в периоде правили задним числом.
5. Сформирована Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 и 62 с группировкой по контрагентам — это цифры, которые должны попасть в акт.

Как сформировать акт сверки в 1С:Бухгалтерия 3.0 — пошагово

Шаг 1. Где лежит документ

Журнал один, входов два:

• Покупки → группа «Расчёты с контрагентами» → Акты сверки расчётов;
• Продажи → группа «Расчёты с контрагентами» → Акты сверки расчётов.

Можно и из карточки контрагента: открыть контрагента → кнопка Документы → создать акт сверки. Контрагент подставится сам.

Шаг 2. Заполняем шапку

Шаг 3. Отмечаем счета учёта расчётов

Вкладка Счета учёта расчётов — главный переключатель. По умолчанию отмечены основные счета, но под конкретную сверку набор правят.

Шаг 4. Заполняем по данным организации

Вкладка По данным организации → кнопка Заполнить → Заполнить по данным организации. Программа подтянет: сальдо на начало, все документы периода (накладные, акты, оплаты, зачёты) и сальдо на конец.

Колонки «Дебет» и «Кредит» здесь — наша задолженность и задолженность контрагента. Строки править руками можно, но не нужно: любая ручная правка в колонке «по данным организации» делает акт недостоверным. Если цифра неверна — ошибка в учёте, её и исправляем.

Шаг 5. Вкладка «По данным контрагента»

Два варианта работы:

• Акт отправляем первыми. Жмём Заполнить → Заполнить по данным организации. Суммы скопируются зеркально, расхождение будет нулевым. Контрагент сам впишет свои цифры в присланный экземпляр.
• Акт получили от контрагента. Переносим его строки вручную или правим скопированные — так сразу видно, какой документ лишний или отсутствует.

Внизу формы — строка расхождения. Ноль означает, что сверка сошлась; любое другое число — предмет разбора.

Шаг 6. Вкладка «Дополнительно» — подписи и вид печатной формы

Здесь задают, кто подписывает акт с обеих сторон:

• От нашей организации — должность и ФИО (обычно директор или главный бухгалтер);
• От контрагента — должность и ФИО, если известны;
• флажок Выводить полные названия документов — в печать попадёт «Поступление (акт, накладная) № 15 от 03.03», а не «Поступление товаров»;
• флажок Выводить счета-фактуры — добавит строки со счетами-фактурами; для сверки задолженности их обычно отключают, иначе суммы дублируются визуально.

Шаг 7. Флажок «Сверка согласована»

Когда подписанный экземпляр вернулся, в шапке ставим Сверка согласована. Документ блокируется от изменений и не перезаполнится при перепроведении периода.

Как сделать акт сверки по контрагенту в УТ 11, ERP и КА

1С:Управление торговлей 11

Документ называется Акт сверки взаимных расчётов. Искать в разделах Продажи и Закупки, в группах расчётов с клиентами и поставщиками (в разных релизах пункт меню лежит то прямо в разделе, то внутри группы «Расчёты»).

Отличия от Бухгалтерии существенные:

• сверка идёт по партнёру и контрагенту — у одного партнёра может быть несколько юрлиц;
• детализация не только по договорам, но и по объектам расчётов: заказам клиента, заказам поставщику, накладным;
• заполнение — кнопкой Заполнить по данным учёта;
• у документа есть статусы, по которым удобно отбирать несогласованные сверки в списке.

1С:ERP и Комплексная автоматизация 2

Форма та же, что в УТ 11, плюс учёт по организациям и направлениям деятельности. Путь — Продажи → Расчёты с клиентами → акты сверки, либо аналогичный пункт в Закупках.

Для бухгалтерской сверки в ERP надёжнее сначала снять Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 (60) с группировкой по контрагентам и договорам, и уже эти суммы сопоставлять с актом.

А в 1С:ЗУП 3.1?

Акта сверки с контрагентами в ЗУП нет — программа кадровая. Для расчётов с сотрудниками используют Выплаты → Отчёты по выплатам → Задолженность по зарплате и расчётную ведомость Т-51. Сверку с бюджетом по взносам и НДФЛ делают через запросы в СФР и ФНС, а не актом сверки.

Сверка сумм: где должно сойтись

Перед звонком контрагенту сверьте контрольные показатели. Вбейте свои цифры и его — виджет покажет, где именно разъехалось:

Логика простая: если сальдо на начало не сходится — разбираем прошлый период, текущий трогать бессмысленно. Если начало совпало, а конец нет — расхождение внутри периода, и его видно по оборотам.

Как найти причину расхождений

Отчёты, по которым ищут разницу

Диагностика по симптому

Проводки: чем закрывают найденные расхождения

Сам акт сверки проводок не делает. Их формируют документы, которыми исправляют выявленное:

Печать акта сверки и его подписание

Кнопка Печать даёт два варианта:

• Акт сверки расчётов — чистый бланк под живую подпись и печать;
• Акт сверки расчётов (с печатью и подписями) — с факсимиле, удобно для отправки сканом.

Факсимиле подключается один раз: Главное → Организации → карточка организации → Логотип и печать → загрузить изображения подписи и печати. Там же есть инструкция по подготовке файлов.

Дальше:

1. Печатаем два экземпляра либо сохраняем в PDF (Печать → Сохранить → PDF).
2. Отправляем контрагенту: по ЭДО, почтой или письмом с подписанным сканом.
3. Подписанный экземпляр возвращается — прикрепляем его к документу через Присоединённые файлы.
4. Ставим флажок Сверка согласована.

Акт подписывает руководитель либо лицо по доверенности. Главный бухгалтер без доверенности подписывать его может, но суд такой акт как признание долга может не принять. Печать с 2015 года не обязательна, однако для спорных сумм её лучше поставить.

Типичные ошибки при формировании акта сверки

• ❌ Указан договор, хотя сверяют всё. В акт попадает один договор, остальные суммы «исчезают». Оставляйте поле пустым и ставьте флажок «Разбить по договорам».
• ❌ Включены 76.АВ и 76.ВА. Появляются суммы НДС с авансов, которых у контрагента нет.
• ❌ Период на день короче. У нас «по 30.09», у контрагента «по 30.09 включительно с последней отгрузкой 30.09 вечером» — разница в одну накладную.
• ❌ Руками подогнали колонку «по данным организации». Акт сошёлся, но перестал совпадать с ОСВ по счёту. При следующей сверке вылезет двойная разница.
• ❌ Дубли контрагента. Два ИНН-близнеца в справочнике делят документы пополам. Проверяйте перед сверкой.
• ❌ Не проведено закрытие месяца. Авансы не зачтены, по 62.01 и 62.02 висят встречные суммы, контрагент видит одно сальдо вместо двух.
• ❌ Флажок «Сверка согласована» поставлен заранее. Документ заморожен с черновыми цифрами.
• ❌ Валютный договор сверяют в рублях. Расхождение равно курсовой разнице и никуда не денется.
• ❌ Акт подписан кладовщиком или менеджером. Признанием долга это не считается, срок исковой давности не прерывается.

Если акт не сходится или контрагент молчит

Когда стандартный путь не помогает:

• Дробите период. Сверка за год с тысячей строк неразбираема. Формируйте по кварталам или месяцам — расхождение локализуется за три-четыре попытки.
• Сверяйте по договорам отдельно. Отдельный акт на каждый договор снимает путаницу с переносами оплат.
• Массовая проверка через ОСВ. Отчёты → ОСВ по счёту 62 → Показать настройки → группировка по контрагентам → выгрузка в Excel. Так за минуту видно сальдо по всем контрагентам, а акты формируются только по спорным.
• Сверка через ЭДО. Операторы электронного документооборота поддерживают формализованный акт сверки: входящий документ сопоставляется с данными базы автоматически, вручную сверять строки не нужно.
• Контрагент не отвечает. Отправьте акт в двух экземплярах письмом с уведомлением и описью. Односторонний акт долг не подтверждает, но фиксирует, что сверку вы инициировали — это пригодится в претензионной работе.

Частые вопросы