Как увидеть зарплату каждого сотрудника по месяцам в ЗУП и Бухгалтерии

В ЗУП 3.1 анализ зарплаты по сотрудникам лежит в разделе Зарплата → Отчеты по зарплате: откройте отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)», задайте период с января по декабрь и нажмите Сформировать. Получится таблица, где строки — сотрудники, а колонки — месяцы начисления.

В Бухгалтерии 3.0 те же данные ищите в Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате. Если готового помесячного варианта там нет, его за пять минут собирают из отчёта «Анализ начислений и удержаний» — настройка ниже.

С чего начать: какой отчёт под какую задачу

Отчётов по зарплате в 1С много, и каждый отвечает на свой вопрос. Ошибка выбора — главная причина, почему суммы «не сходятся» с ожиданием.

📌 Пути в двух конфигурациях:

Если на панели отчётов не видно нужного названия, проверьте кнопку Настройки справа вверху панели: часть отчётов там скрыта галочками. Ещё быстрее — набрать в поле поиска панели слово «помесячно» или «анализ».

Помесячный анализ зарплаты в ЗУП 3.1: пошагово

Ниже порядок для отчёта «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)». Для «Свода начислений, удержаний и выплат» с группировкой по сотрудникам он почти такой же.

Шаг 1. Откройте отчёт и задайте период

1. Перейдите в Зарплата → Отчеты по зарплате.
2. Выберите «Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)».
3. В поле периода укажите, например, 01.01 — 31.12 нужного года. Для квартала — три месяца.
4. Выберите организацию, если в базе их несколько.

Период в отчётах ЗУП — это месяц начисления, а не дата выплаты. Зарплата за март, выплаченная 5 апреля, окажется в колонке «март».

Шаг 2. Наложите отборы

Кнопка Настройки открывает форму, где задают отбор. Полезные варианты:

• 🏢 Подразделение — смотреть один отдел, а не всю компанию;
• 👤 Сотрудник — сравнить двух-трёх человек;
• 🧾 Вид начисления — например, только премии, чтобы увидеть их динамику по месяцам;
• 📂 Категория начисления — отделить оплату по окладу от отпускных и больничных.

Шаг 3. Сформируйте и проверьте итог

Нажмите Сформировать. Сверьте итог по колонке любого месяца со «Сводом начислений, удержаний и выплат» за тот же месяц. Суммы начисленного должны совпасть. Если не совпали — смотрите раздел про ошибки ниже.

Шаг 4. Сохраните вариант

Если отчёт нужен каждый месяц, не настраивайте его заново. В меню Ещё выберите сохранение варианта отчёта, дайте имя, например «Премии отдела продаж помесячно». В следующий раз он откроется с теми же отборами.

Как собрать отчёт «сотрудники × месяцы» самостоятельно

Это главный приём практика. Он нужен, когда готового помесячного варианта нет (в Бухгалтерии 3.0 зависит от релиза) или когда хочется своей раскладки: сотрудник × вид начисления × месяц.

Берём «Анализ начислений и удержаний» и переделываем его структуру:

1. Откройте отчёт, нажмите Настройки.
2. Переключите вид настроек с простого на расширенный. Появится вкладка структуры отчёта.
3. В структуре оставьте группировку строк по полю «Сотрудник».
4. Добавьте группировку колонок по периоду и выберите в нём тип периода «Месяц».
5. В показателях оставьте «Начислено» (или нужную сумму), лишние уберите.
6. Нажмите Закрыть и сформировать.

Получается матрица: слева фамилии, сверху месяцы, на пересечении — сумма. Итог справа — за весь период.

Вариации, которые пригождаются

• Динамика ФОТ отдела. Строки — подразделение, колонки — месяцы. Видно, в каком месяце фонд вырос и за счёт чего.
• Премии против оклада. Строки — сотрудник, вложенная группировка — вид начисления, колонки — месяцы.
• Средняя зарплата. Матрицу выгружают в Excel и делят на численность — в самом отчёте среднюю на человека без доработки не посчитать.

Мини-кейс: откуда скачок в июле

Директор видит, что ФОТ отдела продаж в июле вырос на 180 000 ₽, и просит объяснить. Порядок разбора:

1. Матрица «подразделение × месяц» подтверждает рост: июнь — 1 020 000 ₽, июль — 1 200 000 ₽.
2. Добавляем вложенную группировку по виду начисления. Видно, что оклад почти не изменился, а премия выросла с 60 000 до 210 000 ₽.
3. Разворачиваем премию по сотрудникам: три человека получили квартальную премию за второй квартал.

Итого: 150 000 ₽ — квартальные премии, ещё 30 000 ₽ — отпускные, ушедшие в июль. Ответ готов за десять минут, без ручного сложения ведомостей.

Расчётная ведомость: когда она лучше аналитики

«Расчетная ведомость Т-49» и «Т-51» в ЗУП 3.1 — это унифицированные формы. Их берут, когда нужен документ, а не аналитика: для проверки, для подписи, для архива.

Чем ведомость отличается от анализа:

Если нужно разобрать один месяц до копейки — с удержаниями, НДФЛ и суммой к выплате, — ведомость удобнее. Для сравнения месяцев между собой её приходится формировать двенадцать раз, поэтому для годового анализа берите помесячный отчёт.

В Бухгалтерии 3.0 расчётная ведомость обычно печатается прямо из документа «Начисление зарплаты» через кнопку Печать. Это ведомость за один месяц.

Зарплата за прошлые годы: где искать

В отчёте просто поставьте нужный период: 1С хранит начисления, пока их никто не удалил. Зарплата за 2021 год формируется тем же отчётом, что и за текущий.

Сложности бывают в трёх случаях.

1. База переходила с ЗУП 2.5

При переходе на ЗУП 3 выбирают вариант переноса данных. Часто переносят только то, что нужно для расчёта среднего заработка и отчётности, а не полный расчёт по месяцам.

Как проверить: сформируйте помесячный отчёт за год до перехода. Если суммы пустые или есть только итоги — подробная история осталась в старой базе ЗУП 2.5.

Не удаляйте старую базу после перехода. Сохраните её копию и откройте при необходимости только для чтения отчётов.

2. Учёт зарплаты переехал из Бухгалтерии в ЗУП

Если раньше зарплату считали в БП, а потом перешли в ЗУП, история до перехода может лежать в Бухгалтерии. Анализ за ранние годы делайте там, за поздние — в ЗУП.

3. Была свёртка базы

Свёртка схлопывает старые документы в остатки. Помесячных начислений за свёрнутые годы в базе уже нет. Ищите архивную копию базы до свёртки.

Универсальный отчёт: скрытый способ анализа

Когда стандартных вариантов не хватает, остаётся универсальный отчёт. Он строится прямо по регистрам, в которые пишут документы начисления.

В Бухгалтерии 3.0 он находится в Отчеты → Универсальный отчет. Как работать:

1. В поле типа источника выберите регистр накопления.
2. В поле имени найдите регистр с начислениями — наберите в поиске «Начисл».
3. Задайте период — год.
4. В настройках сгруппируйте строки по сотруднику, колонки — по периоду с шагом «Месяц».
5. Сформируйте.

Плюс универсального отчёта — доступ к полям, которых нет в типовых вариантах. Минус — нужно понимать, что именно хранит выбранный регистр. Сверьте его итог за любой месяц с обычным «Сводом начислений, удержаний и выплат» — должно совпасть.

Выгрузка в Excel для дальнейшего анализа

Любой сформированный отчёт 1С сохраняется в файл:

1. Сформируйте отчёт с нужными отборами.
2. Нажмите кнопку сохранения (дискета) на панели отчёта или найдите команду в меню Ещё.
3. Выберите формат «Лист Excel» (.xlsx).
4. Укажите папку и сохраните.

Что сделать до выгрузки, чтобы потом не мучиться в Excel:

• 🧹 Уберите лишние группировки. Вложенные итоги ломают сводные таблицы. Для Excel лучше плоская таблица: сотрудник, месяц, сумма.
• 🔢 Проверьте формат чисел. Иногда суммы приходят в Excel текстом. Лечится заменой пробела-разделителя разрядов или командой «Преобразовать в число».
• 🗂 Одна таблица — один файл. Если выгружаете несколько отчётов, называйте файлы по периоду и отбору.

Для быстрой проверки достаточно выделить таблицу прямо в отчёте и скопировать через Ctrl+C — данные вставятся в Excel по ячейкам.

Почему суммы в анализе расходятся с ожиданием

Здесь причины, которые не очевидны из шагов выше.

• 🔄 Перерасчёты. Пересчитали отпуск за прошлый месяц — сумма разницы может уйти либо в старый месяц, либо в месяц перерасчёта, в зависимости от того, какое поле периода выбрано в отчёте. Сравнивая два отчёта, следите, что период в них один и тот же по смыслу.
• 🏖 Отпускные «вперёд». Отпуск с 25 марта по 10 апреля начисляют одним документом, но в отчёте суммы распределяются по месяцам периода отпуска. В марте сумма выйдет меньше, чем выплачено в марте.
• 💸 Начислено и выплачено — разные цифры. Анализ начислений показывает сумму до НДФЛ. Для суммы «на руки» берите «Свод начислений, удержаний и выплат» или ведомость.
• 🔐 Права пользователя. Если пользователю ограничен доступ к части подразделений, отчёт покажет только их, а итог будет меньше реального. Проверьте отчёт под учётной записью с полными правами.
• 🏢 Несколько организаций. Без отбора по организации суммы складываются по всем юрлицам в базе.

Частые вопросы