Лицензия на антивирус в 1С:Бухгалтерии 3.0: НМА или расходы будущих периодов

Антивирус в 1С приходуют одним из двух способов. Годовую лицензию проводят документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги» на счёт 97.21 и списывают помесячно. Лицензию на срок больше года, если она соответствует критериям ФСБУ 14/2022, оформляют как нематериальный актив: Поступление НМА (Дт 08.05) и Принятие к учету НМА (Дт 04.01) с ежемесячной амортизацией.

Спорят обычно о выборе пути. Решает срок в договоре и порог существенности в учётной политике. Ошибка в выборе даёт два типичных итога: стоимость лицензии висит на счёте после окончания срока или уходит в расходы одной суммой.

С чего начать: документы поставщика и выбор способа учёта

Антивирус не покупают «в собственность». Организация получает неисключительное право пользоваться программой на срок лицензии. Отсюда и учёт: вы отражаете не товар, а право с ограниченным сроком.

От поставщика обычно приходят:

• 📄 лицензионный или сублицензионный договор (часто это оферта на сайте или условия в коробке);
• 📄 акт приёма-передачи прав или УПД со статусом «2» (без счёта-фактуры);
• 📄 счёт на оплату;
• 🔑 лицензионный ключ или код активации — письмом или на карточке.

Из этих бумаг берёте две вещи: срок действия лицензии и сумму. Они и определяют способ учёта.

По ФСБУ 14/2022 нематериальным активом может быть и право пользования по лицензионному договору, а не только исключительное право. Но обязательное условие — срок полезного использования больше 12 месяцев. Годовая лицензия под это условие не подходит, поэтому для неё остаётся 97.21.

Карточка расходов будущих периодов и номенклатура для лицензии

Годовая лицензия — самый частый случай. До проведения поступления подготовьте два элемента справочников.

Номенклатура

1. Откройте Справочники → Номенклатура.
2. Создайте элемент, например «Лицензия Kaspersky Endpoint Security на 12 мес.».
3. Вид номенклатуры — «Услуги». Тогда программа не будет учитывать лицензию как материал на складе.
4. Ставка НДС — та, что стоит в документе поставщика. Для отечественных программ из реестра российского ПО это «Без НДС».

Элемент справочника «Расходы будущих периодов»

Справочник находится в Справочники → Доходы и расходы → Расходы будущих периодов. Его можно создать заранее или прямо из табличной части поступления, когда укажете счёт 97.21.

Что заполнить:

Дату начала берите из акта или из письма с ключом, а не из даты оплаты. Если ключ активировали 15-го, программа по умолчанию начнёт списывать с месяца, который вы указали, поэтому период должен совпадать со сроком в договоре.

Поступление годовой лицензии через документ «Поступление (акты, накладные, УПД)»

1. Перейдите в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите вид «Услуги (акт, УПД)».
3. Укажите контрагента, договор с видом «С поставщиком», номер и дату акта.
4. В табличной части выберите номенклатуру лицензии, количество и сумму.
5. В колонке счёта затрат поставьте 97.21, в аналитике — элемент справочника «Расходы будущих периодов».
6. Если в документе поставщика есть НДС и счёт-фактура — зарегистрируйте его внизу формы.
7. Проведите документ и откройте Показать проводки (кнопка ДтКт).

Что сформируется:

Оплату проводите обычным списанием с расчётного счёта: Банк и касса → Банковские выписки, вид операции «Оплата поставщику».

Если антивирус купили на несколько компьютеров

Одна лицензия на 10 рабочих мест — это одна строка и один элемент РБП. Делить её по компьютерам не нужно. Исключение — когда часть мест работает в производстве, а часть в торговле: тогда либо два элемента РБП на соответствующие суммы, либо одна статья с распределением через косвенные расходы.

Оприходование антивируса как нематериального актива

Путь для лицензий сроком больше года, если организация решила признавать их НМА по ФСБУ 14/2022. Документов здесь три, и порядок важен.

Шаг 1. Карточка нематериального актива

Откройте Справочники → ОС и НМА → Нематериальные активы (или создайте элемент прямо из документа поступления).

• 🏷️ Наименование — как в договоре: название продукта, число мест, срок.
• 🏷️ Вид объекта учёта — нематериальный актив.
• 🏷️ Наименование полное — с номером договора: это пригодится при инвентаризации.

Шаг 2. Поступление НМА

1. ОС и НМА → Поступление НМА → Создать.
2. Укажите контрагента, договор, дату и номер акта.
3. Добавьте строку с созданным НМА, сумму и НДС.
4. Проведите.

Проводки: Дт 08.05 Кт 60.01 на стоимость и Дт 19.02 Кт 60.01 на НДС, если он есть.

Шаг 3. Принятие к учёту НМА

1. ОС и НМА → Принятие к учету НМА → Создать.
2. Выберите НМА, счёт учёта 04.01, способ поступления — приобретение за плату.
3. Способ амортизации — линейный. Срок полезного использования — срок лицензии в месяцах, например 24 или 36.
4. Счёт и статью затрат для амортизации — 26 или 44, как и в варианте с РБП.
5. На закладке налогового учёта проверьте порядок признания расходов (подробнее — в разделе про налоги).
6. Проведите.

Проводка: Дт 04.01 Кт 08.05. С месяца, следующего за принятием к учёту, программа начнёт начислять амортизацию.

Как закрытие месяца списывает антивирус

Ни вариант с 97.21, ни вариант с 04.01 не требует ручных проводок каждый месяц. Работу делает обработка Операции → Закрытие месяца.

Пример по годовой лицензии: 24 000 ₽ без НДС, срок с 1 ноября по 31 октября следующего года. Каждый месяц обработка списывает 2 000 ₽ (24 000 / 12). В ноябре остаток на 97.21 станет 22 000 ₽, через год — ноль.

Проверить остаток по конкретной лицензии удобно через Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 97.21 с разворотом по субконто «Расходы будущих периодов». Каждая лицензия видна отдельной строкой с остатком.

Продление лицензии

Продление — это новое право на новый срок. Оформляйте его новым поступлением и новым элементом РБП (или новым НМА). Не увеличивайте сумму старой карточки: так собьётся помесячное списание за прошлые месяцы.

Налоги: что учесть при покупке антивируса

Бухгалтерский учёт и налоговый здесь часто расходятся. Это нормально, но расхождение должно быть видно в программе.

Налог на прибыль (ОСНО)

• 📌 Расходы на неисключительные права на программы для ЭВМ относятся к прочим расходам по пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ.
• 📌 Неисключительное право не является амортизируемым имуществом в налоговом учёте. Даже если в БУ это НМА, в НУ сумма признаётся как расход по сроку лицензии.
• 📌 Если в договоре указан срок, расход распределяют равномерно по этому сроку (ст. 272 НК РФ). Если срок не указан, организация распределяет его самостоятельно и закрепляет порядок в учётной политике.

В элементе справочника РБП есть отдельные настройки для налогового учёта. Чтобы не возникало разниц, укажите там тот же способ и тот же период, что и в БУ. В варианте с НМА разницы, наоборот, вероятны: 1С отразит их по правилам ПБУ 18/02, если в настройках учётной политики включено его применение.

УСН «доходы минус расходы»

Расходы на права пользования программами прямо названы в пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Признают их после оплаты. В 1С для этого проверьте, что в Главное → Налоги и отчеты → УСН расходы на услуги признаются по оплате, и что строка поступления после оплаты попала в книгу учёта доходов и расходов.

НДС

Передача прав на программы из единого реестра российского ПО освобождена от НДС (пп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ). Большинство отечественных антивирусов в этот реестр входят, поэтому акт придёт без НДС, а счёт-фактуру регистрировать не нужно.

Если продукт иностранный и поставщик выставил НДС, принимайте его к вычету обычным порядком: регистрируете счёт-фактуру в документе поступления, а запись книги покупок формирует обработка Операции → Помощник по учету НДС или документ «Формирование записей книги покупок».

Частые ошибки при учёте лицензии на антивирус

Отдельно про коробочные версии. Ключ на карточке в коробке — это тоже лицензия. Учитывать её на счёте 10 как материал не нужно: материальная часть (диск, коробка) отдельной ценности не имеет.

Частые вопросы