Арендованный станок, касса или сервер в Бухгалтерии 3.0: от договора до закрытия месяца

Арендатор отражает аренду оборудования в 1С 8.3 одним из двух способов. Упрощённо: ежемесячный акт арендодателя проводится документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги», и проводки получаются такие: Дт 26 (20.01, 44.01) Кт 60.01 на сумму аренды без НДС, Дт 19.04 Кт 60.01 на НДС. Полный способ по ФСБУ 25/2018: оборудование признаётся у вас как право пользования активом (ППА) на счёте 01, обязательство — на счёте 76, а дальше ежемесячно начисляются амортизация ППА и проценты.

Какой способ ваш, решает не 1С, а учётная политика и условия договора. Малые предприятия с упрощённым учётом, краткосрочная аренда до 12 месяцев и дешёвое оборудование обычно идут по первому пути. Длинный договор на дорогую технику у компании на общем учёте — по второму.

Какой порядок учёта выбрать до ввода документов

Начните не с карточки договора, а с вопроса: обязана ли организация признавать ППА. ФСБУ 25/2018 разрешает не признавать право пользования и списывать платежи в расходы, если выполняется хотя бы одно условие:

• 📅 срок аренды на дату начала — не больше 12 месяцев;
• 💰 рыночная стоимость такого же оборудования в новом состоянии — не выше 300 000 ₽, и вы не собираетесь сдавать его в субаренду;
• 🏢 организация вправе вести упрощённый бухгалтерский учёт (как правило, субъект малого предпринимательства) и закрепила это в учётной политике.

Если ни одно условие не подходит, ППА и обязательство признаются обязательно.

В налоговом учёте выбора нет: арендные платежи за оборудование — прочие расходы, связанные с производством и реализацией. ФСБУ 25 на налоговую базу не влияет. Поэтому при полном способе между бухгалтерским и налоговым учётом неизбежно появляются разницы.

Настраиваем контрагента, договор аренды и номенклатуру

Подготовка в 1С одинакова для обоих способов. Её делают один раз, а потом пользуются каждый месяц.

Договор с арендодателем

1. Откройте Справочники → Контрагенты и карточку арендодателя.
2. Перейдите по ссылке «Договоры» и создайте новый.
3. Вид договора — «С поставщиком». Отдельного вида «Аренда» у арендатора в Бухгалтерии 3.0 нет, и он не нужен.
4. Укажите номер и дату бумажного договора, срок действия, валюту расчётов.
5. Если арендодатель на общей системе — проверьте, что в документах будет выделяться НДС.

В наименование договора удобно вписать предмет аренды: «Аренда упаковочной машины № 14/А». Через год вы скажете себе спасибо, когда будете разбирать сальдо по 60.01.

Номенклатура «Аренда оборудования»

1. Справочники → Номенклатура, кнопка «Создать».
2. Вид номенклатуры — «Услуги». Наименование — «Аренда оборудования» или конкретнее, если договоров несколько.
3. Ставка НДС — та, что стоит в актах арендодателя. С 2026 года общая ставка — 22%.
4. По ссылке «Счета учета» задайте счёт затрат по умолчанию: 20.01 для производственного оборудования, 26 для офисного, 44.01 для торгового.

Счёт затрат можно оставить пустым и выбирать каждый раз в документе. Но если аренда идёт на одно подразделение, настройка избавит от ошибок.

Статья затрат

Для счетов 20, 26 и 44 1С попросит указать статью затрат. Создайте статью «Аренда оборудования» и проверьте в её карточке, что расход принимается в налоговом учёте. Тогда сумма уйдёт в прочие расходы без ручных корректировок.

Как оформить поступление оборудования в аренду

Оборудование привезли и подписали акт приёма-передачи. Бухгалтерских проводок на балансе в этот день при упрощённом способе нет: актив чужой, вы его не покупали. Но учесть сам факт поступления полезно.

Забалансовый счёт 001 «Арендованные основные средства»

Счёт 001 в Бухгалтерии 3.0 есть, но отдельного документа для него нет. Поступление отражают ручной операцией:

1. Операции → Операции, введенные вручную, кнопка «Создать» → «Операция».
2. В строке заполните только дебет: счёт 001, сумма — стоимость оборудования из договора или акта приёма-передачи.
3. В содержании укажите договор и инвентарный номер арендодателя.

Забалансовые счета ведутся простой записью, кредит не заполняется. При возврате оборудования делают такую же операцию с заполненным кредитом 001.

Признание права пользования по ФСБУ 25

При полном способе на дату начала аренды формируется ППА. Его стоимость — приведённая стоимость будущих платежей плюс затраты на доставку и монтаж, если их несёте вы.

Пример. Договор на 24 месяца, платёж 50 000 ₽ в месяц без НДС в конце месяца, ставка дисконтирования 18% годовых (1,5% в месяц). Приведённая стоимость платежей — 1 001 520,27 ₽.

Для этого в разделе ОС и НМА Бухгалтерии 3.0 есть группа документов по аренде и лизингу. Документ поступления в аренду сам рассчитывает приведённую стоимость, если заполнить график платежей и ставку. Состав полей в нём заметно менялся от релиза к релизу, поэтому сверяйте итоговые проводки с таблицей выше.

Ежемесячный акт: отражаем арендную плату

Это основная операция арендатора, особенно при упрощённом способе. Каждый месяц арендодатель присылает акт или УПД.

Ввод акта

1. Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка «Поступление» → «Услуги (акт, УПД)».
2. Контрагент — арендодатель, договор — договор аренды.
3. Номер и дата — как в акте арендодателя.
4. В табличной части выберите номенклатуру «Аренда оборудования», сумму и ставку НДС.
5. Проверьте счёт затрат, подразделение и статью затрат.
6. Внизу формы введите номер и дату счёта-фактуры и нажмите «Зарегистрировать». Если пришёл УПД со статусом 1, это и есть счёт-фактура.
7. Проведите документ и откройте проводки кнопкой ДтКт.

Пример: аренда упаковочной машины 61 000 ₽, в том числе НДС 22% — 11 000 ₽.

Проверка арифметики: 61 000 × 22 / 122 = 11 000 ₽; 61 000 − 11 000 = 50 000 ₽.

Оплата и авансы

Платёж проводите документом Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Оплата поставщику». Если аренда оплачивается вперёд, 1С сама разнесёт сумму на 60.02 как аванс и зачтёт его при проведении акта.

Чтобы зачёт сработал, в выписке и в акте должен стоять один и тот же договор. Иначе на 60.01 повиснет долг, а на 60.02 — аванс того же арендодателя.

Как не вводить акт вручную каждый месяц

Сумма аренды обычно не меняется. Откройте прошлый акт в списке поступлений и нажмите «Скопировать». Останется поправить дату, номер и данные счёта-фактуры.

Если арендодатель работает через ЭДО, акт загружается из входящих документов, и номенклатура подставляется автоматически после первого сопоставления.

Ежемесячные записи при полном способе

Если вы признали ППА, акт арендодателя уже не идёт в затраты. Он гасит обязательство. За месяц в нашем примере получается:

После первого месяца обязательство уменьшится до 966 543,07 ₽: 1 001 520,27 + 15 022,80 − 50 000. Проценты следующего месяца считаются уже от этой суммы.

НДС по арендной плате: вычет и книга покупок

Вычет НДС по аренде заявляют при выполнении стандартных условий: услуга принята к учёту, есть правильно оформленный счёт-фактура, оборудование используется в облагаемой деятельности.

В 1С есть два способа попасть в книгу покупок:

• ✅ поставить в документе поступления флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» — вычет появится сразу при проведении;
• 🗓 оставить флажок пустым и сформировать записи книги покупок в конце квартала обработкой Операции → Регламентные операции НДС.

Второй способ удобнее, если вычет нужно перенести на другой квартал. Право на это даёт пункт 1.1 статьи 172 НК РФ: заявить вычет можно в течение трёх лет после принятия услуги на учёт.

При полном способе по ФСБУ 25 НДС приходит не при признании ППА, а с каждым ежемесячным счётом-фактурой арендодателя. Принимать к вычету весь НДС за 24 месяца в начале аренды нельзя: на дату начала счетов-фактур ещё нет.

Амортизация и кто держит оборудование на балансе

Частый вопрос: начисляет ли арендатор амортизацию на чужой станок. Ответ зависит от способа учёта.

• 🔹 Упрощённый способ. Оборудование числится на балансе арендодателя, и амортизирует его он. У арендатора амортизации нет, расход — только арендная плата.
• 🔹 Полный способ по ФСБУ 25. Само оборудование по-прежнему принадлежит арендодателю. Но арендатор амортизирует свой актив — право пользования. Срок — срок аренды, если оборудование не переходит к вам в собственность в конце договора.
• 🔹 Лизинг с учётом на балансе лизингополучателя. Отдельный случай со своими документами в разделе ОС и НМА. К обычной аренде его не приравнивайте.

В налоговом учёте амортизации ППА нет. Расход признаётся в сумме арендной платы за месяц. Поэтому в Бухгалтерии 3.0 при полном способе по счёту 02 и счёту 91.02 видны постоянные или временные разницы, а при ПБУ 18/02 — отложенные налоги.

Неотделимые улучшения

Если вы за свой счёт модернизировали арендованное оборудование, это капитальные вложения. Их собирают на счёте 08 и вводят в эксплуатацию как отдельный объект основных средств. Амортизируют в течение срока договора аренды.

Закрываем месяц и проверяем отчёты

Арендная плата и амортизация ППА попадают в себестоимость при закрытии месяца.

1. Запустите Операции → Закрытие месяца.
2. Нажмите «Выполнить закрытие месяца». В списке операций при полном способе будет и амортизация, в том числе ППА.
3. Счета 20, 26 и 44 закроются по правилам учётной политики. Счёт 26 уйдёт в дебет 90.08, если выбран директ-костинг, или в 20, если общехозяйственные расходы включаются в себестоимость.

После закрытия проверьте результат тремя отчётами из раздела Отчеты:

Раз в квартал запросите у арендодателя акт сверки. Сформировать свой вариант можно в Покупки → Акты сверки расчетов.

Где обычно ошибаются при учёте аренды у арендатора

• ❌ Признают ППА, но продолжают проводить акты на 26. Получается двойной расход: амортизация ППА плюс арендная плата. При полном способе акт должен закрывать обязательство на 76.
• ❌ Ставят на баланс само оборудование как ОС. Документ «Принятие к учёту ОС» для арендованного станка у арендатора — ошибка. На 01 при ФСБУ 25 стоит право пользования, а не станок.
• ❌ Путают договоры. Акт заведён на договор поставки, оплата — на договор аренды. Отсюда «висящие» авансы.
• ❌ Не учитывают возврат. Договор закончился, оборудование вернули, а на 001 и в инвентаризационной описи оно осталось. Делайте операцию списания с 001 в день подписания акта возврата.
• ❌ Заявляют НДС по проформе. Счёт на оплату — не счёт-фактура. Вычет без счёта-фактуры налоговая снимет.