Арендная плата за офис, склад или магазин в 1С:Бухгалтерии 8.3: у компании, у ИП и у физлица

Аренду помещения в 1С:Бухгалтерии 8.3 отражают документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом «Услуги»: в учёте появится проводка Дт 26 (44, 20) Кт 60.01 на сумму арендной платы, а при НДС ещё Дт 19.04 Кт 60.01. Если же ИП на УСН «доходы» арендует помещение у физлица, проводки в программе меняются: расчёты идут через 76.05, а с каждой выплаты нужно удержать НДФЛ — предприниматель здесь налоговый агент.

Выбор схемы зависит от того, кто арендодатель. Организация или ИП — обычная услуга поставщика. Физлицо без статуса ИП — услуга плюс НДФЛ и 6-НДФЛ. Муниципалитет или госорган — услуга плюс НДС налогового агента, даже если вы на упрощёнке.

Что нужно на руках, прежде чем вносить аренду в 1С

Для учёта хватает трёх бумаг. Основная — договор аренды: из него берутся сумма, срок, порядок оплаты и кто платит коммунальные услуги.

• 📄 Договор аренды. Сумма в месяц, включён ли НДС, срок. Договор на год и больше с юрлицом или ИП подлежит госрегистрации, но на учёт в 1С это не влияет.
• 🧾 Акт или УПД за месяц. Организации и ИП обычно выставляют их ежемесячно. Если договор прямо говорит, что акты не составляются, основанием станет сам договор и график платежей.
• 🧾 Счёт-фактура — только от плательщика НДС. Без него вычета не будет.
• 🪪 Данные физлица-арендодателя: ФИО, ИНН, паспорт, адрес. Они нужны для 6-НДФЛ, иначе отчёт уйдёт с ошибками.

Настройка справочников 1С перед учётом аренды

Настройку делают один раз. Дальше каждый месяц уходит на 2–3 минуты.

Шаг 1. Проверьте систему налогообложения

Откройте Главное → Налоги и отчеты. Для ИП на упрощёнке выбран объект «Доходы» или «Доходы, уменьшенные на величину расходов». От этого зависит, попадёт ли аренда в КУДиР:

Шаг 2. Заведите арендодателя

Справочники → Контрагенты → Создать. Вид контрагента — «Юридическое лицо», «Индивидуальный предприниматель» или «Физическое лицо». Для физлица дополнительно проверьте, что человек есть в справочнике Справочники → Физические лица с ИНН и паспортом: из него данные идут в отчёты по НДФЛ.

Шаг 3. Создайте договор

На вкладке «Договоры» карточки контрагента — новый договор вида «С поставщиком». Номер и дату впишите из бумажного договора. Для аренды госимущества здесь же ставится флажок, что организация выступает налоговым агентом по НДС, и выбирается вид агентского договора про аренду имущества у органов власти.

Шаг 4. Добавьте статью затрат

Справочники → Статьи затрат → Создать. Назовите «Аренда помещения», в поле вида расхода для налогового учёта выберите «Арендная плата». Тогда расходы правильно лягут в декларацию на ОСНО и в КУДиР на УСН «доходы минус расходы».

Проводки по аренде у юридического лица: с НДС и без

Это самый частый случай. Арендодатель — компания или ИП, каждый месяц присылает акт.

Ввод документа

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление → Услуги (акт, УПД).
3. Укажите контрагента, договор, номер и дату акта.
4. В табличной части: «Аренда помещения за март», количество 1, сумма, ставка НДС.
5. Счёт затрат: 26 для офиса, 44.01 для магазина или склада в торговле, 20.01 для цеха. Статья затрат — созданная «Аренда помещения».
6. Внизу зарегистрируйте счёт-фактуру, если арендодатель с НДС.
7. Проведите.

Пример с цифрами

Аренда офиса — 61 000 ₽ в месяц, включая НДС 22% (с 2026 года базовая ставка 22%, раньше было 20%). НДС = 61 000 × 22 / 122 = 11 000 ₽.

Вычет появится после регламентной операции «Формирование записей книги покупок» в помощнике по учёту НДС: Операции → Регламентные операции НДС.

Без НДС схема короче: одна проводка Дт 26 Кт 60.01 на всю сумму и оплата. Если вы на УСН и арендодатель выставил НДС, налог остаётся в стоимости аренды — вычета у упрощенца на ставках 5% и 7% и при освобождении от НДС нет.

Как быть с ФСБУ 25/2018

По ФСБУ 25 арендатор в общем случае признаёт право пользования активом и обязательство по аренде, а не ежемесячный расход. Стандарт можно не применять, если:

• 📌 договор на срок не больше 12 месяцев;
• 📌 рыночная стоимость помещения как нового не больше 300 тыс. ₽ (для помещений почти не встречается);
• 📌 организация вправе вести упрощённый бухучёт — это большинство малых предприятий.

Эти исключения прописывают в учётной политике. Тогда работает схема выше: аренда — расход текущего месяца. ИП бухучёт не ведут вовсе (статья 6 закона 402-ФЗ), для них ФСБУ 25 не применяется.

ИП на УСН «доходы» арендует помещение у физлица: как проводить в программе 1С

Это главный сложный случай. Предприниматель снимает помещение у обычного человека, а не у ИП. Тогда предприниматель — налоговый агент: при каждой выплате удерживает НДФЛ из арендной платы и перечисляет его в бюджет. Страховые взносы не начисляются: аренда имущества не входит в объект обложения взносами.

На УСН «доходы» сама аренда налог не уменьшает. Но отразить её в 1С всё равно нужно — без этого программа не посчитает НДФЛ и не заполнит 6-НДФЛ.

Пример: аренда 30 000 ₽ в месяц

Физлицо — налоговый резидент, его доход от вас за год не превышает 2,4 млн ₽, ставка 13%. НДФЛ = 30 000 × 13% = 3 900 ₽. На руки — 26 100 ₽.

Для нерезидента ставка 30%, налог тот же пример — 9 000 ₽.

Как это провести в 1С по шагам

1. Начисление. Поступление (акты, накладные, УПД) → Услуги, контрагент — физлицо, ставка «Без НДС». На вкладке расчётов замените счёт расчётов с 60.01 на 76.05. Проводка: Дт 44.01 Кт 76.05 на 30 000 ₽.
2. Удержание НДФЛ. Операции → Операции, введенные вручную → Создать → Операция. Проводка Дт 76.05 Кт 68.01 на 3 900 ₽, в субконто счёта 68.01 укажите вид платежа «Налог (взносы): начислено / уплачено».
3. Данные для 6-НДФЛ. Ручная проводка отчёт не заполняет: он строится по регистрам НДФЛ. Доход, исчисленный и удержанный налог регистрируют документом «Операция учета НДФЛ» — его проще всего найти через Главное меню → Все функции → Документы. Код дохода — 1400 (доходы от сдачи имущества в аренду, кроме транспорта и линий связи), дата получения дохода — день выплаты.
4. Выплата. Банк и касса → Банковские выписки → Списание, вид операции «Прочие расчеты с контрагентами» или «Оплата поставщику» со счётом 76.05, сумма 26 100 ₽.
5. Уплата налога. Списание с видом операции «Уплата налога», ЕНП на 3 900 ₽.

Дата удержания НДФЛ совпадает с датой выплаты, а не с датой начисления. Если аренду за март платите 5 апреля, доход и налог относятся к апрелю. Это определяет, в какое уведомление и в какой квартал 6-НДФЛ попадёт сумма.

Если физлицо оформлено как самозанятый (плательщик НПД), НДФЛ не удерживают: он отдаёт чек, а вы платите полную сумму. Сохраните чек и проверьте статус самозанятого на дату каждой оплаты.

Аренда у ИП и у органов власти: чем отличается учёт

Арендодатель — индивидуальный предприниматель

Никакого НДФЛ. ИП сам платит налоги со своей выручки. Учёт такой же, как с организацией: «Поступление (акт)» и Дт 26 (44) Кт 60.01. Единственное — проверьте, что в карточке контрагента выбран вид «Индивидуальный предприниматель», а в договоре и акте есть ОГРНИП. Если человек утратил статус ИП, а договор продолжается, вы становитесь налоговым агентом с даты снятия с учёта.

Арендодатель — госорган или муниципалитет

По статье 161 НК арендатор государственного или муниципального имущества — налоговый агент по НДС. Касается и ИП, и организаций на УСН.

• 🏛 Из суммы платежа выделяется НДС по расчётной ставке 22/122 и перечисляется в бюджет.
• 🏛 Арендодателю уходит сумма за минусом налога.
• 🏛 Декларацию по НДС подают по итогам квартала даже на УСН.

В 1С после флажка налогового агента в договоре программа сама разносит суммы при оплате. Проводки: Дт 60.01 Кт 68.32 (удержан НДС агента) и Дт 68.32 Кт 51 (перечислен).

Какие отчёты по аренде сдавать в налоговую

Все формы есть в Отчеты → Регламентированные отчеты → Создать. Уведомления по НДФЛ создаются там же через пункт «Уведомление об исчисленных суммах налогов ». 6-НДФЛ берёт данные из регистров, поэтому до формирования проверьте, что доход по коду 1400 зарегистрирован за каждый месяц выплат.

Сам арендодатель-физлицо после вашего удержания декларацию не подаёт, если других доходов у него нет. Это хороший аргумент, когда человек просит «не заморачиваться с налогом».

Отчёты 1С для контроля аренды и ускорение ежемесячного ввода

Сверка расчётов

• 📊 Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60.01 или 76.05 с отбором по арендодателю. Сальдо на конец месяца должно быть равно задолженности по графику.
• 📊 Отчеты → Карточка счета 68.01 с отбором по виду платежа: видно, что удержано и что уплачено.
• 📊 Покупки → Акты сверки расчетов — для арендодателя-организации раз в квартал.
• 📊 Отчеты → Анализ субконто по статье «Аренда помещения» — сумма расходов на аренду за период.

Как не вбивать одно и то же каждый месяц

• ⚡ Откройте прошлый документ и нажмите Копировать (клавиша F9). Поменяйте дату, номер акта и месяц в содержании.
• ⚡ Выписку на оплату создайте из поступления кнопкой Создать на основании → Списание с расчетного счета.

Ошибки, которые чаще всего находят при проверке аренды

• ❌ Аренда у физлица проведена через 60.01 без удержания НДФЛ. Отчёт 6-НДФЛ пустой, налоговая видит выплаты человеку в выписке банка. Исправление — удержать налог при следующей выплате, подать уточнённый 6-НДФЛ.
• ❌ Доход зарегистрирован датой начисления. Сумма уехала в другой квартал 6-НДФЛ и не совпала с уведомлениями.
• ❌ Коммунальные услуги включены в арендную плату физлица, а налог посчитан только с «чистой» аренды. Если коммуналка не выделена отдельно и не рассчитывается по счётчикам, это тоже доход арендодателя.
• ❌ На УСН «доходы» аренда отражена с вычетом НДС. Вычета у упрощенца без уплаты НДС нет, сальдо на 19.04 висит месяцами.
• ❌ Пропущен НДС налогового агента при аренде муниципального помещения — это частая находка выездных проверок у упрощенцев.

Частые вопросы