Авансовый отчет подотчетного лица в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от выдачи денег до закрытия долга

Авансовые отчеты в 1С 8.3 находятся в разделе Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты. Там открывается журнал всех отчетов подотчетных лиц: из него же создают новый документ кнопкой Создать. Речь о 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 с интерфейсом «Такси» — именно в ней чаще всего ищут этот документ.

Если раздел «Банк и касса» скрыт или путь не находится, есть ещё три способа добраться до журнала: строка поиска в шапке программы, меню «Все функции» и избранное. Какой выбрать — зависит от того, как часто вы работаете с подотчетом.

Где в 1С 8.3 находятся авансовые отчеты: все способы открыть журнал

Через раздел «Банк и касса»

Основной путь в БП 3.0:

1. Откройте на панели разделов слева пункт Банк и касса.
2. В группе Касса выберите Авансовые отчеты.
3. Откроется список документов с колонками даты, номера, суммы, организации и физического лица.

Список можно отфильтровать по организации (полезно, если в базе их несколько) и по сотруднику — через поиск по колонке или команду Еще → Настроить список.

Через поиск и «Все функции»

• 🔎 Поиск по интерфейсу. Нажмите на значок лупы в верхней части окна и наберите «авансов». Программа покажет команду открытия списка.
• 📂 Меню «Все функции». Если его нет, включите: главное меню (кнопка с тремя полосками) → Сервис → Параметры → флажок «Отображать команду “Все функции”». Затем Все функции → Документы → Авансовый отчет.
• ⭐ Избранное. Открыв журнал, нажмите на звездочку в заголовке формы. Ссылка появится в избранном и на начальной странице.

Если у вас старый интерфейс

В 1С:Бухгалтерии 2.0 на платформе 8.2 документ открывался через верхнее меню Касса. В актуальных релизах БП 3.0 остался только интерфейс «Такси», поэтому старое меню искать бесполезно. Если в вашей базе нет раздела «Банк и касса», проверьте две вещи:

• 🔐 права пользователя — профиль без доступа к кассе раздел не показывает;
• ⚙️ настройку панели разделов: раздел мог быть просто скрыт пользователем. Настройка панели вызывается из главного меню (кнопка с тремя полосками), группа Вид.

Создание нового авансового отчета

Документ создают после того, как сотрудник вернулся из поездки или закупки и принес подтверждающие бумаги: чеки, накладные, билеты, счета гостиниц.

1. В журнале нажмите Создать.
2. В шапке укажите дату — день, когда руководитель утвердил отчет. Документ, датированный раньше выдачи аванса, программа не свяжет с выдачей корректно.
3. Выберите организацию.
4. Заполните поле «Физическое лицо» — того, кто отчитывается. Нужен элемент справочника «Физические лица», а не сотрудника из другого справочника.
5. Если сотрудник покупал материалы или товары, укажите склад — на него они будут оприходованы.

После шапки переходите к вкладкам. Их пять, и заполнять нужно только те, что относятся к вашему случаю.

Заполнение: выданные авансы и понесенные расходы

Вкладка «Авансы» — сколько сотрудник получил

Нажмите Добавить и в колонке документа аванса выберите, как были выданы деньги:

• 💵 расходный кассовый ордер — выдача наличных из кассы;
• 💳 списание с расчетного счета — перевод на карту сотрудника;
• 🎫 выдача денежных документов — если сотрудник получил, например, проездные билеты или талоны.

Сумма подставится из документа выдачи. Если аванс выдавали частями, добавьте все документы. Внизу формы программа показывает итог: сколько выдано, сколько израсходовано и разницу — остаток или перерасход.

Вкладка «Товары» — купленные ценности

Для каждой позиции заполните номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Счет учета подставится из настроек номенклатуры: обычно 10.01 для материалов или 41.01 для товаров.

Если поставщик выдал счет-фактуру, отметьте это в строке и укажите поставщика с реквизитами входящего документа. Тогда НДС можно будет принять к вычету. Без счета-фактуры НДС включите в стоимость — по чеку его к вычету не берут.

Вкладка «Прочее» — услуги и командировки

Сюда попадает всё, что не является товаром:

• 🚕 такси и транспорт;
• 🏨 проживание в гостинице;
• ✈️ билеты;
• 🍽️ суточные;
• 📮 почта, госпошлины, мелкие услуги.

В каждой строке укажите документ-основание (например, «Кассовый чек № 1234 от 05.10»), сумму, счет затрат и аналитику: подразделение и статью затрат. Для управленческих расходов это обычно 26, для торговых организаций — 44.

Суточные вносят отдельной строкой без документа-основания: их сумму определяет приказ о командировке, а не чек.

Пример. Командировка на 4 дня, суточные по приказу — 1 000 ₽ в день. Всего 4 000 ₽. Необлагаемая часть: 700 × 4 = 2 800 ₽. С разницы 1 200 ₽ удерживают НДФЛ 13% — 156 ₽.

Вкладка «Оплата» — сотрудник заплатил поставщику

Используется, когда подотчетник оплатил счет поставщика за организацию: например, внес предоплату за ремонт в автосервисе. Выберите контрагента, договор и сумму. Задолженность перед поставщиком закроется, а долг сотрудника уменьшится.

Проведение отчета и проводки

Перед проведением проверьте итоги внизу формы. Затем нажмите Провести и закрыть. Посмотреть движения можно кнопкой ДтКт в форме документа или из журнала.

Типичный набор проводок:

Если по товарам указан счет-фактура, программа сделает ещё и запись в регистр для книги покупок. Перед подачей декларации по НДС проверьте, что запись по этому счету-фактуре появилась в книге покупок за квартал.

Что делать с остатком и перерасходом

Авансовый отчет закрывает только израсходованную часть. Разницу оформляют отдельными документами:

Приходник на возврат удобно создать прямо из авансового отчета через кнопку Создать на основании: сумма и сотрудник подставятся автоматически.

Печатная форма АО-1

Кнопка Печать формирует авансовый отчет по унифицированной форме АО-1. С 2013 года унифицированные формы первички необязательны: организация вправе утвердить свою форму (402-ФЗ). Но на практике АО-1 удобна — в ней есть всё, что требуется от первичного документа, и её привычно видят проверяющие.

На обороте формы перечислены приложенные документы. Порядок строк в печатной форме совпадает с порядком строк на вкладках, поэтому вносите чеки в той последовательности, в какой они подшиты.

Как проверить расчеты с подотчетными лицами

После проведения отчетов полезно убедиться, что по счету 71 нет «зависших» сумм. Все нужные отчеты находятся в Отчеты → Стандартные отчеты.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71

1. Откройте Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период и счет 71.01.
3. В настройках включите детализацию по субконто «Работники».

Получите таблицу: начальное сальдо, выдано (дебет), отчитано и возвращено (кредит), конечное сальдо по каждому человеку.

• Дебетовое сальдо — сотрудник должен организации: не отчитался или не вернул остаток.
• Кредитовое сальдо — организация должна сотруднику: перерасход не возмещен.

Карточка и анализ счета

• 📇 Карточка счета 71.01 с отбором по сотруднику показывает все документы по нему в хронологии. Удобно, когда нужно найти, какой именно аванс не закрыт.
• 📊 Анализ счета 71.01 показывает, с какими счетами корреспондировал подотчет: сколько ушло на материалы, сколько на расходы, сколько вернули в кассу.

Сроки, которые стоит контролировать

По правилам ведения кассовых операций сотрудник обязан отчитаться в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы деньги, или со дня выхода на работу (Указание ЦБ № 3210-У). Срок выдачи стоит указывать в заявлении или приказе: от него и отсчитываются три дня.

Новый аванс разрешено выдавать даже при непогашенном старом. Но такие долги быстро копятся, поэтому ОСВ по 71 — ваш главный инструмент контроля.

Типичные ошибки при работе с авансовыми отчетами

Ещё одна частая ситуация — дубли в справочнике «Физические лица». Если один человек заведен дважды, выдача окажется на одной карточке, а отчет на другой. Сальдо по счету 71 повиснет у обоих. Объедините дубли через поиск и удаление дублей в разделе администрирования или аккуратно перевыберите физлицо в документах.

Частые вопросы