Как провести больничный во время отпуска в 1С ЗУП 8.3

Если сотрудник заболел в отпуске, то в 1С ЗУП 8.3 нужно сделать ровно два действия: провести документ «Больничный лист» и затем исправить документ «Отпуск» — продлить его на дни болезни либо убрать эти дни и перенести на другой срок. Одного больничного недостаточно: ЗУП сам не уберёт из отпуска оплаченные дни, и сотрудник получит за одни и те же сутки и отпускные, и пособие.

Самое частое заблуждение — «продление отпуска надо согласовывать и писать заявление». Наоборот: по ст. 124 ТК РФ отпуск продлевается автоматически на число дней нетрудоспособности, работник только сообщает об этом. А вот чтобы перенести дни на другой срок, заявление как раз нужно — и согласие работодателя тоже.

Ниже — как в 1С ЗУП провести больничный во время отпуска по обоим сценариям: что заполнять в документах, как пересчитываются отпускные и НДФЛ, какие проводки сформируются, чем отличается порядок в Бухгалтерии 3.0 и ERP, и на чём чаще всего спотыкаются расчётчики.

Продление или перенос: что требует закон

Ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается или переносится, если в этот период наступила временная нетрудоспособность самого работника. Ключевое слово — «самого». Больничный по уходу за ребёнком или другим членом семьи права на продление не даёт.

Отдельно про деньги: первые три дня болезни оплачивает работодатель, с четвёртого — СФР напрямую работнику. В ЗУП вы начисляете только «свою» часть, остальное фонд считает сам по данным ЭЛН и реестра.

Что проверить до ввода больничного

Пять минут подготовки экономят час разбора перерасчётов.

1. 🔎 Открыть Настройка — Расчёт зарплаты и убедиться, что включён флажок «Выполнять доначисления и перерасчёты прошлых периодов». Без него перерасчёт отпускных за закрытый месяц просто не появится.
2. 🔎 Проверить, закрыт ли месяц, в котором был отпуск. Если документ Начисление зарплаты и взносов уже проведён и зарплата выплачена, правки пойдут через перерасчёт следующего месяца — это нормально.
3. 🔎 Найти документ отпуска: Кадры — Все отсутствия сотрудников или Зарплата — Отпуска. Записать дату начала, дату окончания и количество календарных дней.
4. 🔎 Посмотреть, есть ли у организации оценочные обязательства по отпускам (Настройка — Организации — Учётная политика). От этого зависит, по какому счёту пойдёт сторно: 96.01 или затратный.
5. 🔎 Загрузить данные ЭЛН: Отчётность, справки — Входящие документы СЭДО. Там же приходят запросы СФР на сведения для назначения пособия.

Как в 1С ЗУП 8.3 провести больничный во время отпуска

Порядок одинаков и для продления, и для переноса — различия начнутся на шаге 4.

Шаг 1. Создать документ «Больничный лист»

Путь: Зарплата — Больничные листы — Создать. Второй вход — Кадры — Все отсутствия сотрудников — Создать — Больничный лист.

Заполняем шапку:

• Организация и Сотрудник — подбираем из справочника;
• Месяц — месяц, в котором больничный попадёт в расчёт (обычно текущий, даже если болезнь была в прошлом);
• Номер ЭЛН — 12 цифр из электронного листка.

Шаг 2. Указать период и причину нетрудоспособности

На вкладке Главное:

• Причина нетрудоспособности — (01) Заболевание для обычной болезни, (02) Травма, (09) Уход за больным членом семьи, (05) Отпуск по беременности и родам. Код управляет и процентом оплаты, и тем, продлевается ли отпуск.
• Освобождение от работы с … по … — строго даты из ЭЛН, включительно.
• Процент оплаты — подставляется по страховому стажу; стаж берётся из Кадры — карточка сотрудника — Трудовая деятельность.
• Ссылка «Начислено (подробно)» покажет расчёт среднего заработка и разбивку: первые 3 дня за счёт работодателя, остальные — за счёт СФР.

Формула, по которой ЗУП считает пособие:

Среднедневной заработок = База за 2 календарных года / 730
Пособие = Среднедневной заработок × % по стажу × Календарные дни болезни
Работодатель платит: первые 3 дня. СФР: с 4-го дня.

При пересечении с оплаченным отпуском 1С выведет предупреждение о том, что период нетрудоспособности попадает на период, за который уже начислены отпускные. Это сигнал, а не запрет — документ проводится, но отпуск надо править отдельно.

Шаг 3. Записать и провести больничный

Нажимаем Провести и закрыть. Проверяем расчётный листок: пособие должно быть ровно за три дня (своя часть), без двойного начисления.

Шаг 4а. Продлить отпуск

Открываем документ Отпуск за тот период, нажимаем Исправить. В исправляющем документе увеличиваем дату окончания на число календарных дней болезни. Количество дней отпуска остаётся тем же.

Пример: отпуск 14 дней с 6 по 19 июля, болезнь с 13 по 17 июля (5 дней). Новая дата окончания — 24 июля. Дни отпуска: 6–12 июля (7 дней), 18–19 июля (2 дня), 20–24 июля (5 дней) = те же 14.

Средний заработок для отпускных при продлении не пересчитывается — расчётный период определён на дату начала отпуска и не меняется. Значит, сумма отпускных прежняя, доплачивать или удерживать нечего.

Шаг 4б. Перенести дни отпуска

Если есть заявление о переносе — в исправляющем документе Отпуск уменьшаем период на дни болезни: вместо 6–19 июля ставим 6–12 июля. ЗУП сторнирует отпускные за 7 неиспользованных дней (с 13 по 19 июля) и запишет перенос.

Позже, когда работник выберет новые даты, вводим отдельный документ Отпуск на эти дни. Средний заработок там считается заново — сумма за перенесённые дни почти наверняка будет другой.

Пересчёт в деньгах: пример с числами

Оклад 60 000 ₽, стаж 9 лет (100%), база за два предыдущих года — 1 440 000 ₽.

• Среднедневной для пособия: 1 440 000 / 730 = 1 972,60 ₽
• Пособие за 5 дней: 5 × 1 972,60 = 9 863,00 ₽, из них работодатель — 3 × 1 972,60 = 5 917,80 ₽, СФР — 3 945,20 ₽
• Среднедневной для отпускных: 2 048,15 ₽, отпускные за 14 дней = 28 674,10 ₽

Переплату по отпускным удерживать принудительно нельзя — она зачитывается при очередном начислении, а если денег не хватает, оформляется заявление работника на удержание. В ЗУП это видно в документе Начисление зарплаты и взносов строкой с отрицательной суммой.

Проводки по больничному и сторно отпускных

Пособие НДФЛ облагается, страховыми взносами — нет. Часть, которую платит СФР, в учёте работодателя не начисляется вообще: фонд перечисляет деньги напрямую работнику.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) подставляется из способа отражения зарплаты: Настройка — Способы отражения зарплаты в бухучёте и реквизита в карточке сотрудника либо подразделения.

Особенности в Бухгалтерии 3.0, УТ и ERP

Когда продлевать отпуск не нужно

Список ситуаций, где ЗУП не должен менять документ «Отпуск»:

• 🚫 больничный по уходу за ребёнком или взрослым членом семьи;
• 🚫 болезнь в период отпуска по уходу за ребёнком до трёх лет (если работник не трудится на неполном времени);
• 🚫 болезнь в отпуске без сохранения заработной платы;
• 🚫 учебный отпуск и другие дополнительные отпуска, не являющиеся ежегодными оплачиваемыми;
• 🚫 отпуск с последующим увольнением — пособие выплачивается, но отпуск не продлевается;
• 🚫 больничный открыт после последнего дня отпуска, даже если работник не вышел на работу.

Отчёты для проверки

После всех правок прогоняем четыре отчёта — ошибки всплывают именно здесь.

1. Расчётный листок (Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок) — видно начисление пособия, сторно отпускных и остаток к выплате.
2. Анализ начислений и удержаний (Зарплата — Отчёты по зарплате) — сводно по виду расчёта: сходится ли сумма пособия и сторно.
3. Остатки отпусков (Кадры — Кадровые отчёты — Остатки отпусков) — при продлении остаток не меняется, при переносе увеличивается на число перенесённых дней.
4. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам) — проверяем излишне удержанный НДФЛ после сторно.

Плюс обязательно заглянуть в Зарплата — Сервис — Перерасчёты: если сотрудник остался в этом списке, перерасчёт ещё не выполнен и в документ начисления зарплаты он не попал.

Типичные ошибки

Разбор по частоте — от самой распространённой.

1. Провели больничный, но не исправили документ «Отпуск». Классика. Дни остаются оплаченными как отпуск, поверх них ложится пособие. Сотрудник получает двойную оплату, в учёте — завышенные расходы, а дни отпуска сгорают.

2. Удалили или распровели исходный «Отпуск» вместо кнопки Исправить. Слетает история взаиморасчётов и НДФЛ, в отчётах и ЕФС-1 появляются расхождения. В ЗУП 3.1 проведённые начисления правятся только исправлением.

3. Продлили отпуск по больничному с кодом 09 (уход за ребёнком). Продление даётся только при нетрудоспособности самого работника. Лишние дни придётся отменять, а пособие — пересчитывать.

4. Перенесли дни без заявления работника. Перенос — право работника, а не решение расчётчика. Без заявления допустимо только продление; претензии трудинспекции по этому пункту возникают регулярно.

5. Начислили пособие за все дни болезни за счёт работодателя. За счёт организации — ровно первые 3 дня, остальное платит СФР напрямую. Иначе расходы завышены, а данные расходятся с фондом.

6. Не включён флажок «Выполнять доначисления и перерасчёты прошлых периодов». Больничный проводится, но сторно отпускных в текущий расчёт не попадает, и сотрудник остаётся в списке Зарплата — Сервис — Перерасчёты.

7. Перенесённые дни не отражены в графике отпусков. Формально отпуск использован, фактически — нет. Получаете неверный остаток при проверке графика и при расчёте компенсации за неиспользованный отпуск.

8. Нет приказа и уведомления о продлении. Даже при автоматическом продлении нужно основание: служебная записка или приказ с новыми датами. Печатной формы на продление в ЗУП нет — документ оформляется в произвольной форме.

Частые вопросы