Запуск бюджетного контура в 1С:ERP и Комплексной автоматизации

Бюджетирование в 1С настраивают в 1С:ERP Управление предприятием 2 и 1С:Комплексная автоматизация 2: сначала включают флажок «Бюджетирование» в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Бюджетирование и планирование, затем создают модель бюджетирования, статьи, виды бюджетов и сценарии. После этого вводят плановые цифры и настраивают правила, по которым программа сама подтягивает факт из учёта.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельной подсистемы бюджетирования нет. Если нужен полноценный контур планирования с план-фактом, это задача для ERP или КА. Дальше всё описано для интерфейса «Такси» в актуальных редакциях этих двух конфигураций: в них порядок действий одинаковый.

Что подготовить и включить перед настройкой бюджетирования

Самая частая причина провала — запуск «с колёс». Сначала решения на бумаге, потом справочники в базе. Иначе через месяц статьи придётся переделывать, а введённые планы — перебивать.

📌 Что решить заранее:

• 🗂 Какие бюджеты нужны. Обычно стартуют с двух: бюджет движения денежных средств (БДДС) и бюджет доходов и расходов (БДР). Прогнозный баланс добавляют позже.
• 📅 Периодичность. Для большинства компаний — месяц. Неделя оправдана только для платёжного календаря.
• 🏢 Разрезы. По организациям, подразделениям, проектам, контрагентам — каждый лишний разрез умножает объём ввода.
• 👤 Кто вводит и кто утверждает. От этого зависят права и этапы согласования.
• 💱 Валюта бюджета. Если есть валютные расходы, валюту фиксируют на уровне сценария.

Когда решения приняты, включите подсистему:

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Бюджетирование и планирование.
2. Установите флажок «Бюджетирование».
3. Перезапустите клиент — в панели разделов появится раздел Бюджетирование и планирование.
4. Проверьте права: у будущих пользователей должны быть роли для работы с бюджетированием. Без них раздел пустой.

Справочник статей бюджетов: как спроектировать структуру

Статья бюджета — строка, по которой планируют и сравнивают с фактом: «Аренда офиса», «Выручка от продаж», «Заработная плата». Статьи создаются внутри модели бюджетирования, поэтому сначала создайте саму модель в разделе Бюджетирование и планирование.

Модель — контейнер. В ней живут статьи, показатели, виды бюджетов и правила получения факта. Одной компании обычно хватает одной модели. Вторую заводят, когда нужен принципиально другой взгляд, например отдельная модель для инвестиционных проектов.

Как строить дерево статей

• 💰 Разделяйте деньги и начисления. «Оплата аренды» для БДДС и «Расходы на аренду» для БДР — разные статьи. В одном месяце они часто не совпадают.
• 🌳 Группы — не статьи. Группы «Коммерческие расходы», «Административные расходы» нужны для итогов. Данные вводятся только в конечные статьи.
• 🔢 Не дробите сверх нужного. 40–80 статей на БДР — рабочий объём. 300 статей никто не будет планировать честно.
• 🏷 Аналитика вместо копий. Не делайте «Аренда склада» и «Аренда офиса», если можно одну статью «Аренда» с аналитикой по подразделению.

Аналитика статьи

В карточке статьи задают аналитику — разрезы, в которых она планируется: контрагент, подразделение, номенклатурная группа, проект. Состав аналитики решает, насколько детально вы потом увидите отклонения.

Кроме денежных статей, есть показатели бюджетов. Это величины, которые не являются оборотом: остаток на счетах, численность, курс, цена за единицу. Показатели нужны для прогнозного баланса и для формул — например, «ФОТ = численность × средняя зарплата».

Виды бюджетов и правила получения факта

Вид бюджета — это шаблон формы. Он определяет, какие статьи и показатели попадают в таблицу, в каких колонках идут периоды и аналитика, какие строки считаются формулами, а какие вводятся вручную.

Как настроить вид бюджета

1. В модели бюджетирования создайте новый вид бюджета, например «БДДС».
2. В конструкторе структуры добавьте строки: группы и статьи в нужном порядке.
3. В колонки выведите периоды по выбранной периодичности. Аналитику — в строки или колонки, как удобнее читателю.
4. Для расчётных строк задайте формулы: итог по группе, «Чистый денежный поток = Поступления − Выплаты».
5. Проверьте форму в режиме просмотра на пустых данных — так видно ошибки структуры до ввода цифр.

Правила получения фактических данных

Именно они превращают бюджетирование из таблицы Excel в рабочий инструмент. Правило говорит программе: «Факт по статье “Оплата аренды” — это расходы ДС со статьёй движения “Аренда”».

Источником факта обычно служат:

Сценарии и версии планов: как вести несколько вариантов бюджета

Сценарий отвечает на вопрос «какой это план». Типовой набор:

• 📘 Бюджет — утверждённый годовой план. После утверждения не меняется.
• 🔄 Прогноз — скользящая оценка: факт прошедших месяцев плюс уточнённый план оставшихся.
• 🚀 Оптимистичный / пессимистичный — для обсуждения на этапе формирования бюджета.

В сценарии указывают периодичность и валюту. Периодичность сценария должна быть не крупнее периодичности вида бюджета, иначе месячный план в квартальном сценарии не сохранится в нужной детализации.

Версии внутри сценария

Версия — снимок плана на дату. Например, бюджет на год прошёл три круга согласования: каждый круг полезно сохранить отдельным экземпляром, а не перезаписывать цифры.

Практичная схема:

1. Готовите черновик по сценарию «Бюджет».
2. После каждого круга согласования копируете экземпляр и дальше правите копию.
3. Утверждённую версию помечаете и больше не трогаете.
4. Для ежемесячной корректировки используете сценарий «Прогноз», а не правите утверждённый бюджет.

Ввод плановых цифр и начальных остатков: запуск бюджетирования

Плановые данные вводятся экземплярами бюджета. Экземпляр — документ, связанный с видом бюджета, сценарием и периодом. Открываете его, и перед вами форма, собранная по шаблону вида бюджета: остаётся заполнить ячейки.

Порядок запуска

1. Начальные остатки. Для БДДС нужен остаток денежных средств на начало периода, для прогнозного баланса — остатки по всем показателям. Удобнее всего получить их правилом факта на дату начала, а не вводить руками: так остаток совпадёт с учётом.
2. Базовые планы. Сначала заполняют бюджеты-источники: продажи, закупки, ФОТ. Потом сводные, где строки считаются формулами от источников.
3. Проверка формул. Посмотрите итоговые строки — отрицательный остаток денег на конец месяца сразу показывает кассовый разрыв.
4. Согласование. Экземпляр проходит этапы подготовки, настроенные в модели: ввод, проверка, утверждение. Состав этапов задаёт сама компания.
5. Утверждение и закрытие от изменений. Утверждённые данные не правят — новые изменения делают в прогнозе.

Мини-пример: проверка БДДС на кассовый разрыв

Допустим, остаток денег на 1 января — 1 200 000 ₽. План на январь:

Расчёт: 1 200 000 + 3 500 000 − 2 900 000 − 1 400 000 − 600 000 = −200 000 ₽. Формула итоговой строки сразу покажет минус. Решения два: сдвинуть часть оплат поставщикам на февраль или заранее открыть кредитную линию. Без бюджета этот разрыв обнаружился бы в день выплаты зарплаты.

Загрузка из Excel

Если планы уже собраны в таблицах, их не обязательно перебивать. Ячейки экземпляра бюджета принимают вставку из буфера обмена: скопируйте диапазон в Excel с тем же порядком строк и колонок и вставьте в форму. Порядок строк в Excel и в виде бюджета должен совпадать до строки.

Перед массовой вставкой сохраните копию экземпляра — ошибка сдвига на одну строку тихо разнесёт суммы по чужим статьям.

Лимиты расходов и контроль заявок на оплату

Лимиты — способ заставить бюджет работать каждый день, а не только в отчётах. Принцип: из утверждённого бюджета берутся суммы по статьям расходов денег, а при оформлении заявки на расходование денежных средств программа сверяет сумму с остатком лимита.

Как это устроено:

• 🎯 Лимиты устанавливаются по статьям ДДС в разрезе периода, а при необходимости — подразделения и организации.
• 📝 Источник лимита — данные бюджета по выбранному сценарию. Удобно брать прогноз, если он регулярно обновляется.
• 🚦 При превышении лимита заявку можно запретить или отправить на дополнительное согласование — зависит от того, как компания настроит контроль.

Настройку контроля лимитов ищите в той же форме НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Бюджетирование и планирование, рядом с флажком «Бюджетирование».

План-факт: отчёты об исполнении бюджета

Когда правила факта настроены, анализ исполнения не требует ручной работы. Отчёт по бюджету строится по тому же шаблону вида бюджета, но в колонках идут план, факт и отклонение.

Что смотреть в первую очередь:

Разбор отклонений

Из ячейки отчёта можно расшифровать факт до операций. Это главный инструмент разбора: видно, какой платёж или документ дал перерасход. Если расшифровка показывает операции «не той» статьи, проблема в правиле факта, а не в исполнении бюджета.

Регламент, который реально работает:

1. До 5-го числа бухгалтерия закрывает прошлый месяц в учёте.
2. Финансист формирует план-факт и помечает отклонения выше порога.
3. Владельцы статей объясняют отклонения.
4. Сценарий «Прогноз» обновляется на оставшиеся месяцы.

Частые вопросы