Рабочий день логиста в 1С:Управление торговлей — от заказа до возврата

Логист в 1С отвечает за путь товара от подтверждённого заказа клиента до подписанной накладной: проверяет, что товар есть и зарезервирован, формирует задания на перевозку, контролирует отбор и отгрузку на складе, разбирает возвраты и расхождения. Основная работа идёт в 1С:Управление торговлей 11, 1С:Комплексная автоматизация 2 или ERP — в разделах Продажи и Склад и доставка.

Типичная картина: в 9:00 менеджеры сдали двадцать заказов, к 11:00 нужно собрать рейсы на три машины, а к обеду кладовщик звонит — по двум позициям недостача. Функции логиста в 1С ровно про это: увидеть такую ситуацию заранее, перераспределить груз и не отправить машину полупустой.

Что входит в обязанности логиста и где это в программе

Набор задач зависит от компании, но в торговле и дистрибуции он почти всегда такой.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 логисту делать почти нечего: там нет заданий на перевозку, ордерного склада и управления доставкой. Есть только реализация с печатью транспортной накладной. Поэтому дальше речь про управленческие конфигурации.

Заказы клиентов: проверка, резерв и план отгрузок

Рабочий день логиста начинается со списка заказов клиентов. Менеджер создал заказ и согласовал цены, а логист отвечает на вопрос: можно ли это отгрузить в срок и с какого склада.

Что смотреть в заказе

• 📦 Обеспечение по строкам. Для каждой позиции задаётся вариант: отгрузить со склада, зарезервировать, обеспечить к дате, поставить обособленно под заказ. Если строка висит «к обеспечению», товара физически нет.
• 📅 Желаемая дата отгрузки. От неё строится вся очередь. Без даты заказ «плывёт» в списке.
• 🚚 Способ доставки на вкладке доставки: самовывоз, своим транспортом, силами перевозчика. От этого зависит, попадёт ли заказ в задание на перевозку.
• 📍 Адрес и зона доставки. Зоны помогают группировать заказы по районам ещё до планирования рейсов.
• 🕐 Время доставки — интервал «с/по», если клиент принимает груз только утром.

Порядок действий утром

1. Откройте Продажи → Заказы клиентов, отберите заказы со статусом «К выполнению» и датой отгрузки на сегодня-завтра.
2. Проверьте строки без обеспечения. Для них есть команда заполнения обеспечения — программа подскажет, что можно взять со склада сейчас.
3. Позиции, которых нет, согласуйте с менеджером: перенос даты, замена, частичная отгрузка.
4. Для оставшихся проверьте способ доставки и адрес. Пустой адрес — частая причина, по которой заказ не попадает в рейс.

Доставка и маршруты: задание на перевозку

Центральный документ транспортной логистики в 1С — задание на перевозку. Это рейс: одна машина, один водитель, список того, что везём и куда.

Что нужно заранее

• 🚛 Справочник транспортных средств с грузоподъёмностью и объёмом кузова.
• 👤 Водители и, если есть, экспедиторы.
• 📐 Вес и объём в карточках номенклатуры. Без них программа не посчитает загрузку машины — это главный приём, который часто упускают при внедрении.
• 🗺️ Зоны доставки, если заказы распределяют по районам.

Как собрать рейс

1. В разделе Склад и доставка создайте задание на перевозку.
2. Укажите склад, транспортное средство, водителя, дату и время выезда.
3. Заполните табличную часть распоряжениями: заказами клиентов, перемещениями, заказами на возврат от клиента. Удобно подбирать по зоне доставки.
4. Сверьте итоговый вес и объём с возможностями машины. Перегруз сразу виден в документе.
5. Расставьте точки в порядке объезда. Порядок строк — это и есть маршрут.
6. Распечатайте маршрутный лист для водителя.

После рейса водитель возвращается с отметками, и логист фиксирует результат: что доставлено, что вернулось, где клиент отказался.

Автоматическое построение маршрутов

Штатно УТ 11 не оптимизирует маршрут по карте: порядок точек задаёт человек. Для 10–15 адресов в день по одному городу это нормально.

Когда рейсов десятки, подключают отдельные решения:

Склад и отгрузка: распоряжения, отбор, ордера

Как логист контролирует отгрузку, зависит от схемы склада. В 1С их две.

Безордерная схема. Документ «Реализация товаров и услуг» сам списывает товар со склада. Логист видит отгрузку сразу, но не видит промежуточных этапов: собран ли груз, стоит ли он на рампе.

Ордерная схема. Между заказом и реализацией появляется складской этап. Заказ становится распоряжением на отгрузку, кладовщик собирает товар и оформляет расходный ордер на товары. Логист в этом случае видит очередь: что ждёт сборки, что собрано, что уже уехало.

Как это выглядит в работе

1. Логист формирует задание на перевозку — склад получает список того, что грузить в конкретную машину.
2. Кладовщик по распоряжениям собирает товар. При адресном хранении — через отбор с указанием ячеек.
3. Расходный ордер фиксирует фактически собранное количество.
4. Если собрали меньше, чем в заказе, расхождение видно до выезда машины, а не после звонка клиента.
5. Бухгалтер или менеджер оформляет реализацию по факту ордера и печатает УПД и транспортную накладную .

Не переключайте схему склада в середине дня, когда по нему есть неотработанные распоряжения — получите документы, которые висят «в пути» между схемами. Меняют настройку на чистом складе, лучше после инвентаризации.

Транспортная накладная

Форма транспортной накладной утверждена постановлением Правительства № 2200. В управленческих конфигурациях её печатают из реализации или из задания на перевозку. С 2022 года разрешена электронная транспортная накладная (ЭТрН) — её подписывают все участники перевозки и передают через операторов ЭДО в государственную систему электронных перевозочных документов.

Возвраты и претензии клиентов

Возврат — тоже логистика: товар надо забрать, привезти и принять на склад.

Возврат товара

1. Менеджер или логист оформляет заявку на возврат товаров от клиента. Здесь указывают, что возвращают и по какой причине.
2. Если забираем своим транспортом, заявку добавляют в задание на перевозку как отдельную точку. Машина, которая везёт новый заказ, заодно забирает возврат.
3. На складе товар принимают — при ордерной схеме через приходный ордер.
4. Оформляется возврат товаров от клиента. Он сторнирует выручку и возвращает товар в остатки.

Расхождения и претензии

Если клиент при приёмке нашёл недостачу или излишек, в УТ 11 и ERP оформляют акт о расхождениях после отгрузки. В нём фиксируют, сколько отгрузили по документам и сколько принял клиент.

Дальше решение зависит от причины:

• 🔍 недосдача по вине склада — корректировка реализации и разбор со складом;
• 🚚 потеря в пути — претензия к перевозчику или водителю;
• 📝 ошибка в документах — исправление реализации.

Отчёты и аналитика логиста

Логисту не нужен десяток отчётов. Хватает трёх-четырёх, но смотреть их каждый день.

• 📊 Ведомость по товарам на складах — движение и остатки за период. Отвечает на вопрос «куда делся товар».
• 📦 Остатки и доступность товаров — сколько на складе, сколько в резерве, сколько свободно. С этого начинается проверка обеспечения.
• 🧾 Отчёты по заказам клиентов — что ещё не отгружено, по каким заказам срок прошёл.
• 🚛 Список заданий на перевозку с отбором по дате и машине — по нему видна загрузка автопарка.

Отчёты в УТ 11 строятся на системе компоновки данных. Через Настройки отчёта можно добавить группировку по зоне доставки или менеджеру и сохранить вариант. Один раз настроили — дальше открываете в два клика.

Какие показатели считать

Пример: за месяц отгрузили на 4 800 000 ₽, вернули на 96 000 ₽. Доля возвратов — 96 000 / 4 800 000 = 2%. Если в следующем месяце она выросла до 5%, это повод разобрать причины в заявках на возврат.

Обмены: маркетплейсы, ЭДО, WMS и перевозчики

Логисту приходится работать не только в базе 1С. Типичные интеграции:

• 🛒 Маркетплейсы. В актуальных релизах УТ 11 и КА 2 есть встроенная интеграция с крупными площадками: из 1С выгружают остатки и цены, загружают заказы. Для логиста главное — поставки на склад площадки (FBO) и отгрузки со своего склада (FBS), где важно уложиться в срок сборки.
• 📄 ЭДО. УПД и электронные транспортные накладные уходят клиенту и перевозчику через оператора электронного документооборота прямо из документа.
• 🏭 WMS. Если склад большой, его ведут в отдельной системе — например, 1С:WMS Логистика. Управление складом. Учётная база получает от неё факт отбора и отгрузки.
• 🚚 Транспортные компании и курьерские службы. Подключаются отдельными модулями и сервисами: создание заявки на доставку, трек-номер, статус.
• 🏷️ Маркировка. Если товар маркируется, при отгрузке коды передают в «Честный знак». Сборка без сканирования кодов — частая причина, по которой отгрузка застревает.

Частые вопросы