Работа логиста в программе 1С: от заказа поставщику до доставки клиенту

Логист в 1С ведёт товар по всей цепочке: заказывает его у поставщика, принимает на склад, перемещает между складами, собирает рейсы на доставку и печатает транспортную накладную . Основная работа идёт в «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» и «1С:ERP» — разделы Закупки и Склад и доставка. В «1С:Бухгалтерии 3.0» от логистики остаются только документы поступления, перемещения и печать накладных.

Если компания возит много и сложно — свой автопарк, десятки рейсов в день, маршруты по картам, — к типовой конфигурации добавляют отраслевые решения: «1С:TMS Логистика» для перевозок и «1С:WMS Логистика» для адресного склада. Ниже — что логист делает в типовой УТ 11 и где у него узкие места.

Логист в 1С: какая конфигурация и какие права нужны

Функции логиста в 1С зависят от того, какая программа стоит в компании. Разница большая, поэтому сначала определитесь с базой.

Права выдаёт администратор базы: НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа. Логисту обычно нужны профили для работы с закупками, складом и доставкой. Право менять цены и проводить продажи ему, как правило, не дают.

Планирование закупок и заказы поставщикам

Здесь логист отвечает на вопрос: что, у кого, сколько и к какой дате купить, чтобы склад не опустел и не переполнился.

Откуда берётся потребность

Потребность в 1С складывается из трёх источников:

• 📦 остаток ниже минимума — для товара задают правило пополнения (минимальный и максимальный запас);
• 🧾 заказы клиентов, под которые на складе не хватает товара;
• 📅 плановые продажи, если компания ведёт планирование.

В УТ 11 потребности собирает рабочее место обеспечения в разделе Закупки. Оно показывает дефицит по товарам и предлагает создать заказы поставщикам с подставленным количеством. Логист проверяет цифры, правит партию под кратность упаковки и минимальную сумму заказа поставщика, затем формирует документы.

Заказ поставщику

Документ живёт в Закупки → Заказы поставщикам. Что в нём важно логисту:

1. Дата поступления — по ней 1С считает, когда товар станет доступен для резерва.
2. Склад — куда придёт товар. От склада зависит, по какой схеме его будут принимать.
3. Соглашение с поставщиком — из него подтягиваются цены, сроки и условия оплаты.
4. Статус — «Не согласован», «Подтверждён», «Закрыт» и другие, в зависимости от настроек. Пока заказ не подтверждён, на него обычно не опираются при обеспечении.

Практика, о которой часто забывают

• Задайте в карточке поставщика или в соглашении срок поставки в днях. Без него 1С не понимает, к какому числу нужно заказать, и логист считает в голове.
• Закрывайте недопоставленные заказы явно. Висящий «хвост» на 3 штуки продолжает считаться ожидаемым поступлением и искажает потребность.

Приёмка товара: поступление и контроль расхождений

Приёмка — место, где ошибка логиста сразу превращается в недостачу или пересорт. В 1С приёмка устроена по-разному в зависимости от схемы работы склада.

Простая и ордерная схема

При ордерной схеме у логиста появляется главный рабочий инструмент — сравнение документа поставщика и факта. Если кладовщик принял 98 коробок вместо 100, расхождение видно в состоянии оформления документа, а не через месяц на инвентаризации.

Что делать при расхождениях

1. Зафиксируйте фактическое количество в приходном ордере, не подгоняйте его под накладную поставщика.
2. Оформите акт о расхождениях (в УТ 11 он создаётся на основании приобретения или ордера — ищите команду «Создать на основании» в документе).
3. Согласуйте с поставщиком: довоз, корректировка или возврат.
4. Если поставщик выставил корректировочный документ, отразите его корректировкой приобретения, а не правкой исходного документа задним числом.

Контроль качества

Отдельного модуля ОТК в УТ 11 нет. Брак при приёмке обычно оформляют одним из способов: принимают товар на отдельный склад «Брак» или «Карантин», а затем возвращают поставщику документом возврата. Такой склад виден в отчётах отдельно и не попадает в доступный остаток для продаж.

Вес и объём груза в 1С

Без веса и объёма логист не соберёт рейс: машина 1,5 т не увезёт заказ на 2 т, даже если по сумме он маленький.

Где задать весогабаритные характеристики

1. Откройте карточку номенклатуры.
2. В разделе единиц измерения и хранения заполните вес и объём единицы хранения. В УТ 11 там же указывают упаковки — коробку, паллет — со своим весом и количеством штук.
3. Чтобы менеджеры не заводили товар без веса, сделайте эти поля обязательными в настройках вида номенклатуры.

Как 1С считает груз

Вес и объём строки документа = количество × вес (объём) единицы. Итог по документу программа показывает в подвале или печатной форме. Пример:

Для «Газели» с грузоподъёмностью 1,5 т заказ проходит по весу. Но если добавить ещё 20 вёдер грунта по 24 кг (+480 кг), получится 1 580 кг — перегруз.

Пустой вес в карточке = ноль в расчёте. Один незаполненный товар делает итог рейса заниженным, и машину отправляют с перегрузом. Раз в месяц формируйте список номенклатуры с отбором «Вес не заполнен» и дочищайте его.

Внутренние перемещения и работа со складом

Если у компании несколько складов или магазинов, логист отвечает за то, чтобы товар был там, где его продают.

Перемещение товаров

Документ — Склад и доставка → Перемещения товаров. Основные сценарии:

• 🚚 пополнение филиала с центрального склада по заказам на перемещение;
• 🔁 возврат излишков на центральный склад;
• 🏷 перевод в другой статус — например, на склад брака или ответственного хранения.

При ордерной схеме перемещение тоже идёт в два шага: склад-отправитель оформляет расходный ордер, склад-получатель — приходный. Пока получатель не принял товар, он числится «в пути» — так логист видит, что машина ещё не доехала или кладовщик забыл оформить приёмку.

Инвентаризация и пересорт

Логист часто участвует в пересчётах. В 1С это пересчёт товаров на складе, по его итогам — оприходование излишков, списание недостач и, если перепутали похожие артикулы, документ пересортицы. Пересорт полезно оформлять отдельно: он показывает, какие товары путают при отгрузке, а не просто «минус 5 и плюс 5».

Доставка: рейсы, перевозчики и транспортная накладная

Это самая «логистическая» часть работы. В УТ 11 доставка включается в настройках раздела Склад и доставка, после чего в документах продажи и перемещения появляется способ доставки.

Способы доставки

В заказе клиента или реализации логист выбирает, кто везёт:

• самовывоз — клиент забирает сам, логисту нужно только подготовить отгрузку;
• своим транспортом — до клиента или до транспортной компании;
• силами перевозчика — сторонняя ТК забирает груз у вас.

Для своей доставки указывают адрес, время и зону доставки. Зоны помогают собирать рейсы по районам.

Задание на перевозку

Задание на перевозку — документ, которым логист собирает рейс. В него добавляют распоряжения на доставку: заказы, реализации, перемещения. Что даёт документ:

1. Видно суммарный вес и объём рейса, программа сравнивает их с грузоподъёмностью транспортного средства из справочника.
2. Назначаются машина, водитель и экспедитор.
3. Задаётся порядок объезда точек — логист сортирует адреса вручную.
4. По заданию печатают маршрутный лист и пакет документов для водителя.
5. После рейса отмечают результат по каждой точке: доставлено, частично, не доставлено.

Выбор перевозчика

Отдельного «тендера перевозчиков» в типовой конфигурации нет. Перевозчика заводят как партнёра-поставщика услуг, его услуги оформляют поступлением услуг. Чтобы стоимость доставки ложилась на конкретные продажи, её распределяют как дополнительные расходы на себестоимость или учитывают в расходах на продажу — способ согласуйте с бухгалтерией.

Как сравнивать перевозчиков на практике: ведите в отдельной таблице стоимость за рейс или за кг, долю срывов и повреждений, а в 1С — фактические суммы по поступлению услуг. Ориентировочно доставка по городу силами ТК стоит от 2–3 тыс. руб. за рейс малотоннажной машины, но цифры сильно зависят от региона.

Транспортная накладная

С 1 сентября 2021 года форма транспортной накладной утверждена Постановлением Правительства № 2200. Её печатают из реализации или перемещения: кнопка Печать → «Транспортная накладная ». Перед печатью проверьте:

• 🏢 грузоотправителя и грузополучателя — у них должны быть адреса;
• 🚛 перевозчика, машину и водителя;
• ⚖️ вес груза — он берётся из карточек номенклатуры.

Если компания перешла на электронную транспортную накладную (ЭТрН), её отправляют через оператора ЭДО, подключённого к ГИС ЭПД. В 1С это работает через модуль 1С-ЭДО при соответствующем релизе конфигурации.

Аналитика и отчёты логиста в 1С

Отчёты логиста отвечают на три вопроса: что есть, что придёт и что застряло.

Полезный ежедневный набор:

1. Утром — заказы поставщикам с датой поступления «сегодня» и вчерашние непринятые.
2. Днём — распоряжения на доставку без задания на перевозку: это заказы, которые никто не поставил в рейс.
3. Вечером — результаты рейсов, недоставленные точки переносят на завтра.

Отчёты в 1С настраиваются: через кнопку Настройки в форме отчёта добавляют отборы по складу и группировку по поставщику. Сохраните вариант отчёта под своим именем, чтобы не собирать его каждый день заново.

Частые вопросы