Значки документов в списках 1С 8.3: галочка, крестик, пустой лист и что с ними делать

Зеленая галочка на значке документа в 1С означает одно: документ проведён. Он не просто сохранён в базе, а уже сделал движения по регистрам — проводки, остатки, взаиморасчёты, начисления. Снять статус «проведено» можно командой Отмена проведения в списке документов или в самой форме документа.

Галочка не запрещает редактирование. Проведённый документ в 1С 8.3 можно открыть, исправить и провести заново. Если форма не даёт ничего менять, причина не в галочке, а в дате запрета, правах пользователя или в том, что документ сейчас открыт у коллеги.

Что происходит с документом при проведении

У документа в 1С два состояния сохранения:

• 💾 Записан — данные лежат в базе, но на учёт не влияют. В оборотно-сальдовой ведомости, остатках склада и расчётах с контрагентами его нет.
• ✅ Проведён — программа выполнила алгоритм проведения и записала движения в регистры. С этого момента документ виден во всех отчётах.

Кнопка Записать даёт первое состояние, Провести и Провести и закрыть — второе. Внутри базы это обычный реквизит документа «Проведен» со значением Истина или Ложь. Галочка в списке просто показывает этот реквизит картинкой.

Что именно появится после проведения, зависит от документа и конфигурации:

Пример. Поступление товаров на 120 000 руб., в том числе НДС 20 000 руб., записано, но не проведено. В ОСВ по счёту 41 его нет, долг перед поставщиком на 60 не виден, НДС к вычету на 19 не появился. Нажали Провести — у документа появилась галочка, а в ОСВ сразу видны обороты: Дт 41 на 100 000 руб. и Дт 19 на 20 000 руб. в корреспонденции с 60.

Поэтому вопрос «почему документа нет в отчёте» начинают с одного взгляда на значок. Нет галочки — документ для учёта не существует, сколько бы полей в нём ни было заполнено.

Галочка, крестик и пустой лист: как читать значки в списке

В первой колонке любого журнала документов стоит маленькая картинка-листок. По ней статус виден без открытия формы.

Несколько деталей, которые путают на практике:

• ❌ Красный крестик и галочка вместе не бывают. При пометке на удаление программа сама отменяет проведение. Если снять пометку, документ вернётся непроведённым — его нужно провести заново.
• 📄 Документ без галочки после проведения. Так выглядят документы, у которых проведение в конфигурации вообще не предусмотрено. Для них кнопки Провести нет, и это нормально.
• 🔒 Замок — это не статус проведения. Сам по себе платформенный список не рисует замок у проведённых документов. Замок встречается в Конфигураторе (объект захвачен в хранилище) и в отдельных колонках, которые добавляют разработчики.
• 🎨 Дополнительные цветные значки в соседних колонках относятся к другим признакам: статусу электронного документа, наличию счёта-фактуры, оплате. Их смысл подсказывает заголовок колонки — наведите на него курсор.

Если нужно быстро найти все непроведённые документы, отсортируйте или отфильтруйте список. В БП 3.0 после закрытия месяца удобнее другой путь: обработка экспресс-проверки ведения учёта и сам помощник закрытия месяца подсказывают, если в периоде остались непроведённые документы.

Как снять проведение с документа

Отменить проведение может пользователь с правом на отмену проведения. У бухгалтера в типовых профилях доступа оно есть, у кладовщика или менеджера по продажам — не всегда.

Один документ из списка

1. Откройте журнал нужных документов, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) в БП 3.0.
2. Выделите строку документа.
3. Нажмите кнопку Отмена проведения на панели списка. Если её не видно, откройте меню Еще — команда там.
4. Значок сменится на листок без галочки.

Из открытой формы документа

1. Откройте документ.
2. В меню Еще выберите Отмена проведения.
3. Закройте форму. Если поля менялись, программа спросит, сохранить ли изменения.

Несколько документов сразу

Выделите строки с зажатой клавишей Ctrl (по одной) или Shift (диапазон) и нажмите ту же команду Отмена проведения. Программа обработает их по очереди. Если какой-то документ отменить нельзя, она покажет сообщение именно по нему, а остальные обработает.

Когда отменять проведение не нужно

Чтобы исправить сумму или контрагента, отменять проведение не обязательно. Откройте проведённый документ, внесите правку и нажмите Провести и закрыть. Программа удалит старые движения и запишет новые за один шаг.

Отмена нужна, когда документ должен временно перестать влиять на учёт: например, поставщик прислал неверную накладную, а исправленную пока не дал.

Цепочка документов: в каком порядке отменять

Если на основании документа созданы другие, начинайте отмену снизу цепочки. Для поступления порядок такой:

1. Списание с расчётного счёта (оплата поставщику), если она зачтена по этому поступлению.
2. Счёт-фактура полученный — с ним уходит и запись в книге покупок.
3. Само поступление товаров и услуг.

Обратный порядок технически тоже сработает: программа не запрещает отменить проведение базового документа. Но тогда подчинённые документы останутся проведёнными и будут ссылаться на документ, который на учёт уже не влияет. Взаиморасчёты разъедутся, и разбирать их придётся вручную.

Проведение в БП, ЗУП и УТ: что отличается

Механизм галочки общий для платформы 1С:Предприятие 8.3. Отличаются правила, которые конфигурация накладывает сверху.

Бухгалтерия предприятия 3.0

• 🧾 Проводки видны сразу. Кнопка ДтКт в форме показывает, что записал документ. Если там пусто, документ не проведён или проводки по нему не формируются.
• ✍️ Ручная корректировка. В окне движений есть флажок «Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа)». Если он стоит, перепроведение не перезаписывает проводки — правка в шапке документа не попадёт в учёт. Это частая причина «документ исправил, а в ОСВ старая сумма».
• 🔁 Групповое перепроведение. Для массового проведения за период есть обработка Операции → Сервис → Групповое перепроведение документов. Отменять проведение массово она не умеет — только проводит.
• 🔗 Подчинённые документы. Отмена проведения реализации не трогает выписанный на её основании счёт-фактуру. Связи видно по команде «Структура подчиненности».

ЗУП 3.1

В зарплатной программе отменять проведение начисления, по которому уже прошла выплата и сдан расчёт по взносам, рискованно. Пересчитаются НДФЛ, взносы и остатки к выплате.

Для отпусков, больничных и других начислений в ЗУП есть команда исправления: программа создаёт документ-исправление, а исходный остаётся проведённым. Так сохраняется след изменения, и данные в уже сданных отчётах не «уезжают».

Если же документ ещё не попал в выплату и отчётность — например, начисление отпуска введено с ошибкой в текущем месяце и ведомость не создана, — отменить проведение или просто перепровести его после правки допустимо. Ориентир простой: пока по документу нет проведённой ведомости на выплату и месяц не закрыт, правьте сам документ; после этого — только через исправление.

Управление торговлей 11

• 📦 Статус и проведение — разные вещи. У заказов и ряда документов есть отдельное поле «Статус». Галочка показывает только факт проведения, а статус — этап работы с документом.
• 🚫 Контроль остатков. Если включён контроль, расходный документ не проведётся при нехватке товара. Галочка не появится, программа выдаст сообщение о недостаточном остатке.
• ⏱️ Оперативное проведение. Документ с сегодняшней датой проводится в оперативном режиме, с контролем текущих остатков. Документ задним числом проводится неоперативно.

Галочка есть, а изменить документ нельзя: диагностика

Форма открывается, но поля серые, или при проведении выходит ошибка. Проверяйте причины по порядку — от самой частой.

1. Дата запрета изменения

Это главный «замок» в учёте. Администратор закрывает период, чтобы никто не правил документы в отчётном квартале. В БП 3.0 настройка находится в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав, флажок «Даты запрета изменения».

При попытке провести или отменить проведение в закрытом периоде программа выдаёт сообщение о дате запрета. Решение — попросить администратора сдвинуть дату или дать исключение конкретному пользователю. Сдвигайте только с согласия главного бухгалтера: правка задним числом меняет данные сданной отчётности.

2. Не хватает прав

У пользователя может не быть права на интерактивную отмену проведения или на изменение проведённых документов. Тогда кнопка Отмена проведения недоступна или выдаёт ошибку доступа. Права меняет администратор в профилях групп доступа пользователя: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.

3. Документ открыт у другого пользователя

1С блокирует объект, пока его редактирует кто-то другой. Вы видите документ, но сохранить правку не можете — программа сообщает, что объект заблокирован. Попросите коллегу закрыть форму. Если сеанс «повис», его завершает администратор — но у владельца сеанса пропадут несохранённые данные.

4. Документ связан с ЭДО или закрытием месяца

Документ, загруженный из электронного обмена, или документ в периоде с выполненным закрытием месяца программа может защищать отдельными проверками. После правки в закрытом месяце в БП 3.0 нужно повторить закрытие месяца, иначе себестоимость и финансовый результат останутся старыми.

5. Ручная корректировка движений

Галочка стоит, форма редактируется, но в отчётах ничего не меняется. Откройте ДтКт и посмотрите на флажок ручной корректировки. Снимите его — программа предупредит, что ручные проводки заменятся автоматическими, — и проведите документ снова.

Ошибки, из-за которых учёт расходится

• 🧹 Пометка на удаление вместо отмены проведения. Документ уходит в кандидаты на удаление, и при ближайшей чистке базы его не станет. Если документ ещё понадобится — только отмена проведения.
• 📅 Отмена проведения документа прошлого года. Сальдо на начало текущего года меняется задним числом. Расхождения всплывают при сверке с налоговой.
• 🔄 Отмена и повторное проведение ради «обновления». Обычно достаточно просто перепровести: Провести по уже проведённому документу перезаписывает движения.
• 🧾 Забыли про подчинённые документы. Отменили проведение поступления, а оплата и счёт-фактура полученный остались проведёнными. Взаиморасчёты и НДС к вычету теперь не сходятся.

Частые вопросы