Как объединять сотрудников в группы и выдавать им права в 1С 8.3

Группа пользователей в 1С — это папка, в которую складывают сотрудников по отделу, филиалу или должности. Включается она флажком в Администрирование → Настройки пользователей и прав, после чего в списке пользователей слева появляется дерево групп. Сама по себе группа прав не даёт: права появляются, когда группу добавляют участником в группу доступа.

Когда в базе 30–50 человек, раздавать права каждому по отдельности долго и рискованно: один новичок получил лишнее, другой не видит нужный отчёт. Группы решают это так: настроили права отделу один раз — новый сотрудник получает их, как только его перенесли в нужную папку.

Всё ниже относится к типовым конфигурациям на Библиотеке стандартных подсистем: 1С:Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP. Пути меню в них совпадают.

Зачем нужна группа пользователей и чем она отличается от группы доступа

В 1С три похожих термина. Их путают чаще всего, поэтому сначала разведём:

Группа пользователей отвечает на вопрос «кто». Профиль — «что можно». Группа доступа соединяет одно с другим.

Что даёт папка, кроме прав:

• 📁 порядок в списке: 200 пользователей разложены по отделам, а не одной простынёй;
• 👥 массовая выдача прав: включили группу «Склад» в группу доступа — права получили все кладовщики сразу;
• 🔄 быстрая замена: сотрудник перешёл из продаж в закупки — перенесли его в другую папку, права поменялись сами;
• 🧭 вложенность: «Филиалы → Казань → Склад» — можно строить дерево любой глубины.

На уровне платформы групп пользователей нет. В Конфигураторе (Администрирование → Пользователи) пользователю назначают роли напрямую, и папок там не будет. Группы — механизм конфигурации, поэтому настраивать их нужно в режиме «1С:Предприятие».

Как группы пользователей связаны с ролями и правами

Права в типовых конфигурациях собираются по цепочке:

1. Роли конфигурации объединены в профиль (например, «Бухгалтер» или «Кладовщик»).
2. Профиль привязан к группе доступа.
3. Участники группы доступа — это пользователи и группы пользователей.
4. Программа сама назначает пользователю роли из всех групп доступа, где он участвует — напрямую или через папку.

Права суммируются. Если Иванов состоит в группе «Склад» с профилем «Кладовщик» и лично добавлен в группу доступа «Просмотр отчётов», он получит роли обоих профилей. Отнять право через группу нельзя: в 1С нет «запрещающих» групп.

Из этого следует главное правило: в профиле для всего отдела не должно быть ничего лишнего. Лишнее, выданное отделу, получат все его сотрудники, включая будущих.

Ограничения на уровне записей работают так же. Если в группе доступа «Склад Казань» доступ ограничен складом «Казань», то всякий участник папки «Казань → Склад» увидит только документы этого склада. Для этого в Настройках пользователей и прав должен стоять флажок «Ограничивать доступ на уровне записей».

Пошаговая инструкция: как создать группу пользователей в 1С

Шаг 1. Включите группы

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Установите флажок «Группы пользователей».

Флажок может уже стоять. Если его нет совсем, у вас, скорее всего, нет полных прав: настройку видит только администратор.

Шаг 2. Создайте папку

1. Перейдите по ссылке «Пользователи» в том же разделе.
2. Слева появится дерево групп. Выделите «Все пользователи» (или родительскую папку) и нажмите «Создать группу » в командной панели над деревом.
3. Заполните наименование: «Бухгалтерия», «Склад», «Отдел продаж».
4. В поле «Родитель» при необходимости выберите вышестоящую папку.
5. Нажмите «Записать и закрыть».

Шаг 3. Добавьте сотрудников

Два способа, оба рабочие:

• откройте группу и в табличной части состава нажмите «Подобрать», отметьте нужных пользователей;
• в списке пользователей перетащите мышью сотрудника из правой части на папку слева.

Один пользователь может состоять в нескольких группах одновременно. Это нормально: Петрова может быть в «Бухгалтерии» и в «Филиале Казань».

Шаг 4. Выдайте группе права

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа.
2. Создайте группу доступа или откройте существующую.
3. Выберите профиль.
4. На вкладке участников нажмите «Подобрать» и выберите не пользователя, а папку целиком.
5. Если включено ограничение по записям, заполните значения доступа: организации, склады, подразделения.
6. Нажмите «Записать и закрыть».

Шаг 5. Проверьте результат

Откройте карточку любого сотрудника из группы и нажмите «Права доступа ». Там видно, в каких группах доступа он участвует и через что. Если программа показывает отчёт по правам, проверьте его: там видна итоговая картина ролей.

Лучшая проверка — войти в базу под этим пользователем и пройти его обычный день: открыть документы, провести, сформировать отчёт.

Примеры настройки групп для разных отделов

Ниже — схемы, которые хорошо работают в базах на 20–100 человек. Названия профилей возьмите из своей конфигурации: в БП, ЗУП и УТ поставляемые профили разные.

Бухгалтерия на базе 1С:Бухгалтерии 3.0

• 📁 «Бухгалтерия» — рядовые бухгалтеры, группа доступа с профилем «Бухгалтер»;
• 📁 «Бухгалтерия → Главный бухгалтер» — отдельная подпапка, отдельная группа доступа с профилем «Главный бухгалтер»;
• 📁 «Аудиторы» — внешние проверяющие, профиль только на просмотр.

Главбуха кладут во вложенную папку. Он получает права и «Бухгалтерии», и своей подпапки, а лишнего у рядовых не появляется.

Несколько организаций в одной базе

Холдинг ведёт три юрлица в одной БП. Схема:

Профиль у всех трёх групп доступа один, отличаются только значения доступа. Бухгалтер «Альфы» не увидит документы «Беты», пока его не переложат в другую папку.

Торговая компания на УТ 11

• 📁 «Продажи» — менеджеры, право оформлять заказы клиентов и реализации;
• 📁 «Закупки» — заказы поставщикам и поступления;
• 📁 «Склад» — складские документы, без доступа к ценам закупки;
• 📁 «Руководители» — отчёты по всем направлениям.

Если склады разнесены по городам, дерево строится по филиалам: «Москва → Склад», «Казань → Склад». Ограничение по складу ставится в группе доступа.

Кадры и расчётчики в ЗУП 3.1

• 📁 «Кадровики» — приём, переводы, увольнения, без доступа к начислениям;
• 📁 «Расчётчики» — начисления и выплаты;
• 📁 «Руководители подразделений» — просмотр сведений по своим подразделениям.

Доступ к зарплатным данным в ЗУП ограничивают по организациям и подразделениям. Поэтому папки по подразделениям здесь особенно полезны.

Как изменить или удалить группу пользователей без потери прав

Переименование и перенос

Наименование меняется в карточке группы, на права это не влияет. Перенос папки в другую ветку (смена родителя) — уже влияет: сотрудники получат права новой родительской ветки и потеряют права старой.

Исключение сотрудника

Удалите строку с ним из состава группы и запишите. Права, которые он получал через эту папку, пропадут после записи. Права из других групп и личные участия в группах доступа сохранятся.

Уволенного сотрудника лучше не только убрать из групп, но и снять ему в карточке флажок «Вход в программу разрешён». Тогда история его документов останется, а войти он не сможет.

Удаление группы

1. Проверьте, в каких группах доступа папка числится участником. Откройте каждую такую группу доступа и решите, кому права нужно оставить.
2. Пометьте группу на удаление в списке пользователей.
3. Окончательно удаляет помеченные объекты администратор через обработку «Удаление помеченных объектов» в разделе Администрирование → Обслуживание.

Сами пользователи при удалении папки не удаляются. Удаляется только список. Но все, кто получал права через неё, их лишатся.

Автоматизация: массовое заполнение групп кодом

Вручную разложить 300 человек после внедрения долго. Кодом это делается за минуты. Работать с типовой конфигурацией напрямую не нужно: подойдёт внешняя обработка или расширение конфигурации.

Справочник групп в типовых конфигурациях называется ГруппыПользователей. Он иерархический, состав хранится в табличной части Состав с реквизитом Пользователь. Пример: создать папку и добавить в неё всех пользователей, у которых в наименовании есть «склад».

&НаСервере
Процедура СоздатьГруппуСклада()

    Группа = Справочники.ГруппыПользователей.СоздатьЭлемент();
    Группа.Наименование = "Склад";

    Запрос = Новый Запрос;
    Запрос.Текст =
    "ВЫБРАТЬ
    |    Пользователи.Ссылка КАК Ссылка
    |ИЗ
    |    Справочник.Пользователи КАК Пользователи
    |ГДЕ
    |    Пользователи.Наименование ПОДОБНО ""%склад%""
    |    И НЕ Пользователи.ПометкаУдаления";

    Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
    Пока Выборка.Следующий() Цикл
        НоваяСтрока = Группа.Состав.Добавить();
        НоваяСтрока.Пользователь = Выборка.Ссылка;
    КонецЦикла;

    Группа.Записать();

КонецПроцедуры

При записи группы типовой механизм сам пересчитает права её участников. Это может занять время, если сотрудников много.

Чего не делать:

• ❌ не пишите напрямую в регистры прав доступа — их ведёт сама подсистема;
• ❌ не назначайте роли в Конфигураторе пользователям, у которых права выдаются через группы доступа: при следующем пересчёте программа их перезапишет;
• ❌ не запускайте массовые изменения в рабочей базе без проверки на копии.

Частые ошибки при работе с группами пользователей

Частые вопросы