Как собрать отчёт 1С по уровням и не потерять структуру при сохранении в Excel

Группировка в отчетах 1С настраивается не в самой таблице, а в настройках варианта отчёта: кнопка Настройки → вид Расширенный → вкладка Структура. Там вы добавляете уровни (например, Контрагент → Договор → Документ), а при выгрузке в Excel через Сохранить как в формате xlsx эти уровни переходят в Excel как свёртка строк с кнопками 1-2-3 слева.

Частое заблуждение — что группировку делают «сворачиванием строк» в готовом отчёте. Плюсики слева только прячут то, что уже построено. Чтобы получить другие уровни, нужно менять структуру и заново нажимать Сформировать.

Всё ниже относится к отчётам на системе компоновки данных (СКД) в конфигурациях на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси»: 1С:Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и другим на базе БСП. Стандартные бухгалтерские отчёты (ОСВ, анализ счёта, карточка) устроены чуть иначе — о них отдельный подраздел.

Где в отчёте 1С живёт группировка

У каждого отчёта на СКД есть вариант — сохранённый набор настроек: какие поля выводить, как группировать, что отбирать. Группировки — часть варианта.

Что проверить до настройки

Перед тем как перестраивать уровни, стоит ответить себе на три вопроса:

• 🎯 Кто будет читать отчёт — человек глазами или Excel-формулы. Для первого нужны уровни и итоги, для второго — плоская таблица.
• 🎯 Какая аналитика нужна сверху. Руководителю обычно интересен клиент или менеджер, бухгалтеру — договор и документ.
• 🎯 Есть ли у вас право сохранять варианты для всех. Без него настроенный вариант увидите только вы, и коллегам придётся повторять настройку.

Если отчёт общий для отдела, не меняйте стандартный вариант. Сделайте копию со своим названием — так исходные настройки останутся у всех на месте.

Простой и расширенный вид настроек

Откройте отчёт и нажмите Настройки. Форма открывается в одном из двух видов:

• 🟢 Простой — только отборы и галочки показателей. Группировок здесь часто нет вовсе.
• 🔵 Расширенный — появляются вкладки Отборы, Поля и сортировки, Оформление, Структура.

Переключатель вида находится в верхней части формы настроек. Если вкладки Структура не видно — значит, вы в простом виде.

Как читать дерево структуры

На вкладке Структура отчёт показан деревом. Верхний узел — сам Отчет. Под ним — группировки, вложенные друг в друга:

Детальные записи — это группировка без полей. Она выводит данные «как есть», построчно. Если её убрать, отчёт покажет только итоги по уровням.

Кроме группировок, в структуру можно добавить Таблицу (группировки по строкам и колонкам, как сводная таблица Excel) и Диаграмму.

Как добавить и настроить уровни группировки

Пошагово: отчёт с тремя уровнями

Пример — отчёт по продажам с уровнями Контрагент → Номенклатура → Документ.

1. Откройте отчёт, нажмите Настройки, переключите вид на Расширенный.
2. Перейдите на вкладку Структура.
3. Выделите узел Отчет и нажмите Добавить (или Ins). Выберите поле Контрагент.
4. Выделите новую группировку «Контрагент» и снова нажмите Добавить — поле Номенклатура. Новая группировка встанет вложенной.
5. Внутрь «Номенклатуры» добавьте группировку по полю Регистратор или Документ (название поля зависит от отчёта).
6. Нажмите Закрыть и сформировать.

Порядок уровней меняют стрелками или перетаскиванием. Одну группировку можно «поднять» на уровень выше, и вложенные уйдут вместе с ней.

Группировка по нескольким полям сразу

В одну группировку можно положить два поля, например Контрагент и Договор. Тогда строка будет одна на пару значений, без отдельного уровня контрагента. Это удобно для коротких реестров, где вложенность только мешает.

Иерархия справочников

Для справочников с группами (номенклатура, контрагенты, статьи затрат) у поля группировки есть тип:

Тип меняется в свойствах поля группировки. Полностью его удобнее править через Ещё → Изменить вариант отчета — там у каждой группировки есть колонка Тип группировки.

Группировка по периодам

Поля дат и периодов в группировке имеют свойство Тип дополнения. Если поставить, например, «Месяц», отчёт выведет все месяцы диапазона, включая пустые. Это нужно, когда отчёт читают как динамику: пропавший март сразу бросается в глаза.

Сортировка и отбор внутри каждой группы

Общие отборы и сортировка на вкладках Отборы и Поля и сортировки действуют на весь отчёт. Но у каждой группировки могут быть свои — и это главный приём, которого нет в простом виде.

Отдельные настройки для одной группировки

Откройте Ещё → Изменить вариант отчета. Это полная форма настроек СКД. Выделите в дереве нужную группировку — внизу появятся её собственные вкладки: Группировки, Отбор, Выбранные поля, Сортировка, Условное оформление, Другие настройки.

Если у элемента стоит флажок использования настроек отчёта, своих правил у него нет. Снимите его — и задавайте отбор и сортировку только для этого уровня.

Отбор по итогу группы

Отбор внутри группировки умеет фильтровать по ресурсам — итоговым суммам. Пример: показать только контрагентов с выручкой больше 100 000 ₽.

1. В Изменить вариант отчета выделите группировку «Контрагент».
2. На её вкладке Отбор добавьте поле суммы продажи.
3. Вид сравнения — Больше, значение — 100000.

Строки детальных записей при этом не фильтруются по одной: условие проверяется по итогу контрагента. Контрагент с десятью продажами по 15 000 ₽ (итого 150 000 ₽) останется в отчёте целиком.

Сортировка «самые крупные сверху»

На вкладке Сортировка группировки добавьте ту же сумму с направлением «По убыванию». Получится рейтинг клиентов, а внутри каждого — товары в своём порядке, например по алфавиту.

Итоги, проценты и вычисляемые показатели в группах

Где включаются итоги

Итоги по группам считаются для ресурсов — числовых полей отчёта (сумма, количество, себестоимость). Для каждого ресурса в схеме уже задана формула итога, обычно Сумма.

Где выводить итоги, задают параметры вывода в Другие настройки (у отчёта целиком или у отдельной группировки):

• 📍 Расположение итогов — в начале группы, в конце, в начале и конце или не выводить.
• 📍 Расположение общих итогов по вертикали и горизонтали — нижняя строка «Итого».
• 📍 Расположение группировки — как вложенные уровни отделяются друг от друга.

Когда итог стоит в начале группы, строка контрагента сразу показывает его сумму. Это удобнее при свёрнутом отчёте: видно всё, не раскрывая плюсики.

Пользовательские поля: доля и разница

На вкладке Поля и сортировки (в расширенном виде) или через Изменить вариант отчета можно добавить пользовательское поле:

• Поле-выражение — формула из других полей. Например, наценка: Выручка - Себестоимость.
• Поле-выбор — значение по условиям, например «Крупный / Средний / Мелкий» в зависимости от суммы.

Пример расчёта: выручка 240 000 ₽, себестоимость 180 000 ₽. Поле-выражение даст 60 000 ₽ наценки, а доля наценки к выручке — 25 % (60 000 / 240 000).

Сохраняем сгруппированный отчёт в Excel

Базовый способ

1. Сформируйте отчёт с нужными уровнями.
2. Нажмите кнопку сохранения (значок дискеты) в командной панели отчёта или Ещё → Сохранить как.
3. В поле типа файла выберите Лист Microsoft Excel 2007 (*.xlsx).
4. Укажите имя и папку, нажмите Сохранить.

Группировки 1С переходят в Excel как структура строк: слева появляются плюсики и кнопки уровней 1, 2, 3. Нажатие на «1» свернёт отчёт до самых верхних итогов.

Что теряется при переносе

Если файл дальше пойдёт в сводную таблицу Excel или в загрузку в другую программу, уровни и шапка только мешают. Для такого случая лучше подготовить отдельный «плоский» вариант.

Плоская таблица для обработки в Excel

Чтобы получить в Excel обычную таблицу без вложенности:

1. На вкладке Структура удалите все группировки, кроме Детальные записи.
2. На вкладке Поля и сортировки отметьте поля, которые раньше были уровнями (контрагент, договор), — теперь они станут колонками.
3. В Оформление или Другие настройки отключите вывод заголовка и отборов, если они есть в параметрах.
4. Сформируйте и сохраните в xlsx.

В результате каждая строка содержит все значения, и Excel-фильтр по колонке «Контрагент» работает сразу.

Варианты отчётов: настроили один раз — пользуетесь всегда

Сохранение своего варианта

Настройки группировок по умолчанию живут только до закрытия отчёта или до сброса. Чтобы не собирать уровни каждый раз:

1. Настройте структуру, отборы и поля.
2. Ещё → Сохранить вариант отчета.
3. Дайте понятное имя: «Продажи по клиентам с отбором от 100 тыс.», а не «Мой вариант 2».
4. Укажите, кому доступен вариант: только вам или всем пользователям.

Переключаться между вариантами — Ещё → Выбрать вариант отчета или через список вариантов в разделе программы. Свои варианты попадают в панель отчётов раздела, где их можно найти по названию.

Два варианта на одну задачу

Удобная связка для бухгалтерии и руководителя:

• «Для просмотра» — с уровнями, итогами в начале групп, условным оформлением.
• «Для Excel» — плоская таблица, без заголовка, все аналитики колонками.

Один отчёт, один набор данных, но выгрузку не приходится каждый раз перестраивать руками.

Рассылка по расписанию

В конфигурациях на БСП из формы отчёта можно создать рассылку: программа сама сформирует нужный вариант и отправит файл xlsx на почту по расписанию. Для этого нужна настроенная учётная запись электронной почты в программе. Группировки в отправленном файле будут такими же, как в сохранённом варианте.

Стандартные бухгалтерские отчёты: ОСВ и анализ счёта

В 1С:Бухгалтерии 3.0 оборотно-сальдовая ведомость по счёту, анализ счёта и карточка счёта открываются кнопкой Показать настройки прямо в форме отчёта. Вкладки там свои: Группировка, Отбор, Показатели, Развернутое сальдо, Оформление.

На вкладке Группировка перечислены субконто счёта и другие разрезы. Флажками включаете нужные, стрелками меняете порядок. Например, для ОСВ по счёту 62: Контрагенты → Договоры → Документы расчётов.

У каждого разреза есть колонка выбора вида группировки — по элементам, по иерархии или только по иерархии. Смысл тот же, что в таблице про иерархию справочников выше.

Выгрузка в Excel — тем же Сохранить как → xlsx, и уровни ОСВ так же становятся свёрткой строк.

Частые вопросы