ТОРГ-12, УПД, транспортная накладная: как 1С работает с накладными

Накладная в 1С — это не отдельный документ программы, а печатная форма. В программе вы создаёте документ движения товара: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) при отгрузке или Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) при приходе. Проведение документа меняет остатки и делает проводки, а из меню Печать вы получаете нужный бланк: ТОРГ-12, УПД или транспортную накладную .

Отсюда главное правило работы с накладными в 1С: сначала правильный документ и вид операции, потом печать. Если остатки «поехали», искать ошибку нужно в документе, а не в бланке.

Какие накладные бывают и чем каждая закрывается в 1С

Одна и та же отгрузка может сопровождаться разными бумагами. Программа хранит одну операцию, а печатает к ней несколько форм.

📌 Немного о статусе форм:

• 📄 ТОРГ-12 — унифицированная форма Госкомстата. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: по закону № 402-ФЗ организация может утвердить свою форму, если в ней есть обязательные реквизиты. Но ТОРГ-12 по-прежнему самый привычный бланк для контрагентов.
• 🧾 УПД — заменяет пару «ТОРГ-12 + счёт-фактура». Его статус 1 означает «счёт-фактура и передаточный документ», статус 2 — только передаточный документ (например, у продавца без НДС).
• 🚚 ТН — форма из Правил перевозок грузов автомобильным транспортом. Нужна, когда товар везут машиной, неважно, своей или перевозчика.
• 🏭 М-11 — внутренний документ, к покупателям отношения не имеет.

Где найти документы накладных в разных конфигурациях

Пути в Бухгалтерии предприятия 3.0 и Управлении торговлей 11 отличаются: в УТ своя терминология и больше этапов.

В БП 3.0 у документов реализации и поступления в названии прямо перечислено, что из них печатается: акты, накладные, УПД. Это одна форма документа, вид операции выбирается при создании.

Как оформить накладную на продажу товара

Разберём БП 3.0 — там больше всего пользователей. Логика в УТ 11 та же, но реализацию там часто создают на основании заказа клиента.

Шаг 1. Создайте документ реализации

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид операции для товаров. Для услуг выбирают другой вид — тогда печатается акт, а не накладная.
3. Если покупателю уже выставлен счёт, удобнее создать реализацию на основании счёта: табличная часть заполнится сама.

Шаг 2. Заполните шапку

• 🏢 Организация и Склад — склад определяет, с каких остатков спишется товар.
• 👤 Контрагент и Договор — договор должен быть с видом «С покупателем», иначе расчёты попадут не на тот счёт.
• 📅 Дата — не раньше даты поступления этого товара. Иначе на дату отгрузки остатка не будет, и себестоимость не спишется.

Шаг 3. Заполните товары

Добавьте строки кнопкой Добавить или Подбор. В подборе видно остатки на складе — это защищает от продажи того, чего нет. Проверьте в каждой строке:

• 💰 цену и ставку НДС;
• 📦 единицу измерения (штуки, кг, упаковки);
• 🔢 количество — после подбора его часто правят вручную.

Шаг 4. Проведите документ

Нажмите Провести. В БП 3.0 сформируются проводки:

Если покупатель заплатил заранее, добавится зачёт аванса: Дт 62.02 Кт 62.01. Проверить проводки можно кнопкой Показать проводки и другие движения документа (значок Дт/Кт в командной панели).

Приходная накладная: как отразить поступление от поставщика

Когда товар приходит с бумажной накладной или УПД, в 1С вносят документ поступления. Принцип «переносим, что написано у поставщика» здесь главный.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление, вид операции — для товаров.
2. В поле Накладная (или Вх. номер / от) укажите номер и дату документа поставщика. Это не ваш номер документа, а номер с бумажного бланка — по нему потом ищут первичку.
3. Выберите склад, куда реально пришёл товар.
4. Заполните товары: количество, цену и сумму НДС переносите ровно как в накладной поставщика. Если сумма НДС отличается на копейки из-за округления — правьте её в строке, а не цену.
5. Если поставщик прислал УПД со статусом 1, внизу формы зарегистрируйте счёт-фактуру: укажите номер и дату, отметьте, что это УПД.
6. Нажмите Провести.

Проводки поступления в БП 3.0:

• 📥 Дт 41.01 Кт 60.01 — товар на складе по стоимости без НДС;
• 🧮 Дт 19.03 Кт 60.01 — входящий НДС;
• ✅ Дт 68.02 Кт 19.03 — принятие НДС к вычету, если в настройках стоит вычет при поступлении. Иначе вычет делают документом «Формирование записей книги покупок».

Если накладная пришла по ЭДО

Через 1С-ЭДО входящий УПД или ТОРГ-12 не нужно вбивать руками. Откройте входящий электронный документ, сопоставьте номенклатуру поставщика со своей (один раз — дальше 1С запомнит) и создайте поступление из него. Программа заполнит количество, цены, НДС и реквизиты счёта-фактуры.

Транспортная накладная: когда нужна и что заполнить

ТН не про бухгалтерию, а про перевозку. Её требуют, если груз везёт автомобиль — перевозчик или ваш собственный транспорт. Если покупатель забирает товар сам со склада, транспортная накладная обычно не нужна: хватит ТОРГ-12 или УПД.

Форма ТН утверждена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление Правительства № 2200). В ней четыре стороны: грузоотправитель, грузополучатель, перевозчик и водитель с автомобилем. 1С печатает её из документа реализации или перемещения, но только если эти данные заполнены.

Что проверить перед печатью ТН:

1. Грузоотправитель и грузополучатель. По умолчанию это организация и покупатель. Если товар отправляют со склада другой фирмы или на адрес не по юридическому адресу покупателя — укажите их явно в документе реализации.
2. Адрес доставки. Берётся из контактной информации контрагента. Проверьте, что фактический адрес заполнен.
3. Перевозчик, водитель, автомобиль. Эти данные вносят в документ перед печатью: в форме реализации есть отдельный блок о доставке. Без них графы ТН останутся пустыми.
4. Вес и количество мест. Вес берётся из карточки номенклатуры. Если там пусто — заполните вес у товаров, иначе в ТН будет ноль.

Старую форму ТТН 1-Т всё ещё печатают — например, по требованию покупателя или для отдельных грузов. Программа её поддерживает, но для автоперевозки основным документом сейчас считается ТН.

Печать, отправка и выгрузка накладных

Все формы печатаются из проведённого документа. Откройте реализацию и нажмите кнопку Печать — появится список доступных бланков.

Печать нескольких форм сразу

В меню Печать есть пункт Комплект документов. В нём отмечают, какие формы и в скольких экземплярах печатать: например, УПД в двух экземплярах и ТН в трёх. Настройку 1С запоминает, и в следующий раз комплект печатается одним нажатием.

Печатать можно и из списка: выделите несколько реализаций с зажатой Ctrl и нажмите Печать. Это удобно, когда в конце дня отгружено двадцать заказов.

Сохранение в файл

В открытой печатной форме есть кнопка сохранения (значок дискеты). Форматы:

• 📄 PDF — для отправки покупателю по почте;
• 📊 XLSX — если контрагенту нужно что-то сверить в таблице;
• 📝 MXL — внутренний формат 1С, открывается только в программах 1С.

Там же есть кнопка отправки по электронной почте — для неё нужна настроенная учётная запись в 1С.

Отправка по ЭДО

Если подключён 1С-ЭДО, в форме документа реализации появляется команда отправки электронного документа. 1С сформирует файл по формату ФНС, вы подпишете его электронной подписью и отправите. Статус обмена виден прямо в документе.

Как проверить движение товаров по накладным

После проведения документов полезно убедиться, что остатки и себестоимость сходятся. В БП 3.0 для этого хватает четырёх отчётов.

Как пользоваться:

1. Раз в месяц формируйте ОСВ по счёту 41 с отбором по складу. Ищите красные (отрицательные) остатки — это первый признак, что продали раньше, чем оприходовали.
2. Если в строке есть количество, но нет суммы (или наоборот) — откройте карточку счёта по этому товару. Обычно виновата накладная с нулевой ценой или неверной единицей измерения.
3. Отчёт «Продажи» покажет отгрузки с нулевой себестоимостью. Такая строка почти всегда означает, что товара на дату реализации не было на остатках.

Частые ошибки с накладными и как их исправить

Ещё три правила, которые пригодятся при закрытии месяца:

• 🔒 Не правьте документы закрытого периода. Если в 1С установлена дата запрета изменения, исправления вносят текущим периодом через корректировку, а не правкой старой реализации.
• 🔁 Не копируйте реализацию для повторной отгрузки, не проверив дату. Копия берёт дату создания, а цены и склад — из исходника. Если цены изменились, вы получите накладную со старыми ценами.
• 🧾 Не удаляйте ошибочную накладную сразу. Сначала пометьте на удаление и отмените проведение — так 1С покажет, на какие документы она ссылается (счёт-фактура, оплата, корректировка).

Частые вопросы