Регистрационный номер таможенной декларации в 1С: формат, справочник, счёт-фактура и прослеживаемость

Номер ГТД в 1С — это регистрационный номер таможенной декларации, по которой товар ввезён в Россию. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он хранится в справочнике «Номера таможенных деклараций», указывается в строке документа поступления рядом со страной происхождения и попадает в графу 11 счёта-фактуры при продаже. Чтобы колонка с номером вообще появилась, включите учёт импортных товаров: Главное → Функциональность → вкладка «Запасы».

Номер нужен не для красоты. Без него счёт-фактура на импортный товар оформлен с нарушением требований статьи 169 НК РФ, а по прослеживаемым товарам ФНС не сопоставит вашу продажу с партией ввоза и пришлёт требование о пояснениях.

Что такое номер ГТД и как он устроен

Аббревиатура ГТД (грузовая таможенная декларация) официально заменена на ДТ — декларацию на товары. В 1С и в обиходе бухгалтеров по-прежнему говорят «номер ГТД», поэтому в старых релизах колонки и справочники называются именно так. В новых встречаются «Номер декларации», «Рег. номер ДТ» или «РНПТ». Смысл один.

Регистрационный номер ДТ состоит из трёх частей через косую черту:

Полный номер: 10130090/150324/3012345. Пробелов, точек и букв в нём нет.

Для товаров, подлежащих прослеживаемости, используют РНПТ — регистрационный номер партии товара. Это номер ДТ плюс порядковый номер товара в декларации (3 цифры): 10130090/150324/3012345/001. В одной декларации может быть десяток товаров, и у каждого свой РНПТ.

Как включить учёт импортных товаров в 1С:Бухгалтерии

По умолчанию в новой базе колонок «Страна происхождения» и «Номер ГТД» в документах нет. Их открывает одна настройка:

1. Откройте Главное → Функциональность.
2. Перейдите на вкладку Запасы.
3. Установите флажок Импортные товары.
4. Если торгуете товарами из перечня прослеживаемых, на этой же вкладке включите учёт прослеживаемых товаров.
5. Закройте форму и переоткройте документы — колонки появятся в табличной части «Товары».

Если на вкладке флажок недоступен для снятия, значит, в базе уже есть документы с номерами деклараций. Это нормальная защита: программа не даёт выключить функциональность, которой уже пользуются.

Где найти номер ГТД в 1С

Есть четыре места, где номер декларации виден в программе. Выбирайте по задаче.

Справочник «Номера таможенных деклараций»

Все введённые номера собраны в одном справочнике. Быстрее всего открыть его из документа: в строке поступления нажмите на поле номера, выберите «Показать все». Альтернатива — Справочники и поиск по слову «таможен» в строке поиска раздела.

В карточке номера хранится сам номер и, в новых релизах, признак РНПТ. Здесь же удобно проверить дубли: если один номер введён дважды с разной записью (с пробелом и без), в списке это сразу заметно.

Строка документа поступления

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), выберите документ и посмотрите колонки «Страна происхождения» и «Номер ГТД» в табличной части. Если колонок нет — не включена функциональность из предыдущего раздела.

Документ таможенного оформления при собственном импорте

Если вы сами ввозите товар, в разделе Покупки есть документ «ГТД по импорту». В шапке указывается номер декларации, в табличной части — товары, таможенная стоимость, пошлина и НДС. Номер из этого документа и становится элементом справочника.

Движения документа

Чтобы понять, какой номер ушёл при продаже, откройте документ реализации и нажмите кнопку Дт/Кт («Показать проводки и другие движения документа»). Номер декларации виден в движениях по регистрам учёта, а не в бухгалтерских проводках: в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 41 его искать бесполезно.

Как заполнить номер ГТД при поступлении

Порядок зависит от того, кто ввёз товар: поставщик или вы сами.

Покупка у российского импортёра

1. Создайте поступление товаров, заполните номенклатуру и количество.
2. В каждой строке выберите страну происхождения. Это справочник «Страны мира» с кодом по ОКСМ, например 156 — Китай, 276 — Германия.
3. В поле номера ГТД создайте новый элемент и введите номер точно так, как он указан в графе 11 счёта-фактуры поставщика.
4. Если в одном счёте-фактуре товары по разным декларациям — разнесите их отдельными строками, даже если номенклатура одна.
5. Проведите документ и зарегистрируйте входящий счёт-фактуру.

Номер вводите один раз, а в следующих поступлениях выбирайте из справочника. Каждый новый «вручную набранный» вариант того же номера порождает дубль, и потом остатки по декларации расходятся.

Собственный импорт

При ввозе товара своими силами схема такая:

1. Оформите поступление товара от иностранного поставщика (страна происхождения, номер декларации в строках).
2. Создайте документ «ГТД по импорту» на основании поступления или отдельно.
3. Укажите номер декларации, таможню как контрагента, суммы пошлины, сбора и НДС.
4. Проведите документ и отразите оплату таможенных платежей.

Что сформирует программа в типовом случае:

НДС со счёта 19.05 принимают к вычету после уплаты и принятия товара к учёту — основанием служит сама декларация и платёжный документ, а не счёт-фактура.

Товар из стран ЕАЭС

Из Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии товар идёт без таможенного оформления, декларации на товары нет. Страну происхождения указывайте, а поле номера оставляйте пустым. Исключение — прослеживаемые товары: для них РНПТ присваивается после подачи в ФНС уведомления о ввозе, и этот номер заносят в поле декларации.

Номер ГТД при продаже и в счёте-фактуре

При реализации импортного товара номер декларации переходит в графы счёта-фактуры и УПД:

• 🌍 графа 10 — цифровой код страны происхождения;
• 🏷️ графа 10а — краткое наименование страны;
• 📄 графа 11 — регистрационный номер ДТ или РНПТ.

В документе Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) эти данные стоят в колонках строки. Если колонки пустые, после проведения они пустыми выйдут и в печатной форме.

Требование действует только для товаров, страна происхождения которых не Россия. Для отечественных товаров графы 10–11 не заполняются, в бумажной форме ставится прочерк.

Одна строка — одна декларация

Если на складе один и тот же товар из двух разных партий ввоза, в реализации его придётся показать двумя строками. Пример: продаёте 100 пылесосов, 60 из них пришли по 10130090/150324/3012345, 40 — по 10216100/020424/0045678. В счёте-фактуре будет две строки по 60 и 40 штук с разными номерами в графе 11.

Розница и услуги

В розничной продаже через кассу счёт-фактура не выставляется, номер декларации никуда не передаётся. Для услуг и работ графы 10–11 не заполняются.

Загрузка номеров ГТД без ручного ввода

Когда поставщик присылает накладную на 300 строк, набирать номера руками — гарантированные опечатки. Варианты, от простого к сложному:

Входящий электронный УПД — самый надёжный путь. В XML-файле УПД есть отдельные элементы для страны происхождения и номера декларации, и при загрузке документа в 1С они попадают в строки поступления без перепечатки.

Номер ГТД, прослеживаемость и вопросы от ФНС

Ошибка в номере декларации сама по себе не лишает покупателя вычета НДС, если она не мешает идентифицировать продавца, товар, стоимость и налог. Но у прослеживаемых товаров ставки выше.

Для товаров из перечня прослеживаемости РНПТ проходит через всю цепочку:

• 📥 при ввозе номер присваивается партии;
• 📤 в каждом электронном счёте-фактуре или УПД указываются РНПТ, единица измерения и количество в единицах прослеживаемости;
• 📊 в декларации по НДС (книги покупок и продаж) эти данные передаются построчно;
• 🧾 при выбытии вне счёта-фактуры (розница, экспорт, списание) подаётся отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами.

Если РНПТ в продаже не совпадает с тем, что пришло в поступлении, ФНС получает расхождение и присылает требование о пояснениях. Типичная причина — продали товар с номером другой партии, потому что в 1С остатки по декларациям разъехались из-за дублей в справочнике.

Как проверить остатки по номерам перед отчётом

Перед закрытием квартала сравните: сколько товара пришло по каждой декларации и сколько ушло. Если ушло больше, чем пришло, в учёте ошибка. Для прослеживаемых товаров в 1С:Бухгалтерии есть специальные отчёты по остаткам в разрезе РНПТ — их удобно искать в разделе Отчёты по слову «прослеживаем».

Частые ошибки с номером ГТД и как их избежать

Ещё три промаха, которые не видно сразу:

• ❌ Указать номер для товара российского производства. Если поставщик по ошибке поставил номер ДТ для отечественного товара, уточните у него, а не переносите дальше.
• ❌ Исправлять номер в закрытом периоде без перевыставления документов. Исправленный в базе номер не меняет счёт-фактуру, уже переданную покупателю: нужен исправительный документ.
• ❌ Склеивать строки разных деклараций при загрузке. Одна строка с суммарным количеством по двум номерам — прямой путь к расхождению остатков.

Частые вопросы