Учётные записи сотрудников в 1С 8.3: от новой карточки до контроля действий

Список пользователей в типовых конфигурациях 1С 8.3 открывается по пути Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи. Там создают учётные записи, задают пароль и способ входа, а права выдают не галочками в карточке, а включением человека в группу доступа с нужным профилем.

Новый сотрудник ждёт доступ, бухгалтер видит лишние организации, кто-то удалил документ, а найти виновного не выходит. Все эти задачи решаются в одном месте: в списке пользователей и связанных с ним настройках. Ниже порядок, который работает в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1 и Управлении торговлей 11.

Как устроены пользователи и права в 1С 8.3

В 1С два уровня пользователей, и путаница между ними порождает половину проблем.

В типовых конфигурациях на Библиотеке стандартных подсистем (БСП) обе сущности связаны. Вы работаете с карточкой справочника, а программа сама создаёт и обновляет пользователя информационной базы.

Права собираются из трёх элементов:

• 🧩 Роль — набор разрешений на объекты метаданных: читать документ, проводить, удалять. Роли задаёт разработчик конфигурации.
• 📦 Профиль группы доступа — готовый комплект ролей под типовую должность. В Бухгалтерии есть, например, профили «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор».
• 👥 Группа доступа — профиль плюс конкретные люди плюс ограничения (по организациям, складам и т. п.). Человек получает права только через членство в группе.

У одного пользователя может быть несколько групп. Права складываются: если одна группа разрешает проводить документы, а другая только читать, проводить он сможет.

Пути к спискам в основных конфигурациях совпадают:

Создание пользователя в 1С: порядок действий

Заводите сотрудников в режиме 1С:Предприятие, а не в Конфигураторе. Пользователь, созданный только в Конфигураторе, не попадёт в справочник и не получит прав через группы доступа.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи и нажмите Создать.
2. Заполните Полное имя — так человек будет виден в документах и в журнале регистрации.
3. Укажите Физическое лицо и Подразделение, если они ведутся. В ЗУП связь с физлицом нужна для кадровых сценариев и личного кабинета.
4. Проверьте, что включён флажок Вход в программу разрешён. Без него карточка существует, но войти по ней нельзя.
5. В поле Имя (для входа) задайте короткий логин латиницей или кириллицей без пробелов, например ivanova.
6. Нажмите кнопку установки пароля и введите временный пароль. Включите требование сменить пароль при первом входе.
7. Отметьте Показывать в списке выбора, если сотрудник будет выбирать себя из выпадающего списка при запуске. Для больших баз флажок лучше снять: список из 80 фамилий только мешает.
8. Запишите карточку и перейдите по ссылке Права доступа (или в группы доступа). Включите пользователя в одну или несколько групп.
9. Нажмите Записать и закрыть и попросите сотрудника войти, чтобы проверить права.

Когда новичок приходит на место ушедшего коллеги, используйте копирование. Выделите карточку старого сотрудника и скопируйте её: группы доступа перейдут в новую запись. Внешний вид рабочих мест, отборы и варианты отчётов переносятся отдельно, через Настройки пользователей и прав → Копирование настроек.

Настройка входа: пароли, Windows и защита учётных записей

Способ аутентификации выбирается в карточке пользователя. Вариантов три.

Для входа через Windows укажите пользователя ОС в формате \\ДОМЕН\Логин, например \\OFFICE\ivanova. Если оставить включённым и вход по паролю 1С, сотрудник сможет войти и так, и так. Это удобно на переходном этапе, но в итоге одну лазейку лучше закрыть.

Правила для паролей

Общие требования задаются в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Настройки входа. Что стоит включить:

• 🔒 минимальную длину пароля — разумный ориентир от 8 символов;
• 🔒 проверку сложности: буквы разного регистра, цифры, спецсимволы;
• 🔒 срок действия пароля, например 90 дней, и запрет повторять последние пароли;
• 🔒 ограничение для неактивных учётных записей: вход блокируется, если человек не заходил заданное число дней.

Отдельно настройки можно задать для внешних пользователей, если они есть в базе.

Защита на уровне платформы

Пароль из настроек входа защищает базу, только если к самим файлам нет свободного доступа. Для файловой базы ограничьте права на папку с файлом 1Cv8.1CD в Windows: читать и писать в неё должны только те, кто реально работает в программе. Для клиент-серверной базы задайте администратора кластера и администратора базы в консоли сервера 1С, иначе любой пользователь консоли сможет удалить базу или поменять её параметры.

Ограничение прав на уровне записей: доступ к отдельным организациям

Профиль отвечает на вопрос «какие документы видит пользователь». Ограничение на уровне записей (RLS) отвечает на вопрос «какие именно записи этих документов». Типичный пример: бухгалтер ведёт две организации из пяти и не должен видеть остальные.

Как включить:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Установите флажок Ограничивать доступ на уровне записей. В крупной базе первое заполнение служебных данных идёт в фоне и может занять заметное время.
3. Откройте Группы доступа и выберите группу, которой нужны ограничения.
4. На вкладке ограничений выберите вид доступа (например, «Организации») и режим: разрешены все, кроме указанных, или запрещены все, кроме указанных.
5. Добавьте в список нужные значения и запишите группу.

Что можно ограничивать, зависит от конфигурации и профиля. В Бухгалтерии чаще всего ограничивают организации, в Управлении торговлей — ещё склады и группы партнёров, в ЗУП — организации и подразделения. Если в профиле вид доступа не предусмотрен, на вкладке группы его не будет.

Проверить итог удобно отчётом по правам из карточки пользователя: он показывает, какие объекты пользователь читает и меняет и какие ограничения действуют. Лучшая проверка — войти под этим пользователем с временным паролем и открыть список документов.

Контроль действий пользователей и журнал регистрации

Журнал регистрации фиксирует входы, изменения документов, удаления и ошибки. Открыть его можно двумя способами:

• в режиме 1С:Предприятие: Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации (в Бухгалтерии ссылка находится в группе отчётов администратора);
• в Конфигураторе: Администрирование → Журнал регистрации.

Как найти, кто изменил документ:

1. Откройте журнал и нажмите Установить отбор.
2. Задайте период, при необходимости пользователя и события «Данные. Изменение» и «Данные. Удаление».
3. В колонке данных найдите нужный документ. Двойной щелчок открывает запись с компьютером, приложением и сеансом.

Для расследований по самим учётным записям отберите события группы «Пользователи»: создание, изменение и удаление пользователя видны там. Неудачные попытки входа ищите среди событий аутентификации сеанса.

Уровень детализации задаётся в Конфигураторе: Администрирование → Настройка журнала регистрации. Там же выбирают, как делить журнал на файлы и сокращать старые записи. Режим «Регистрировать ошибки» экономит место, но изменений документов вы уже не увидите. Для бухгалтерской базы оставляйте регистрацию всех событий.

Кто работает в базе прямо сейчас, показывает список Активные пользователи (Администрирование → Обслуживание или в Конфигураторе Администрирование → Активные пользователи). Перед обновлением загляните туда: завершение чужого сеанса оборвёт работу сотрудника, и несохранённый документ пропадёт.

Увольнение сотрудника и порядок в списке

Не удаляйте карточку ушедшего сотрудника. На неё ссылаются документы в поле «Ответственный», записи журнала, история изменений. Удаление портит эту связь.

Правильный порядок:

1. Откройте карточку пользователя.
2. Установите флажок Недействителен. Программа снимет разрешение на вход и уберёт человека из группы доступа.
3. Запишите карточку.

Недействительные пользователи по умолчанию скрыты в списке. Включить их показ можно в меню Ещё списка.

Раз в квартал полезно пройти по списку и сверить его с кадровым составом. Готовый перечень для проверки:

Общие логины особенно вредны: журнал покажет «Бухгалтер», а кто из троих провёл документ, уже не узнать.

Частые проблемы с пользователями и их решение

Если доступ администратора утерян

Ситуация опасная: пароль единственного администратора забыт, и сменить права некому. Рабочие варианты:

• попросить другого пользователя с административной ролью сменить пароль;
• восстановить базу из резервной копии, сделанной до утраты пароля, и перенести изменения;
• обратиться к партнёру 1С, который обслуживает вашу базу.

Сторонние «сбросы паролей» из интернета правят файлы базы напрямую. Перед любыми такими экспериментами сделайте полную копию базы и учтите, что ошибка в этой операции может сделать базу нечитаемой.

Частые вопросы