Свёртка данных в 1С 8.3: база, табличные части, запросы и отчёты

Свертка в 1С — это объединение множества записей в меньшее число итоговых строк с сохранением сумм. Под этим словом в 1С понимают три разные вещи: свертку информационной базы (старые документы заменяются остатками на дату), свертку строк в табличной части, таблице значений или запросе (одинаковые позиции сливаются в одну строку с суммой количества) и свертку группировок в отчёте (детали скрываются, видны только итоги).

В торговых конфигурациях чаще всего встречаются первые два вида. Свертку базы делают, когда файл разросся до десятков гигабайт и отчёты за год формируются минутами. Свертку строк — когда в накладной пять раз подряд стоит один и тот же товар и покупатель просит «одну строку на позицию».

Три вида свертки и чем они отличаются

Прежде чем что-то сворачивать, определите, о какой свертке идёт речь. Последствия у них несопоставимые.

Как устроена свертка информационной базы

Механизм простой по идее. Выбирается дата свертки, например 01.01 текущего года. Программа фиксирует остатки по регистрам на эту дату: товары на складах, взаиморасчёты с контрагентами, деньги, партии. Затем создаёт служебные документы ввода остатков с этими значениями и удаляет все документы, датированные раньше.

После свертки база «начинается» с даты свертки. Остатки на конец периода сходятся с прежними, а обороты и детальная история за прошлые годы пропадают.

Где найти свертку в типовых конфигурациях

• 📦 1С:Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2, ERP 2 — встроенная обработка «Свертка информационной базы» в разделе НСИ и администрирование → Администрирование, на панели обслуживания. Если в вашем релизе панель выглядит иначе, найдите команду через поиск по интерфейсу по слову «свертка».
• 📊 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 — привычный путь при разросшейся базе другой: новая база на начало года с переносом остатков. Перед работой проверьте поиском по командам, нет ли свертки в вашем релизе.
• 🗂️ Старые конфигурации на 8.2 и обычных формах — свертку делали внешней обработкой. Её поведение зависит от версии конкретной обработки, поэтому здесь только общий совет: тестовый прогон на копии обязателен.

Порядок свертки базы

1. Договоритесь с бухгалтерией о дате свертки. Обычно это начало года, за которым все периоды закрыты и отчётность сдана.
2. Сделайте резервную копию: Конфигуратор → Администрирование → Выгрузить информационную базу (файл .dt) или штатный бэкап СУБД для клиент-серверной базы.
3. Разверните копию в отдельную базу и выполните свертку на ней.
4. Сформируйте на копии контрольные отчёты на дату свертки и сравните с рабочей базой (подробно — в разделе про проверку ниже).
5. Если цифры совпали, повторите свертку на рабочей базе в нерабочее время, когда пользователи вышли из программы.
6. Выполните тестирование и исправление с пересчётом итогов (раздел про оптимизацию).

Свертка строк в табличных частях и печатных формах

Типичная ситуация: менеджер подбирал товар несколькими заходами, и в реализации один артикул встречается трижды. Типовые документы такие строки сами не объединяют — каждая строка остаётся отдельной и в документе, и в печатной форме.

Объединить можно двумя путями.

Вариант 1. Свернуть строки в самом документе

Подходит, когда строки действительно одинаковые и их дробление ничего не значит. Делается через таблицу значений на сервере:

&НаСервере
Процедура СвернутьТоварыНаСервере()
    ТЗ = Объект.Товары.Выгрузить();
    ТЗ.Свернуть("Номенклатура, Характеристика, Цена, СтавкаНДС",
                "Количество, Сумма, СуммаНДС");
    Объект.Товары.Загрузить(ТЗ);
КонецПроцедуры

Метод Свернуть() принимает две строки через запятую:

• 🔑 колонки группировки — строки сливаются, только если значения во всех этих колонках равны;
• ➕ колонки суммирования — их значения складываются.

Все остальные колонки из таблицы удаляются. При загрузке обратно в табличную часть они получат пустые значения. Отсюда главное правило: перечислите в группировках все реквизиты, которые должны сохраниться, — склад, единицу измерения, серию, назначение, если они есть в вашей табличной части.

Такой код размещают в расширении конфигурации и выводят на форму документа кнопкой, а не правят типовую конфигурацию. После свертки документ нужно перепровести.

Вариант 2. Свернуть строки только в печатной форме

Если документ должен остаться как есть (например, строки различаются по сериям, а покупатель хочет видеть одну строку), сворачивают данные на этапе печати. Программист в расширении берёт результат запроса для печатной формы и сворачивает его перед выводом. Документ и движения по регистрам не меняются.

Почему свертка работает некорректно

Большинство жалоб «свертка не сработала» или «после свертки всё поехало» сводится к нескольким причинам.

Отдельный случай — распределённые базы. Если рабочая база — узел обмена (РИБ или обмен с бухгалтерией), свертка в одном узле без согласования с другими ломает синхронизацию: удалённые документы пытаются прийти обратно или выгрузиться как удаление. Перед сверткой такой базы остановите обмен и проверьте, как ваша конфигурация обрабатывает свертку в узлах.

Свертка в регистрах, запросах и отчётах

В регистрах накопления

Регистры остатков хранят не только движения, но и таблицу итогов — фактически уже свёрнутые данные по периодам. Благодаря этому остаток на дату программа получает без перебора всех движений. Свертка базы опирается именно на эти итоги: остатки регистра на дату становятся строками документов ввода остатков.

В запросах

В языке запросов свертка — это СГРУППИРОВАТЬ ПО с агрегатными функциями:

ВЫБРАТЬ
    Товары.Номенклатура КАК Номенклатура,
    СУММА(Товары.Количество) КАК Количество,
    СУММА(Товары.Сумма) КАК Сумма
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг.Товары КАК Товары
ГДЕ
    Товары.Ссылка = &Документ
СГРУППИРОВАТЬ ПО
    Товары.Номенклатура

Все поля, которые выбираются без агрегатной функции, обязаны стоять в СГРУППИРОВАТЬ ПО, иначе запрос не выполнится.

В отчётах на СКД

Торговые отчёты — «Валовая прибыль», «Остатки товаров», «Продажи» — строятся на системе компоновки данных. Свернуть их можно на двух уровнях.

• 👁️ На экране. Слева от табличного документа отчёта выводятся маркеры группировок «плюс/минус», а сверху — кнопки с номерами уровней. Нажмите кнопку уровня 1, и отчёт покажет только верхние группы с итогами. Данные при этом не меняются.
• ⚙️ В структуре отчёта. Через Настройки отчёта (расширенный режим) можно убрать лишнюю группировку, например по характеристикам или документам, и тогда отчёт сразу формируется в свёрнутом виде. Сохраните вариант отчёта, чтобы не повторять настройку.

Как исправить свертку вручную или отменить её

Действия зависят от вида свертки.

Свертка группировок в отчёте. Отмена мгновенная: кнопка последнего уровня или маркеры «плюс» раскрывают всё обратно. Если отчёт сохранён в свёрнутой структуре — верните группировку в настройках или выберите стандартный вариант отчёта.

Свертка строк в документе. Обратной операции у метода Свернуть() нет. Варианты:

1. Если в базе включена история изменений объектов, откройте предыдущую версию документа и восстановите табличную часть из неё.
2. Если истории нет — разбейте строки вручную: уменьшите количество в объединённой строке и добавьте нужные строки заново, затем перепроведите документ.
3. Для массовой ошибки (свернули сотни документов обработкой) надёжнее восстановить базу из копии, сделанной до обработки.

Свертка информационной базы. Отмена — только восстановление из копии до свертки. Если копии нет, а остаток после свертки неверный, его корректируют:

• ✏️ правкой созданных сверткой документов ввода остатков — они обычные документы, их можно открыть, исправить строку и перепровести;
• 📋 инвентаризацией товаров с оформлением излишков и недостач — если расхождение по складу подтверждено пересчётом;
• 🤝 актом сверки с контрагентом и корректировкой долга — если расхождение по взаиморасчётам.

Как ускорить работу со свёрнутыми и большими данными

Свертка — крайняя мера. Часто базу удаётся ускорить без удаления истории.

Управление итогами

Открывается через Функции для технического специалиста → Стандартные → Управление итогами (пункт «Все функции» включается в настройках программы). Там задают период рассчитанных итогов и пересчитывают итоги регистров. Для оборотных регистров на этой же форме управляют агрегатами — заранее посчитанными свёрнутыми данными для быстрых отчётов.

Тестирование и исправление после свертки

После свертки в таблицах базы остаётся пустое место от удалённых записей. Его возвращают так:

1. Предупредите пользователей: им нужно выйти из базы, сеансы будут недоступны на время операции.
2. Откройте Конфигуратор → Администрирование → Тестирование и исправление.
3. Отметьте «Пересчет итогов» и, для файловой базы, «Сжатие таблиц информационной базы».
4. Запустите проверку и дождитесь завершения.

Для клиент-серверной базы место освобождают средствами СУБД — это задача администратора сервера.

Как проверить результат свертки

Проверка занимает полчаса и снимает почти все споры после свертки. Сформируйте одни и те же отчёты на дату свертки в копии до свертки и в базе после неё:

• 📦 остатки товаров по складам — количество и сумма;
• 💰 остатки денежных средств по кассам и счетам;
• 🤝 задолженность покупателей и поставщикам в разрезе контрагентов;
• 🧾 себестоимость остатков, если ведётся партионный учёт.

Цифры должны совпасть до копейки. Расхождение даже в одной позиции — повод найти причину на копии, а не переносить ошибку в рабочую базу. Удобно выгрузить оба отчёта в табличный документ и сравнить построчно.

Частые вопросы