Товарно-транспортная и транспортная накладная в 1С

Печать товарно-транспортной накладной в 1С:Бухгалтерии 3.0 открывается из документа Реализация (акты, накладные, УПД) по кнопке Печать — отдельного документа «ТТН» в программе нет. И первая же развилка, на которой путаются: ТТН (форма 1-Т) и транспортная накладная — это два разных бланка, а не одно и то же, хотя сокращение часто используют вперемешку.

ТТН по форме 1-Т почти два десятка лет как перестала быть обязательной для подтверждения расходов. Для перевозки груза автотранспортом сегодня нужна транспортная накладная по Правилам перевозок — её и спрашивают при проверке. Ниже разберём, какой бланк за что отвечает, где каждый лежит в 1С, что настроить для автозаполнения транспортного раздела, какие проводки формирует документ и на чём обычно спотыкаются.

Три документа, которые путают: ТОРГ-12, 1-Т и транспортная накладная

Все три сопровождают отгрузку товара, но закрывают разные вещи.

• 📦 Товарная накладная ТОРГ-12 — подтверждает переход товара от продавца к покупателю. Это первичный бухгалтерский документ отпуска и приёмки. О перевозке в ней ни слова.
• 🚚 Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т) — унифицированный бланк из постановления Госкомстата № 78. В ней два раздела: товарный (что везём) и транспортный (на чём, кто водитель, откуда и куда). С 2013 года её применение не обязательно, но бланк остался и им пользуются при доставке собственным транспортом.
• 🧾 Транспортная накладная (ТН) — документ из Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление Правительства РФ № 2200). Подтверждает договор перевозки. Если груз везёт сторонний перевозчик, именно транспортная накладная обязательна — без неё расходы на доставку налоговая снимает первыми.

Проще держать в голове так: ТОРГ-12 — про товар, транспортная накладная — про перевозку, а 1-Т — старый бланк, который объединял и то и другое. Отдельно стоит УПД: он заменяет ТОРГ-12 вместе со счётом-фактурой, но перевозку не закрывает.

Какой документ оформить под вашу поставку

Выбор зависит от того, кто везёт груз и зачем контрагенту бумага.

Где в 1С взять печать 1-Т и транспортной накладной

Все бланки формируются из одного документа. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь такой:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Создайте или откройте нужный документ отгрузки, заполните номенклатуру, количество, цены и проведите его.
3. Нажмите Печать в командной панели.
4. В выпавшем списке печатных форм выберите нужную: Товарно-транспортная накладная (1-Т) или Транспортная накладная. Рядом будут Товарная накладная (ТОРГ-12) и Универсальный передаточный документ.

Набор форм в списке зависит от релиза конфигурации. Если транспортной накладной в перечне нет, проверьте, что конфигурация обновлена до актуального релиза — форму вводили и дорабатывали вслед за изменениями Правил перевозок.

В 1С:Управление торговлей 11 логика та же: печать вызывается из документа реализации, список форм открывается по кнопке Печать. Термины карточек в УТ отличаются от бухгалтерии, но сам принцип — «одна отгрузка, несколько печатных форм» — общий.

Что настроить, чтобы транспортный раздел заполнялся сам

Товарную часть 1С берёт из табличной части документа. А вот транспортный раздел — адреса, грузоотправитель, грузополучатель — программа подтягивает из справочников. Если они пустые, бланк придётся дозаполнять руками каждый раз.

Что стоит заполнить заранее:

• 🏢 Грузоотправитель и грузополучатель. По умолчанию это ваша организация и покупатель. Если товар отгружают с чужого склада или получает третье лицо — укажите их на вкладке Дополнительно (или в поле Грузоотправитель/Грузополучатель) документа реализации.
• 📍 Адреса погрузки и разгрузки. Берутся из карточки контрагента и из сведений об организации. Заполните фактические адреса складов в Справочники → Контрагенты и в карточке своей организации, иначе пункты погрузки и разгрузки в накладной останутся пустыми.
• 🚛 Данные перевозчика, автомобиля и водителя. Эти поля в справочниках обычно не хранятся и вводятся при печати — 1С покажет форму для их заполнения перед выводом бланка. Держите под рукой марку и госномер машины, ФИО водителя, реквизиты перевозчика.

Один раз заполненные адреса и реквизиты контрагентов экономят время на каждой следующей отгрузке — программа подставит их автоматически.

Как сформировать транспортную накладную по шагам

Разберём на примере отгрузки товара покупателю с привлечением перевозчика.

1. В Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) создайте документ, выберите контрагента и договор.
2. Заполните табличную часть: номенклатуру, количество, цену. Проверьте ставку НДС и счета учёта.
3. Проведите документ кнопкой Провести.
4. Нажмите Печать → Транспортная накладная.
5. В открывшейся форме заполните транспортный раздел: перевозчик, автомобиль (марка, госномер), водитель, пункты погрузки и разгрузки, масса и объём груза, число грузовых мест.
6. Укажите условия перевозки: кто оплачивает, сроки доставки, объявленную стоимость груза (если нужна).
7. Проверьте собранную печатную форму на экране и отправьте на принтер или сохраните.

Транспортную накладную подписывают грузоотправитель и перевозчик при приёме груза, грузополучатель — при выдаче. Количество экземпляров — по числу участников, обычно три.

Сам бланк транспортной накладной делится на блоки, и 1С выводит их в той же логике. Что в нём обязательно должно быть заполнено:

• Грузоотправитель и грузополучатель — наименования, адреса, контакты сторон.
• Груз — наименование, масса брутто, число грузовых мест, вид тары, маркировка, при необходимости объявленная ценность.
• Сопроводительные документы — ссылка на ТОРГ-12, УПД, сертификаты, паспорта качества, которые едут вместе с грузом.
• Приём и сдача груза — адреса пунктов погрузки и разгрузки, даты и время подачи транспорта.
• Перевозчик и транспортное средство — реквизиты перевозчика, тип, марка и госномер машины, данные водителя.
• Условия перевозки и стоимость услуг — кто оплачивает доставку, сроки, особые условия, цена перевозки.

Пустые блоки — главная причина, по которой накладную не принимают. Если данных по какому-то полю на момент отгрузки нет (например, точная стоимость услуг перевозчика ещё не определена), это оговаривается в условиях, а не оставляется молча пустым.

Какие проводки формирует документ

Сразу снимем частый вопрос: ни товарно-транспортная, ни транспортная накладная сами по себе проводок не делают. Это печатные формы. Проводки в бухучёте создаёт документ Реализация (акты, накладные, УПД), из которого вы их печатаете.

При обычной продаже товара 1С:Бухгалтерия формирует:

Если доставку оплачивает перевозчик по отдельному договору, его услуги вы проводите своим документом Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги», и на транспортную накладную это не влияет — она только сопровождает груз.

Расходы на доставку относят на счёт 44 (расходы на продажу) либо включают в стоимость товара на счёт 41 — зависит от учётной политики и условий договора. Это решение принимают до отгрузки, бланк накладной его не определяет.

Печать, сохранение и отправка контрагенту

После того как форма собрана на экране, доступны обычные действия печати 1С:

• 🖨 На принтер — кнопка Печать в окне сформированного бланка.
• 📄 В файл — кнопка Сохранить позволяет выгрузить накладную в PDF или в табличный формат (.xlsx, .mxl).
• ✉️ По электронной почте — из окна печати можно сразу приложить PDF к письму.

Транспортную накладную с 2022 года можно оформлять электронно — через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Электронный документ подписывают усиленной квалифицированной подписью и передают через оператора, подключённого к системе. Если вы работаете с ЭДО, уточните у своего оператора, поддерживает ли он формат электронной транспортной накладной — тогда отдельно печатать бумажный бланк не нужно.

Частые ошибки при оформлении

Что чаще всего приводит к переделке документов и вопросам на проверке:

Отдельная частая путаница — число экземпляров. Транспортная накладная составляется минимум в трёх экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Если вы отдали перевозчику единственный подписанный бланк, своего экземпляра у вас не останется.

Частые вопросы