Как заказ клиента управляет резервом, оплатой и отгрузкой в 1С:УТ 11 и ERP

Заказ клиента в 1С — это документ-намерение: клиент хочет купить такие-то товары по такой-то цене к такой-то дате. Он есть в «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация 2» и ERP. Открывается через Продажи → Оптовые продажи → Заказы клиентов. Сам заказ ничего не списывает со склада и не формирует бухгалтерских проводок. Он резервирует товар, задаёт график оплаты и служит основанием для счёта, реализации и закупки.

Если на складе 100 штук, а под заказы зарезервировано 70, менеджер увидит свободными только 30. Ради этого заказ и заводят: чтобы два продавца не продали одну и ту же коробку.

Заказ клиента и заказ покупателя: одно ли это и чем отличаются

По смыслу это один и тот же документ, но в разных поколениях программ. Название зависит от конфигурации:

В УТ 11 документ переименовали не косметически. Логика стала другой:

• 📦 Резерв задаётся по каждой строке через вариант обеспечения, а не одной галкой на весь документ.
• 💳 Оплата идёт по этапам графика: предоплата до обеспечения, предоплата до отгрузки, кредит после отгрузки.
• 🚦 Жизнью документа управляет статус, а не только флажок «Проведён».
• 🔗 Заказ связан с соглашением с клиентом: оттуда подтягиваются цены, скидки, условия оплаты.

Включение заказов клиентов и их статусы

По умолчанию заказы могут быть выключены. Включают их в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. В группе оптовых продаж отметьте флажок использования заказов клиентов. Там же настраивается, можно ли проводить одну реализацию по нескольким заказам.

После включения в документе появляется поле «Статус». В УТ 11.4 и ERP 2.4–2.5 их четыре:

Кроме статуса, программа сама вычисляет состояние заказа: «ожидается предоплата», «ожидается обеспечение», «готов к отгрузке», «в процессе отгрузки» и т. п. Статус ставит человек, состояние считает 1С по фактам: пришли ли деньги, хватает ли товара.

Варианты обеспечения в заказе клиента: что выбрать для строки

Это центральная настройка документа. В табличной части «Товары» у каждой строки есть колонка с вариантом обеспечения. Заполнить её разом помогает команда «Заполнить обеспечение» над табличной частью: она проверяет остатки и подбирает вариант для каждой строки.

Набор вариантов зависит от релиза и включённых опций. Обособленное обеспечение, например, доступно не во всех настройках.

Как резервирование по заказу клиента влияет на склад

Резерв — это не движение товара. Физически коробка стоит на месте, остаток в ведомости по складу не меняется. Уменьшается свободный остаток.

Пример. На складе «Основной» 100 штук кабеля. Пришли два заказа:

1. Заказ № 15 на 40 штук, вариант «Резервировать на складе».
2. Заказ № 16 на 30 штук, тот же вариант.

Итог: на складе 100, в резерве 70, свободно 30. Третий менеджер, оформляя заказ на 50 штук, сможет поставить резерв только на 30. Оставшиеся 20 пойдут в «Обеспечивать» или «Резервировать к дате».

Посмотреть картину удобно в отчёте «Остатки и доступность товаров» в разделе Склад и доставка. Он показывает остаток, резерв и доступное количество по каждому складу.

Что снимает резерв:

• ✅ проведённая реализация по заказу — резерв переходит в отгрузку;
• ✅ статус «Закрыт» — неотгруженные резервы освобождаются;
• ✅ отметка «Отменено» в строке с указанием причины отмены;
• ✅ смена варианта обеспечения на «Не обеспечивать».

Простое удаление строки или пометка заказа на удаление без отмены проведения — плохая привычка. Пока документ проведён, его резерв держится. Корректный путь — отменить строки или закрыть заказ.

Отдельно про вариант «Резервировать к дате». Здесь резерв ложится не на остаток, а на будущий приход: на заказ поставщику с датой поступления. Если поставщик сдвинул срок, сдвигается и возможная дата отгрузки клиенту. Поэтому при задержке поставки обновите дату в заказе поставщику, а потом ещё раз заполните обеспечение в заказе клиента. Иначе менеджер пообещает клиенту дату, которой уже нет.

Обособленное обеспечение работает жёстче. Товар, закупленный под конкретный заказ, другие заказы не видят как свободный, даже если он лежит на складе. Это удобно для позиций под спецификацию клиента, но требует дисциплины: при отказе клиента обособление нужно снять, иначе товар зависнет.

При ордерной схеме склада вариант «Отгрузить» даёт кладовщику сигнал: по заказу можно собирать. Дальше склад оформляет расходный ордер, а менеджер — реализацию. Последовательность этих двух документов задаётся настройками склада.

Оплата, счёт и реализация на основании заказа клиента

Заказ клиента — центр цепочки документов. Почти всё вводится на его основании кнопкой «Создать на основании».

Типичная цепочка в УТ 11:

1. Заказ клиента — товары, цены, график оплаты.
2. Счёт на оплату — печатная форма для клиента. Можно печатать и прямо из заказа.
3. Поступление денег — банковская выписка или приходный кассовый ордер с указанием заказа в расшифровке платежа.
4. Реализация товаров и услуг — отгрузка, счёт-фактура, проводки в регламентированном учёте.

Связь с деньгами держится на порядке расчётов. Он задаётся в соглашении или договоре с клиентом. Варианты: расчёты по заказам, по накладным или по договорам.

• 💰 По заказам — оплата привязывается к конкретному заказу. Видно, оплачен ли именно он. Предоплата до обеспечения блокирует резерв, пока деньги не пришли.
• 📄 По накладным — долг считается по реализациям, заказ лишь планирует.
• 📑 По договорам — общий долг по договору без разбивки по документам.

График оплаты в заказе состоит из этапов. Пример: заказ на 120 000 ₽, этап 1 — предоплата до отгрузки 50 % (60 000 ₽), этап 2 — кредит после отгрузки 50 % (60 000 ₽) с отсрочкой 10 дней. Пока не пришли первые 60 000 ₽, состояние заказа будет «ожидается предоплата». Отгрузить его не получится.

Бухгалтерию заказ не трогает. Проводки по счетам 62, 90, 41 появятся только после реализации и обработки документов для регламентированного учёта.

Контроль исполнения заказов: отчёты и рабочие места

Сам список «Заказы клиентов» уже даёт много. Добавьте в него колонки состояния, суммы оплаты и отгрузки — и он заменяет отдельный отчёт. Отфильтруйте по состоянию «Ожидается предоплата», и у вас список клиентов, которым нужно звонить.

Что ещё помогает:

• 📊 Структура подчинённости — кнопка в форме заказа или в его меню. Показывает все документы, введённые на основании: счета, оплаты, реализации, ордера.
• 📈 Ведомость расчётов с клиентами — долг и авансы, в том числе в разрезе заказов при расчётах по заказам.
• 📦 Остатки и доступность товаров — резервы и свободные остатки.
• 🛒 Обеспечение потребностей в разделе Закупки — строки с вариантом «Обеспечивать» превращаются в заказы поставщикам.

Хорошая привычка — раз в неделю проходить по заказам старше месяца. Там обычно копятся «вечные» резервы: клиент передумал, а заказ так и висит «К выполнению».

Ошибки при работе с заказами клиентов и как их устранить

Заказ не резервирует товар, хотя остаток есть. Проверьте три вещи: статус не «Не согласован», вариант обеспечения не «Не обеспечивать», выбран тот склад, где лежит товар. Ещё одна причина — этап «Предоплата до обеспечения» без поступившей оплаты.

Реализация не создаётся на основании заказа. Заказ должен быть в статусе «К выполнению». Если график оплаты содержит предоплату до отгрузки, деньги должны поступить и быть разнесены именно на этот заказ.

Свободного остатка нет, хотя товар лежит на полке. Его держат чужие резервы. Откройте отчёт доступности, найдите заказы с резервом и выясните, живы ли они. Закройте или отмените лишние строки.

Отгрузили меньше, чем заказали, а заказ висит. Остаток строки по-прежнему считается потребностью. Если клиент больше не ждёт — отметьте остаток как отменённый или закройте заказ. Если ждёт — оставьте, дозагрузите следующей реализацией.

Изменили цену в заказе, а в реализации старая. Реализация берёт данные из заказа на момент создания. Если реализацию уже сохранили, обновите её табличную часть заполнением по заказу или поправьте вручную.

Частые вопросы о заказе клиента