Записан, проведён, помечен на удаление: как 1С понимает статус документа

Проведённый документ в 1С — это документ, который не просто сохранён в базе, а уже изменил учёт: сформировал проводки, движения по складу, взаиморасчётам, зарплате. Пока документ только записан, для отчётов его как будто нет. В списке проведённый документ отмечен значком с зелёной галочкой, записанный — значком без галочки, помеченный на удаление — красным крестиком.

Проводят документ кнопкой Провести или Провести и закрыть в его форме. Отменить проведение можно из списка документов: выделить строку и выбрать в меню Ещё команду Отмена проведения. Документ при этом остаётся в базе, исчезают только его движения.

Как устроено проведение: документ и его движения

В 1С документ и его влияние на учёт хранятся раздельно. Сам документ — это «бумага»: дата, номер, контрагент, табличная часть. Влияние на учёт — это записи в регистрах, которые программа создаёт при проведении. Их называют движениями документа.

Типы регистров, куда пишет документ:

• 📒 Регистр бухгалтерии — бухгалтерские проводки Дт/Кт. Это то, что видно в оборотно-сальдовой ведомости.
• 📦 Регистры накопления — остатки и обороты: товары на складах, долги контрагентов, денежные средства.
• 📋 Регистры сведений — данные с датой: цены, кадровое состояние сотрудника, курсы.
• 💰 Регистры расчёта — начисления и удержания в зарплатных конфигурациях.

Отчёты в 1С строятся по регистрам, а не по документам. Поэтому записанный, но не проведённый документ не попадёт ни в ОСВ, ни в остатки, ни в декларацию. Самая частая жалоба «документ есть, а в отчёте пусто» почти всегда значит одно: документ не проведён.

При повторном проведении программа сначала стирает все старые движения документа, а потом формирует их заново по текущему содержимому. Документ никогда не «добавляет» движения поверх прежних.

Записан, проведён, помечен на удаление: три состояния документа

Состояние документа определяется двумя признаками: «Проведён» и «Пометка удаления». Отсюда три практических статуса.

Кнопка Записать сохраняет документ без проведения. Так делают, когда данные ещё не полные: например, счёт от поставщика пришёл, а товар не доставлен. Черновик лежит в журнале и ничего не меняет в учёте.

Когда документ лучше оставить записанным, а не проводить:

• 📝 первичка от контрагента ещё не пришла, а данные внесены по скану или письму;
• 🔢 сумма или количество не согласованы и могут измениться;
• 🧪 документ создан для пробы — посмотреть печатную форму или расчёт.

Когда на проведённый документ ставят пометку удаления, платформа сама отменяет его проведение. Документ перестаёт влиять на остатки сразу, ещё до окончательного удаления.

Как провести документ в 1С 8.3

Один документ из его формы

1. Заполните шапку: дату, организацию, контрагента, договор, склад — набор полей зависит от вида документа.
2. Заполните табличную часть: товары, услуги, сотрудников.
3. Нажмите Провести и закрыть, если работа с документом закончена. Нажмите Провести, если нужно остаться в форме и, например, посмотреть проводки через Дт/Кт.
4. Если проведение не удалось, под формой или в отдельном окне появятся сообщения с причиной. Документ при этом записан, но не проведён.

Из клавиатурных сокращений полезны два: Ctrl+S — записать, Ctrl+Enter — провести и закрыть.

Документ из списка

В форме списка выделите документ и нажмите кнопку проведения на командной панели (значок листа с зелёной галочкой) или выберите Провести в контекстном меню правой кнопкой мыши. Форма документа при этом не открывается.

Несколько документов сразу

Выделите в списке строки с зажатой Ctrl (по одной) или Shift (диапазон) и выполните Провести. Программа проведёт документы по очереди и покажет сообщения по тем, что не прошли. Остальные проведутся.

Почему документ не проводится

Если 1С отказалась проводить документ, сначала прочитайте сообщения внизу формы. В них почти всегда указано поле или строка табличной части, которая мешает. Двойной щелчок по сообщению часто переводит курсор прямо к проблемному полю.

Отмена проведения и исправление ошибок в проведённом документе

Исправить и перепровести

Проведённый документ можно открыть, изменить и провести заново. Старые движения будут удалены, новые сформируются по исправленным данным. Отменять проведение перед правкой не нужно.

Исключение — закрытый период. Если документ относится к месяцу, за который уже сдана отчётность, исправление в нём меняет и сданные цифры. В таком случае корректировку обычно оформляют отдельным документом текущего периода, а не правкой старого.

Отменить проведение

1. Откройте список документов нужного вида.
2. Выделите документ (или несколько).
3. Выберите в меню Ещё команду Отмена проведения или найдите её в контекстном меню.

Документ останется в журнале со статусом «записан». Его можно исправить, провести позже или пометить на удаление.

Удалить документ

Пометку удаления ставят клавишей Delete или командой Пометить на удаление в контекстном меню. Окончательно помеченные объекты удаляет администратор обработкой Удаление помеченных объектов в разделе Администрирование → Обслуживание. Программа не удалит документ, на который ссылаются другие объекты, и покажет, кто именно на него ссылается.

Ручная корректировка движений

В 1С:Бухгалтерии 8 в окне Дт/Кт есть флажок ручной корректировки. Он разрешает править проводки руками.

После включения ручной корректировки документ при перепроведении больше не пересчитывает движения по своим данным. Если позже поменять сумму в шапке, проводки останутся старыми. Пользуйтесь этим режимом только для единичных исправлений и помечайте такие документы комментарием.

Массовое перепроведение и проведение в фоне

Перепроведение нужно, когда документы введены задним числом или исправлены в прошлом периоде. Например, вы провели поступление 5-го числа уже после продаж 10-го и 15-го. Себестоимость в продажах была рассчитана без этого поступления, и её нужно пересчитать.

Варианты массового перепроведения:

Обработку группового перепроведения в Бухгалтерии проще всего найти через Все функции → Обработки. Если пункта Все функции нет в главном меню, включите его в Главное меню → Сервис → Параметры флажком «Отображать команду “Все функции”».

Массовое перепроведение большой базы выполняется как длительная операция в фоне: окно показывает прогресс, а работу можно продолжать в другом окне. Но регистры при этом заняты, поэтому у коллег возможны конфликты блокировок и медленное проведение.

Мини-пример: поступление задним числом

На складе 0 штук товара. 10-го числа поступило 100 штук по 50 ₽, 12-го продали 80 штук. Себестоимость продажи — 80 × 50 = 4 000 ₽.

20-го бухгалтер вспомнил, что 5-го было ещё одно поступление: 100 штук по 40 ₽, и провёл его 5-м числом. Продажа 12-го об этом «не знает»: её движения сформированы раньше. При средней оценке после перепроведения продажи себестоимость станет 80 × 45 = 3 600 ₽, ведь средняя цена 200 штук — (5 000 + 4 000) / 200 = 45 ₽. Разница 400 ₽ появится в учёте только после перепроведения или закрытия месяца.

Несколько практических правил:

• 🕐 Запускайте перепроведение вечером или в выходной, когда в базе мало пользователей.
• 📆 Берите минимальный период: с даты первого изменённого документа до конца текущего месяца.
• 🔁 После перепроведения повторите закрытие месяца за затронутые месяцы: проводки по закрытию считались по старым данным.
• 🧾 Документы с ручной корректировкой при перепроведении остаются как есть — проверьте их отдельно.

Что формирует проведение в разных программах 1С

Смысл проведения везде одинаковый, но результат зависит от программы. Это объясняет, почему, например, в Управлении торговлей нет кнопки Дт/Кт.

В ЗУП 3.1 кадровые документы проводятся так же, как бухгалтерские: приём на работу, не проведённый в базе, не даст начислить сотруднику зарплату. Проводки по зарплате формируются не в ЗУП, а в бухгалтерской программе после синхронизации данных.

В УТ 11 и ERP себестоимость продаж не рассчитывается в момент проведения каждого документа. Её считает регламентная операция при закрытии месяца. Поэтому после ввода документов задним числом в этих программах обычно достаточно повторить закрытие месяца, а не перепроводить продажи вручную.

Частые вопросы