Кто и сколько вам должен: проверяем дебиторку в 1С 8.3 по отчётам и акту сверки

Дебиторскую задолженность в 1С 8.3 быстрее всего посмотреть через Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету: выберите счёт 62, включите группировку по контрагентам и договорам — дебетовое сальдо на конец периода и есть долг покупателей. Чтобы увидеть всех должников сразу, добавьте счета 60.02 (выданные авансы), 71, 73 и 76.

Если нужен один контрагент целиком — подойдёт «Анализ субконто». Если важны сроки и просрочка — отчёт по срокам долга. Если цифры расходятся с покупателем — акт сверки. Ниже каждый способ по шагам, на примере 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси».

С чего начать: какие счета показывают дебиторку

Дебиторка в 1С — это не один счёт, а дебетовые остатки по нескольким. Прежде чем строить отчёт, определитесь, какой долг вам нужен.

Ещё одна деталь до начала: на счетах 60, 62 и 76 аналитика ведётся по контрагентам, договорам и документам расчётов. Именно поэтому отчёт можно «разложить» до конкретной неоплаченной реализации.

Оборотно-сальдовая ведомость: долги по каждому контрагенту

ОСВ по счёту — основной инструмент, чтобы в 1С посмотреть дебиторскую задолженность по контрагентам. Открывается через Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Как настроить отчёт

1. Укажите период. Для текущего долга — с начала года по сегодняшнюю дату.
2. В поле «Счет» выберите 62 (или 62.01, если авансы не нужны).
3. Нажмите Показать настройки → вкладка Группировка. Оставьте «Контрагенты», при необходимости добавьте «Договоры» и «Документы расчетов с контрагентом».
4. На вкладке Показатели проверьте, что отмечен «БУ (данные бухгалтерского учета)». Здесь же включите флажок «Развернутое сальдо».
5. Нажмите Сформировать.

Без развёрнутого сальдо отчёт сворачивает долг и аванс одного контрагента в одну цифру. Покупатель с долгом 100 000 ₽ по одному договору и авансом 40 000 ₽ по другому покажется должником на 60 000 ₽. На деле это две разные позиции, и обе нужно разобрать.

Как читать результат

• 🔹 «Сальдо на конец периода, Дебет» — сколько контрагент должен вам.
• 🔹 «Сальдо на конец периода, Кредит» — сколько должны вы (аванс или переплата).
• 🔹 «Обороты за период» — сколько отгрузили (Дт) и сколько получили оплат (Кт).

Двойной щелчок по сумме открывает расшифровку — обычно это «Карточка счета» с отбором по контрагенту. В ней видно каждую реализацию и каждую оплату, из которых сложился остаток.

Как увидеть всех дебиторов одним отчётом

В ОСВ по счёту выбирается один счёт. Чтобы не формировать отчёт пять раз, используйте Отчеты → Анализ субконто:

1. В поле «Виды субконто» выберите «Контрагенты».
2. В настройках отберите нужного контрагента — или оставьте всех.
3. Сформируйте отчёт: по каждому контрагенту появятся строки по всем счетам, где он есть — 60, 62, 76.

Этот же отчёт удобен, когда клиент и покупает у вас, и продаёт вам. Его долг по 62.01 и ваш долг по 60.01 видно рядом, и сразу понятно, есть ли смысл в зачёте.

Универсальный отчёт: выборка под свою задачу

Когда стандартной ОСВ мало — например, нужен список должников по менеджерам или только долги старше определённой даты — соберите выборку в универсальном отчёте. Он есть в разделе Отчеты.

Базовая настройка для дебиторки

1. «Тип данных» — Регистр бухгалтерии.
2. «Объект» — Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учет).
3. «Таблица» — Остатки и обороты.
4. Период — нужный интервал.
5. Показать настройки → вкладка Отборы: добавьте поле «Счет», условие «В группе из списка», значения 62.01, 60.02, 76.
6. Вкладка Поля и сортировки: выведите «Конечный остаток Дт», уберите лишние обороты.
7. Вкладка Группировки: «Субконто1» (контрагенты), при необходимости «Субконто2» (договоры).

Что можно сделать дополнительно

• 📌 Отбор «Конечный остаток Дт» больше нуля — уберёт закрытых контрагентов, останутся только должники.
• 📌 Сортировка по убыванию остатка — крупные долги окажутся сверху.
• 📌 Сохранение настройки через Еще → Сохранить вариант отчета — в следующий раз отчёт откроется сразу в нужном виде.

Сроки оплаты и просроченная дебиторка

Остаток по 62.01 говорит, сколько должны, но не говорит, насколько это плохо. Долг, который возник вчера при отсрочке 30 дней, — норма. Тот же долг возрастом 120 дней — повод звонить.

Где задаётся срок оплаты

• ⚙️ Общий срок для всех покупателей — в Администрирование → Параметры учета, блок сроков оплаты.
• ⚙️ Индивидуальный срок — в карточке договора с покупателем. Он важнее общей настройки.

Если сроки не заданы, программа считает просрочку от значения по умолчанию, и картина получится искажённой. Перед анализом пройдитесь по договорам ключевых клиентов.

Отчёты по срокам долга

В Бухгалтерии 3.0 откройте раздел Продажи → группа Отчеты. Там есть «Задолженность покупателей» и «Задолженность покупателей по срокам долга». Второй делит остаток на интервалы: текущий долг, просрочка до 30 дней, до 90 и больше.

Пример. У покупателя «Альфа» остаток 250 000 ₽:

Итог: 150 000 ₽ просрочено, 100 000 ₽ ещё в сроке. По ОСВ вы бы этого не увидели.

Отчёт по срокам корректен, только если оплаты разнесены по документам расчётов. Если банковская выписка привязана не к той реализации, «старый» долг закрывается, а «новый» висит — возраст просрочки получается неверным.

Резерв по сомнительным долгам

Просроченная дебиторка выше 45 дней влияет на налог на прибыль: по статье 266 НК РФ её можно включать в резерв по сомнительным долгам. В 1С для этого нужно:

1. Включить создание резервов в учётной политике (Главное → Учетная политика).
2. В закрытии месяца выполнить операцию «Расчет резервов по сомнительным долгам».
3. Проверить справку-расчёт: она покажет, какие долги попали в резерв и в каком размере.

Долги, по которым истёк срок исковой давности (три года по статье 196 ГК РФ), списывают как безнадёжные — отдельной операцией, после инвентаризации.

Как найти дебиторку в других конфигурациях

Путь зависит от программы, потому что в управленческих конфигурациях расчёты учитываются не только на счетах, но и в своих регистрах.

В УТ и ERP управленческий долг и бухгалтерский иногда расходятся, например из-за документов, которые не отражаются в регламентированном учёте. Для отчётности опирайтесь на ОСВ, для работы с клиентами — на управленческие отчёты.

Акт сверки: подтверждаем долг с покупателем

Отчёты показывают долг по вашим данным. Подтвердить его может только сам контрагент — через акт сверки. Перед годовой инвентаризацией расчётов сверка обязательна по сути: без неё дебиторка в балансе — это ваша оценка, а не согласованная сумма.

Как сформировать акт сверки

1. Откройте Продажи → Акты сверки расчетов (тот же список доступен из раздела Покупки) и нажмите Создать.
2. Укажите контрагента, период и при необходимости договор. Если договоров несколько, на вкладке «Дополнительно» можно разбить акт по договорам.
3. На вкладке со счетами учёта расчётов проверьте список: 60, 62, 76 и нужные субсчета. Лишний счёт — лишние строки в акте.
4. Нажмите Заполнить → по данным бухгалтерского учёта. Табличная часть «По данным организации» заполнится реализациями и оплатами.
5. Распечатайте акт или отправьте по ЭДО.

Когда вернулся ответ покупателя

• ✅ Суммы совпали — отметьте в документе, что сверка согласована. После этого изменить данные в акте уже нельзя.
• ❗ Есть расхождения — внесите данные контрагента во вкладку «По данным контрагента» и сравните построчно.

Типичные причины расхождений:

• 📄 Покупатель ещё не провёл вашу реализацию или провёл её другой датой.
• 💳 Оплата пришла на другой договор или от третьего лица.
• 🔁 Возврат или корректировка отражены только у одной стороны.
• 🧾 Покупатель включил в акт услугу, которую вы выставили следующим месяцем.

Ошибки, которые искажают дебиторку

Отчёты в 1С считают правильно — неправильными бывают проводки, на которых они построены. Вот что чаще всего даёт «ложных должников».

Аванс и долг висят на разных договорах

Покупатель заплатил по договору № 1, а отгрузку оформили по договору № 2. В ОСВ с развёрнутым сальдо получится дебет 62.01 и кредит 62.02 на одну сумму. Решение — документ «Корректировка долга » (зачёт аванса) или исправление договора в реализации, если период открыт.

Оплата не привязана к документу расчётов

Если выписка не связана с конкретной реализацией, остаток по контрагенту верный, а по документам — нет. Старый счёт выглядит неоплаченным, новый — переплаченным. Проверьте это в ОСВ с группировкой «Документы расчетов с контрагентом».

Контрагент-дубль

Один покупатель заведён дважды: например, с разным написанием наименования. Долг сидит на одной карточке, оплаты — на другой. Найдите дубли поиском по ИНН в справочнике контрагентов и объедините их штатным механизмом поиска и удаления дублей в разделе Администрирование.

Ручные операции по счёту 62

Проводки «Операция (бухгалтерский и налоговый учёт)» без указания договора или документа расчётов ломают аналитику. Найти их можно в карточке счёта 62 с отбором по виду документа.

Проверка раз в месяц

Чтобы не разбирать завалы в конце года, достаточно короткой проверки после закрытия месяца:

1. ОСВ по 62 с развёрнутым сальдо — нет ли у одного контрагента одновременно дебета и кредита.
2. Тот же отчёт с группировкой по документам расчётов — нет ли «старых» реализаций при свежих оплатах.
3. Отчёт по срокам долга — кто перешёл в просрочку больше 30 дней.

Тогда к годовой сверке остаются только реальные расхождения с покупателями.

Частые вопросы о дебиторской задолженности в 1С