Кто кому должен: отчёты по расчётам с контрагентами в 1С:Бухгалтерии 8.3

Быстрее всего отчёт по дебиторской задолженности в 1С 8.3 формируется так: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 62, группировка по контрагентам, на вкладке «Развернутое сальдо» — флажок по субконто «Контрагенты». Дебетовое сальдо на конец периода — это долги покупателей, кредитовое — полученные от них авансы. Для кредиторской задолженности то же самое делают по счёту 60, а прочие расчёты смотрят по 76.

Остальные отчёты нужны, чтобы детализировать эту картину: по договорам и документам, по срокам, по одному контрагенту для сверки. Ниже — какой отчёт под какой вопрос и как его настроить в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 с интерфейсом «Такси».

Дебиторка и кредиторка в 1С: на каких счетах искать долги

Программа не хранит «дебиторскую задолженность» отдельной сущностью. Это остатки на счетах расчётов: дебетовые — нам должны, кредитовые — должны мы. Поэтому любой отчёт по задолженности строится на остатках по счетам и их субконто.

Основные счета расчётов:

У счетов 60, 62 и 76 аналитика трёхуровневая:

• 🏢 Контрагенты — с кем расчёты;
• 📄 Договоры — по какому договору;
• 🧾 Документы расчётов — какая реализация, поступление или платёж образовали остаток (третье субконто ведётся не на всех субсчетах и зависит от настроек учёта).

Как сформировать отчёт по дебиторской задолженности через ОСВ по счёту

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту — главный рабочий отчёт по расчётам. Он показывает начальный остаток, обороты и конечный остаток по каждому контрагенту.

Пошаговая настройка

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Задайте период. Для остатков на дату достаточно поставить конец периода на эту дату, начало — первый день месяца или года.
3. Выберите организацию, если в базе их несколько.
4. В поле счёта укажите 62 — отчёт возьмёт все субсчета. Либо 62.01, если нужны только долги за отгрузку без авансов.
5. Нажмите Показать настройки.
6. На вкладке «Группировка» оставьте субконто «Контрагенты». Для детализации добавьте «Договоры» и «Документы расчетов с контрагентами».
7. На вкладке «Развернутое сальдо» отметьте субконто «Контрагенты».
8. Нажмите Сформировать.

Без развёрнутого сальдо программа свернёт остаток по счёту в одну сумму. Если один покупатель должен 120 000 ₽, а другой переплатил 20 000 ₽, отчёт покажет итог «Дебет 100 000». С развёрнутым сальдо будет две строки: дебет 120 000 и кредит 20 000. Для отчётности нужен второй вариант.

Кредиторская задолженность тем же отчётом

Для кредиторки повторите настройку со счётом 60. Кредитовое сальдо по 60.01 — наши долги поставщикам, дебетовое по 60.02 — выданные авансы, то есть по сути тоже дебиторка.

Прочую кредиторку смотрите отдельно: 76 (аренда, услуги без поставщика в 60-м учёте), 70 (зарплата), 68 и 69 (бюджет), 71 (подотчётники).

Группировки и отборы: детализация до договора и документа

Сводная цифра по контрагенту отвечает на вопрос «сколько». Вопрос «за что» закрывает детализация.

Какие группировки включать под задачу

Полезные отборы

На вкладке «Отбор» добавьте условие и выберите поле:

• 👤 Контрагент «В группе» — если покупатели разбиты по группам справочника (например, «Розничные сети», «Дилеры»);
• 📑 Договор — чтобы посмотреть один договор, когда спор только по нему;
• 💰 Сальдо на конец периода (дебет или кредит) больше заданной суммы — отсечь «хвосты» по копейкам.

Сохраните удобную настройку: в командной панели отчёта есть команда сохранения варианта. В следующий раз выберите его из списка — не придётся собирать группировки заново.

Анализ субконто: все расчёты одного контрагента на одной странице

Когда с контрагентом расчёты идут по нескольким счетам — он и покупатель, и поставщик, и арендатор, — удобнее отчёт Отчеты → Стандартные отчеты → Анализ субконто.

1. Выберите вид субконто «Контрагенты».
2. В отборе укажите нужного контрагента или оставьте пустым для всех.
3. Сформируйте отчёт.

Отчёт покажет остатки по всем счетам сразу: 60, 62, 76. Пример: по 62.01 контрагент должен вам 300 000 ₽, а по 60.01 вы должны ему 180 000 ₽. Чистая задолженность в вашу пользу — 120 000 ₽. Это повод для взаимозачёта, если договоры его допускают.

Карточка счёта и ОСВ: как найти, откуда взялся остаток

Иногда в ОСВ видна сумма, которую никто не может объяснить. Тогда двойной щелчок по цифре открывает расшифровку: программа предложит выбрать отчёт, удобнее всего — «Карточка счета» или «Карточка субконто».

Карточка покажет каждую операцию по контрагенту в хронологическом порядке с нарастающим остатком. По ней видно, на какой дате появилось расхождение.

Типовые причины «непонятных» остатков:

• 🔀 Оплата разнесена не на тот договор. По одному договору долг, по другому такая же переплата. Исправляется сменой договора в платёжном документе.
• 📆 Документ проведён другой датой. Реализация от 31-го числа введена 1-м, долг «уехал» в следующий период.
• 🧾 Нет документа расчётов в оплате. Если расчёты ведутся по документам, а платёж не привязан к реализации, по накладной висит долг, а по платежу — аванс.
• ➖ Ручная операция с ошибкой. Проводки, введённые вручную, не проверяются программой: неверный субсчёт или контрагент даёт «вечный» остаток.

Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом

Отчёт показывает ваши данные. Акт сверки нужен, чтобы подтвердить их второй стороной. В 1С это документ, а не отчёт: его можно сохранить, распечатать и отметить согласованным.

Создание акта

1. Откройте Продажи → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов (тот же список есть в разделе «Покупки»).
2. Нажмите Создать.
3. Укажите организацию, контрагента, при необходимости договор и период сверки.
4. На вкладке «Счета учета расчетов» проверьте список счетов. По умолчанию там счета 60, 62, 76 и их субсчета — уберите лишние, если сверяете только один вид расчётов.
5. Нажмите Заполнить и выберите заполнение по данным бухгалтерского учёта.
6. На вкладке «Данные организации» появятся документы с суммами по дебету и кредиту.
7. Нажмите Печать → «Акт сверки» и отправьте контрагенту.

Что делать с ответом контрагента

Когда контрагент вернёт свой экземпляр, перенесите его данные на вкладку «Данные контрагента». Удобнее всего сначала заполнить её по вашим данным, а потом поправить только строки, где суммы расходятся.

Если суммы сошлись, поставьте флажок «Сверка согласована». После этого акт нельзя изменить, пока флажок не снят — так зафиксированные суммы не исправят случайно.

Для споров о сроке исковой давности важен именно подписанный акт: признание долга должником прерывает течение срока, и трёхлетний отсчёт начинается заново.

Просроченная задолженность: контроль сроков оплаты

ОСВ показывает, сколько должны, но не показывает, как давно. Для контроля просрочки нужна связка «документ расчётов + срок оплаты».

Как увидеть возраст долга

Сформируйте ОСВ по 62.01 с группировкой «Контрагенты → Документы расчетов с контрагентами». Каждая строка — неоплаченная реализация, её дата видна в наименовании документа. Сравните дату со сроком оплаты по договору.

Пример расчёта. Реализация от 10 марта, отсрочка по договору — 30 календарных дней. Последний день оплаты — 9 апреля. На 30 апреля долг просрочен на 21 день.

Срок оплаты покупателей и поставщикам задаётся в программе по умолчанию в параметрах учёта (раздел Администрирование), а для отдельных клиентов — в карточке договора. Эти сроки используют специализированные отчёты по задолженности в группах отчётов разделов «Продажи» и «Покупки»: там долг раскладывается по интервалам просрочки.

Интервалы, которые удобно контролировать

Сомнительный долг для налогового учёта — задолженность, не погашенная в срок по договору и не обеспеченная залогом, поручительством или банковской гарантией. Безнадёжный долг списывают при истечении срока исковой давности, ликвидации должника или по акту судебного пристава о невозможности взыскания.

Списание задолженности в 1С

Списание дебиторской и кредиторской задолженности с истёкшим сроком оформляют документом «Корректировка долга » с видом операции «Списание задолженности ». Список документов открывается из Продажи → Расчеты с контрагентами или Покупки → Расчеты с контрагентами. В документе выбирают, чья задолженность списывается, и счёт, на который относится сумма: 91.02 для дебиторки, 91.01 для кредиторки, 63 при наличии резерва.

Задолженность в балансе: почему сальдо разворачивают

Для бухгалтерской отчётности дебиторку и кредиторку показывают развёрнуто. Нельзя взять «чистое» сальдо счёта 62: долг одних покупателей и авансы других — это разные строки баланса. В регламентированном отчёте 1С при автозаполнении сама берёт развёрнутые остатки по субконто.

Как проверить автозаполнение баланса вручную:

1. Сформируйте общую ОСВ (Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость) на отчётную дату.
2. В настройках на вкладке «Развернутое сальдо» добавьте счета 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76 с субконто «Контрагенты» (для 68, 69 — по видам налогов и платежей).
3. Сложите дебетовые остатки — это база для строки дебиторской задолженности, кредитовые — для кредиторской.

Если в базе авансы учитываются с НДС, в балансе их принято показывать за вычетом налога. Поэтому сумма в строке может не совпасть с простым сложением остатков — это нормально, если разница равна НДС с авансов.

Частые вопросы