Сколько и кому должна компания: ищем обязательства по оплате в 1С

Денежные обязательства в 1С не лежат в одном справочнике или журнале. Их собирают из трёх мест: остатков по счетам расчётов (сколько уже должны), документов с графиком оплаты (когда платить) и платёжного календаря (сколько уйдёт в ближайшие дни). В 1С:Бухгалтерии 3.0 основной источник — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 и отчёты раздела Руководителю. В 1С:Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP — раздел Казначейство и отчёты по расчётам с поставщиками.

Выбор зависит от вопроса. Нужна сумма долга на дату — берите отчёт по остаткам. Нужно понять, что оплатить на этой неделе — открывайте платёжный календарь или график оплаты. Нужно подтвердить долг перед контрагентом — делайте акт сверки.

Карта поиска: какой вопрос — какой инструмент

Обязательство — это не только неоплаченная накладная поставщика. В широком смысле сюда входят долги по займам, налогам, зарплате, аренде, прочим кредиторам. Удобно сразу разложить, где каждый вид виден в учёте.

💡 Если нужна вся кредиторка разом, в БП постройте оборотно-сальдовую ведомость по всем счетам и смотрите кредитовые остатки по счетам 60, 62.02, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 76. Счёт 62.02 — это авансы покупателей: формально тоже обязательство, только не денежное, а по отгрузке.

Разделы «Казначейство» и «Банк и касса»: что где лежит

В БП 3.0 раздела Казначейство нет. Всё, что связано с деньгами, собрано в Банк и касса: выписки, платёжные поручения, кассовые документы. Само обязательство здесь не хранится — здесь его исполняют.

Что полезно в Банк и касса для поиска обязательств:

• 💳 список платёжных поручений — видно, какие платежи подготовлены, но ещё не отражены выпиской;
• 📅 платёжный календарь — плановые поступления и выплаты на ближайшие даты;
• 🧾 банковские выписки — фактически списанные суммы для сверки с остатком по 60 счёту.

Счета, выставленные поставщиками, в БП ведут в разделе Покупки → Счета от поставщиков. Если бухгалтер регистрирует их, программа понимает, что и к какой дате нужно оплатить.

В УТ 11, КА и ERP раздел Казначейство — центр управления деньгами. В нём:

• 📝 заявки на расходование денежных средств — согласованные намерения заплатить;
• 📅 платёжный календарь;
• 📊 отчёты о расчётах с партнёрами и о движении денег;
• 🔁 распределение и зачёт авансов (в зависимости от настроек расчётов).

Отчёты о состоянии расчётов: основной источник цифр

Сумма долга на дату — это всегда отчёт по остаткам, а не просмотр документов. Документ показывает, что было куплено, отчёт — что осталось неоплаченным.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Выберите счёт 60 и период — например, с 1 по 30 сентября.
3. В настройках включите детализацию по контрагентам и договорам.
4. Смотрите колонку «Сальдо на конец периода, кредит» — это долг перед поставщиком.

Пример: по поставщику ООО «Альфа» за месяц начислено 240 000 руб., оплачено 180 000 руб., начальное сальдо 30 000 руб. по кредиту. Долг на конец: 30 000 + 240 000 − 180 000 = 90 000 руб.

Для разреза «поставщик → договор → документ» удобнее Отчеты → Анализ субконто. Выберите виды субконто «Контрагенты», «Договоры», «Документы расчётов с контрагентом» — увидите, какая именно накладная не закрыта.

Руководителю без проводок проще открыть раздел Руководителю. Там есть отчёт о задолженности поставщикам: суммы по контрагентам без номеров счетов.

В УТ 11, КА и ERP

Здесь расчёты ведутся в управленческом учёте по партнёрам, контрагентам, договорам или заказам. Нужные отчёты ищите в разделе Казначейство или Закупки по словам «расчёты с поставщиками» и «задолженность».

Что показывают такие отчёты:

• 📌 долг на дату по каждому партнёру;
• ⏰ просроченную часть — если в документах задан график оплаты;
• 🔀 раздельно наш долг и долг поставщика перед нами (выданные авансы).

💡 Если цифры отчёта управленческого учёта расходятся с 60 счётом в регламентированном, причина обычно в незачтённых авансах или в документах, отражённых только в одном из учётов. Начните с проверки зачёта авансов.

График оплаты в документах поступления

Срок платежа хранится не в отчёте, а в документе. От того, заполнен ли график, зависит, увидит ли платёжный календарь будущий расход.

Как это устроено в УТ 11, КА и ERP

В соглашении с поставщиком (условиях закупок) задают порядок оплаты: предоплата, постоплата, частичная оплата этапами. Для повторяющихся условий есть справочник графиков оплаты — например, «50% предоплата, 50% через 14 дней после поставки».

При создании документа поступления по соглашению график переносится в документ. В документе этапы оплаты видны на отдельной вкладке или в форме условий оплаты: дата, процент, сумма.

Пример этапов для поставки на 300 000 руб.:

Если поставщик сдвинул срок, правьте график в документе или в заказе, а не в соглашении: соглашение влияет на новые документы, а старые сохраняют свои этапы.

В 1С:Бухгалтерии 3.0

Отдельного графика оплаты в документе поступления нет. Плановую дату платежа даёт счёт от поставщика. Срок оплаты по договору задают в карточке договора — он нужен для анализа просрочки.

Платёжный календарь: обязательства на шкале дат

Платёжный календарь отвечает на вопрос «сколько денег уйдёт и придёт в ближайшие дни». Это прогноз, а не учётные остатки.

В БП 3.0 календарь открывают из раздела Банк и касса. Он собирает:

• 📥 ожидаемые поступления от покупателей по выставленным счетам;
• 📤 плановые оплаты по счетам от поставщиков;
• 🔁 запланированные регулярные платежи — аренда, связь, налоги, если их добавили.

В УТ 11, КА и ERP календарь находится в Казначейство. Источники — заявки на расходование денежных средств, графики оплаты в заказах и поступлениях, плановые поступления от клиентов. Здесь же видно, хватит ли остатка на счетах на дату платежа.

Чтобы календарь был полезен, нужны две вещи:

1. Обязательства с датами — заполненные графики оплаты или счета поставщиков.
2. Дисциплина закрытия — оплаченный счёт должен быть связан с платёжным документом, иначе календарь покажет его как ожидаемый расход повторно.

Условия договоров: чтобы сроки появлялись сами

Если каждый раз вручную вбивать дату оплаты, обязательства быстро теряются. Правильная настройка договоров снимает эту работу.

В БП 3.0

В карточке договора с поставщиком (Справочники → Договоры или из карточки контрагента) проверьте:

• 📄 вид договора — «С поставщиком»;
• 💱 валюту расчётов и признак расчётов в условных единицах, если цена привязана к курсу;
• ⏳ срок оплаты — используется для анализа просроченной задолженности.

Для разных условий с одним поставщиком заводите разные договоры. Тогда долги разделятся в ОСВ по договорам, и не придётся выяснять, какая поставка по какой отсрочке.

В УТ 11, КА и ERP

Ключевая настройка — порядок расчётов: по договорам, по заказам или по накладным. От неё зависит, к чему программа привяжет долг и аванс.

Поиск и отбор задолженности в списках

Иногда нужно не отчёт, а список документов: какие поступления этого месяца не оплачены, какие заявки ждут согласования. Для этого хватает стандартных инструментов формы списка.

Приёмы, которые работают в любой конфигурации на интерфейсе «Такси»:

1. Поиск по строке. В поле поиска списка введите ИНН или часть названия поставщика — список сократится до его документов.
2. Отбор по колонке. Нажмите правой кнопкой на значение в колонке «Контрагент» и выберите отбор по этому значению.
3. Настройка списка. Через меню Еще откройте настройку списка и добавьте отбор по периоду, организации, статусу.
4. Сортировка по дате. Самые старые неоплаченные поступления поднимите наверх.

В УТ 11, КА и ERP у документов поступления и у заявок есть статусы и признаки оплаты. По ним удобно строить отборы: «не оплачено», «к оплате», «согласовано». Сохраните такую настройку списка — в следующий раз она откроется сразу.

Акт сверки как финальная проверка

Когда сумма в учёте вызывает сомнения, делайте сверку с контрагентом. В БП 3.0 акты сверки находятся в Покупки → Расчеты с контрагентами → Акты сверки расчетов. Создайте акт по контрагенту и договору за период, заполните по данным учёта, распечатайте или отправьте через ЭДО.

Типичные расхождения при сверке:

• 🕐 поставщик отразил отгрузку в одном месяце, вы приняли в следующем;
• 📎 оплата разнесена на другой договор;
• 🔁 возврат или корректировка не зарегистрированы у одной из сторон;
• 💱 курсовая разница по договору в у.е. посчитана по разным датам.

Частые вопросы