Как оформить и провести диспансеризацию сотрудника в 1С ЗУП 8.3

День диспансеризации — это оплачиваемое освобождение от работы по ст. 185.1 ТК РФ, и в 1С 8.3 ЗУП его проводят не «разовым начислением», а отдельным документом регистрации отсутствия с сохранением оплаты. Программа сама посчитает средний заработок, поставит отметку в табель и отдаст период в стаж для ЕФС-1.

Путь в ЗУП 3.1 короткий: включить настройку в Настройка → Расчёт зарплаты, затем создать документ отсутствия в разделе Кадры или Зарплата, выбрать вид «Оплата дней прохождения диспансеризации» и указать дату. Всё остальное — проверки и бумаги.

Разбираем, как оформить диспансеризацию в 1С 8.3 ЗУП пошагово: кому сколько дней положено, что настроить до первого документа, как провести день диспансеризации работника, какая сумма получится на примере с числами, какие проводки сформируются и чем порядок отличается в Бухгалтерии 3.0 и ERP.

Кому и сколько дней положено

Гарантия привязана не к должности, а к возрасту и пенсионному статусу. Отказать нельзя, но дату можно сдвинуть под производственные нужды — её согласуют с работодателем.

За дни освобождения сохраняется место работы и средний заработок. Это не отпуск, не отгул и не «день за свой счёт».

Диспансеризация и обязательный медосмотр — разные истории

Путают их постоянно, а учёт у них разный. Диспансеризация — право работника, он идёт по своей инициативе в свою поликлинику. Обязательный медосмотр по ст. 213 ТК РФ — обязанность работодателя, он платит и направляет.

Если сотрудник проходит именно периодический медосмотр по направлению, вид начисления и документ будут другими — «Отсутствие с сохранением оплаты» по иному основанию.

Как оформить диспансеризацию в 1С: бумаги до программы

Документ в ЗУП — последний шаг. Сначала кадровые основания, иначе проверяющий увидит оплату без документа.

• 📄 Заявление сотрудника с конкретной датой (или двумя датами для пенсионера и предпенсионера);
• 📄 приказ (распоряжение) об освобождении от работы — форма произвольная, обязательны ФИО, дата, основание (ст. 185.1 ТК РФ);
• 📄 справка медорганизации о прохождении — только если требование закреплено в локальном нормативном акте; сам ТК её не требует;
• 📄 справка из СФР о статусе предпенсионера — основание для двух дней вместо одного.

Дата в приказе и дата в документе 1С должны совпадать до дня. Расхождение всплывёт при сверке табеля с кадровыми документами и обнулит все аргументы о «правильной оплате».

Порядок согласования удобно закрепить в ЛНА: за сколько дней подаётся заявление, нужна ли справка, кто подписывает приказ. Тогда вопрос «а можно я завтра?» решается регламентом, а не спором.

Настройка начисления в 1С 8.3 ЗУП

В актуальных релизах ЗУП 3.1 вид начисления создавать руками не нужно — он включается флажком.

1. Откройте Настройка → Расчёт зарплаты.
2. Включите регистрацию оплачиваемых отсутствий — к ним относятся диспансеризация, донорские дни, дни сдачи крови и прочие освобождения от работы с сохранением оплаты.
3. Проверьте, что в списке Настройка → Начисления появился вид с назначением «Оплата дней прохождения диспансеризации».
4. Откройте этот вид и пройдитесь по трём закладкам — расчёт, учёт времени, налоги и взносы.

Что именно смотреть:

Если в вашем релизе предопределённого вида нет (бывает в давно не обновлявшихся базах), заведите свой: Настройка → Начисления → Создать, назначение — оплата по среднему заработку (как у командировки), результат — средний дневной заработок, умноженный на число дней.

Как провести диспансеризацию работника в 1С ЗУП: пошаговая инструкция

Документ вводят до расчёта зарплаты за месяц. Если зарплата уже начислена, перезаполните документ Начисление зарплаты и взносов — иначе сумма просто не появится в расчётном листке.

Если сотрудник не пошёл на диспансеризацию

Заявление было, приказ был, а работник в этот день просто не явился и справку не принёс. Порядок такой:

1. Запросите объяснение в письменном виде.
2. Если ЛНА требует справку, а её нет — документ отсутствия отменяйте (пометка на удаление или сторно через исправление).
3. День оформляйте как прогул или неявку по невыясненной причине — документом Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).
4. Пересчитайте зарплату за месяц: оплата по среднему уйдёт, появится неоплачиваемый день.

Начисление оплаты дней диспансеризации: расчёт с числами

Считают по общим правилам среднего заработка: берут 12 календарных месяцев перед месяцем отсутствия, выплаты за этот период делят на фактически отработанные дни.

Пример. Оклад — 60 000 ₽. За расчётный период учтённые выплаты — 720 000 ₽, фактически отработано 247 дней.

• средний дневной заработок: 720 000 / 247 = 2 914,98 ₽;
• за 1 день диспансеризации: 2 914,98 ₽;
• предпенсионеру за 2 дня: 2 914,98 × 2 = 5 829,96 ₽;
• НДФЛ по ставке 13 % с одного дня: 378,95 ₽, на руки — 2 536,03 ₽;
• страховые взносы по единому тарифу 30 %: 874,49 ₽.

Что исключается из расчёта среднего

Из базы выпадают периоды, когда сотрудник не работал, и выплаты за них:

• 🏖 отпуска — ежегодные, учебные, за свой счёт;
• 🤒 больничные и пособия;
• ✈️ командировки и дни отсутствия с сохранением оплаты;
• 🩸 донорские дни и предыдущие дни диспансеризации;
• 💤 простой и выходные по уходу за детьми-инвалидами.

Важная деталь по норме времени: день диспансеризации не оплачивается по окладу. ЗУП уменьшает отработанное время за месяц на этот день и начисляет вместо него средний. Если в расчётном листке есть и полный оклад, и оплата диспансеризации — документ проведён после расчёта и зарплату надо пересчитать.

Проводки, НДФЛ и взносы

Оплата дней диспансеризации — это сохранённый средний заработок, а не компенсация и не пособие. Отсюда вся налоговая логика: облагается НДФЛ, облагается страховыми взносами и взносами на травматизм, включается в расходы на оплату труда.

Счёт затрат программа берёт из способа отражения зарплаты — он задаётся по организации, подразделению, сотруднику или прямо в виде начисления. Если такие дни нужно собирать на отдельном субконто, укажите способ отражения в карточке начисления: это приоритетнее общих настроек.

Дата получения дохода для НДФЛ — день фактической выплаты, а не последний день месяца. Значит, если зарплата за месяц выплачивается в следующем месяце, день диспансеризации попадёт в 6-НДФЛ по сроку этой выплаты.

Табель, график и контроль периодичности

Как день выглядит в табеле

Проведённый документ меняет отметку в графике автоматически:

• в Табель учёта рабочего времени (Т-13) на дате стоит обозначение оплачиваемого отсутствия;
• норма времени за месяц не уменьшается — день считается в счёт нормы;
• если осталась «Я», документ либо не проведён, либо проведён на другую дату.

Как не потерять «раз в три года»

Периодичность ЗУП не контролирует: программа не подскажет, что сотрудник ходил на диспансеризацию два года назад. Варианты учёта:

1. Отчёт по отсутствиям сотрудников с отбором по виду — показывает все проведённые дни за выбранный период.
2. Произвольные кадровые сведения или дополнительный реквизит в справочнике Сотрудники — удобно, если базе больше трёх лет и история нужна под рукой.
3. В ЗУП КОРП есть блок охраны труда с учётом медосмотров — туда ведут плановые мероприятия, но саму гарантию по ст. 185.1 всё равно оформляют документом отсутствия.

ЕФС-1 и отчётность

Период диспансеризации — оплачиваемое отсутствие, и в стаже он показывается отдельно.

• ЕФС-1, подраздел 1.2 — период отражается отдельной строкой со специальным кодом стажа. При корректном назначении вида начисления ЗУП заполняет строку сам.
• Подраздел 1.1 (бывший СЗВ-ТД) не заполняется: кадрового события нет, трудовая функция не меняется.
• 6-НДФЛ — сумма входит в доход по сроку выплаты.
• РСВ и персонифицированные сведения — сумма в базе, целиком облагаемой взносами.

Как оформить в Бухгалтерии 3.0, ERP и УТ 11

В Бухгалтерии 3.0 главный риск — средний заработок. Программа его не считает для таких случаев, поэтому формулу база / отработанные дни держите в отдельном расчёте и прикладывайте к приказу. Если сотрудников больше десяти, честнее перейти на ЗУП, чем вести средний в таблице.

Нестандартные ситуации

Отчёты для проверки

Четыре места, где видно, что день проведён верно:

• Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений и удержаний — сумма по виду «Оплата дней диспансеризации» за месяц;
• Расчётный листок сотрудника — отдельная строка с суммой и числом дней;
• Табель учёта рабочего времени — обозначение на конкретной дате;
• Подробный анализ НДФЛ и Анализ взносов в фонды — сумма попала в базу обложения.

Если сумма в начислениях есть, а в табеле и в стаже пусто — почти наверняка оплата сделана разовым начислением вместо документа отсутствия.

Типичные ошибки и как их избежать

• ❌ Оформляют отпуск за свой счёт. День оплачивается по среднему, это не «день без зарплаты».
• ❌ Начисляют по окладу. Сумма выйдет другой; ТК требует именно средний заработок.
• ❌ Проводят разовым начислением. Деньги есть, табеля и стажа нет, ЕФС-1 правится руками.
• ❌ Дают два дня всем. Два дня — только предпенсионерам и получателям пенсии по старости или за выслугу лет.
• ❌ Не удерживают НДФЛ и не начисляют взносы. Это не пособие, облагается в общем порядке.
• ❌ Вводят документ после расчёта зарплаты. Нужно перезаполнить Начисление зарплаты и взносов, иначе в листке будет и оклад за полный месяц, и диспансеризация.
• ❌ Нет заявления и приказа. Оплата без основания — замечание ГИТ и вопросы по расходам в налоговом учёте.
• ❌ Два дня не подряд вводят одним периодом. Лишний день между ними попадёт в табель как отсутствие.
• ❌ Не ведут историю. Через три года никто не вспомнит, кто уже ходил, — заведите отчёт или реквизит.

Частые вопросы