Заказ покупателя: резерв, контроль отгрузки и оплаты в одном документе

Заказ покупателя в 1С фиксирует договорённость с клиентом до отгрузки: что продаём, сколько, по какой цене и к какому сроку. Он не делает проводок и не меняет бухгалтерский учёт. Его задача — держать товар под клиента (резерв) и показывать, что по сделке уже оплачено и отгружено, а что ещё висит.

В торговых конфигурациях это ключевой документ: в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP он называется «Заказ клиента », в 1С:УНФ — «Заказ покупателя». В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного заказа нет, его роль выполняет «Счёт покупателю», но без резерва. От того, какая у вас программа, зависит, что заказ умеет и обязателен ли он.

Где искать заказ покупателя в разных конфигурациях

Сначала найдите документ в своей программе. Названия различаются, и это частая причина путаницы, когда инструкцию для одной конфигурации пытаются применить в другой.

В УТ 11 раздел Продажи может быть скрыт или в нём не видно заказов. Значит, их использование выключено в настройках — как включить, описано ниже в разделе про настройку.

Заказ, счёт и реализация: три документа — три задачи

Новички часто путают эти документы, потому что все три содержат одну и ту же таблицу товаров с ценами. Разница — в том, что каждый из них меняет в базе.

Счёт — это бумага для покупателя. С юридической точки зрения он нередко считается офертой: покупатель оплатил — значит, акцептовал условия. Заказ — внутренний инструмент продавца, клиенту его обычно не отправляют. В УТ 11 из заказа можно сразу напечатать счёт на оплату, и для клиента это будет выглядеть как обычный счёт.

Реализация закрывает заказ. Пока её нет, товар формально ваш, сколько бы ни было зарезервировано и оплачено.

Простой пример. Клиент заказал 100 коробок по 500 руб. Заказ на 50 000 руб. проведён, 100 коробок в резерве. Клиент оплатил 30 000 руб. — это аванс. Отгрузили 60 коробок на 30 000 руб. — аванс зачтён, долгов нет, в заказе осталось к отгрузке 40 коробок на 20 000 руб. Без заказа эти 40 коробок пришлось бы держать в голове или в таблице Excel.

Когда заказ покупателя обязателен, а когда без него проще

Заказ не нужен «для порядка». Если продажа происходит в момент обращения клиента, он только добавит лишний документ. Выберите свой случай:

В УТ 11 есть ещё одна причина держать заказы включёнными: от них зависят механизмы обеспечения, графики оплат и часть отчётов по продажам. Если в компании больше двух-трёх менеджеров, без заказов сложно понять, кто что пообещал клиентам.

Как заказ влияет на складские остатки: резерв и свободный остаток

Главная практическая польза заказа — резерв. Проведённый заказ с резервом не уменьшает остаток на складе, а делит его на две части:

• 📦 Остаток — сколько товара физически лежит на складе.
• 🔒 В резерве — сколько уже обещано клиентам по заказам.
• ✅ Свободный остаток — сколько можно продать новому клиенту: остаток минус резерв.

Пример: на складе 200 шт. По двум заказам зарезервировано 120 и 50 шт. Свободно 30 шт. Менеджер, который подбирает товар в новый заказ, увидит доступные 30 шт., а не 200. Если он всё же поставит 40 шт., программа отметит нехватку, и 10 шт. уйдут в обеспечение под закупку.

Как задаётся резерв в УТ 11

В табличной части заказа клиента у каждой строки есть колонка «Вариант обеспечения». Именно она решает, что произойдёт с товаром. Например:

• «Отгрузить» — товар есть и уходит в ближайшую отгрузку;
• «Резервировать на складе» — товар закрепляется за клиентом, но отгружать пока рано;
• «К обеспечению» — товара не хватает, строку нужно обеспечить закупкой или перемещением.

Варианты меняются по строке или сразу по всем выделенным строкам. Резерв действует только при проведённом заказе в статусе «К выполнению». Заказ в статусе «Не согласован» товар не держит.

Как резерв работает в УНФ

В УНФ резерв указывают в самом заказе покупателя: в строке задаётся количество в резерв и склад, с которого оно берётся. Резерв снимается при отгрузке по заказу или когда заказ закрывают.

Как настроить заказы покупателей под свой бизнес

В УТ 11 и КА 2 базовая настройка находится в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи. Там включается использование заказов клиентов и выбираются дополнительные возможности. Что имеет смысл продумать:

1. Включить ли статусы согласования. Если менеджеры сами решают, что продавать, достаточно сразу проводить заказ «К выполнению». Если скидки и отсрочки утверждает руководитель, оставьте этап «Не согласован» и согласование.
2. Как контролировать оплату. В заказе задаётся график или условия оплаты: предоплата, частичная предоплата, оплата после отгрузки. От этого зависит, когда заказ «готов» к отгрузке.
3. Вести ли резерв на всех складах. Для мелкой розничной точки резерв может быть лишним. Для оптового склада без него теряется контроль.
4. Нужен ли контроль цен. Ограничение на ручное изменение цены в заказе пригодится, если скидки должен давать только старший менеджер.
5. Права пользователей. Кто может проводить заказ, менять статус и закрывать заказ — настраивается в профилях групп доступа.

Статусы заказа клиента в УТ 11

В актуальных релизах УТ 11 используется короткая цепочка статусов. Порядок работы такой:

В УНФ этапы настраиваются гибче: в справочнике состояний заказов покупателей можно завести свою цепочку, например «Новый — В работе — Собран — Отгружен». Это удобно для производства и услуг, где у заказа много этапов.

Какие документы оформляются на основании заказа

Заказ — центр сделки. Почти всё, что происходит дальше, лучше вводить кнопкой «Создать на основании» в форме заказа: тогда документы связываются, и программа сама считает выполнение. Ручной ввод тех же документов без ссылки на заказ — главная причина «зависших» заказов.

При частичной отгрузке реализацию тоже создают из заказа и правят количество. Остаток заказа останется к отгрузке, а в списке заказов будет видно, что выполнено не всё.

В Бухгалтерии 3.0 схема короче: из счёта покупателю создаются реализация и счёт-фактура, а оплату банк-клиент часто связывает со счётом при загрузке выписки. Отдельного контроля остатка к отгрузке там нет.

Отчёты и контроль выполнения заказов

Начинать контроль удобнее не с отчётов, а со списка заказов. В УТ 11 в списке Продажи → Заказы клиентов видны статус, сумма, состояние оплаты и отгрузки. Отбор по менеджеру, клиенту или статусу «К выполнению» сразу покажет, что в работе.

Что ещё проверять регулярно:

• 📊 Остатки и резервы. Отчёт по товарам на складах показывает остаток, резерв и свободное количество. Расхождение «на складе есть, продать нельзя» почти всегда объясняется резервом.
• 💰 Расчёты с клиентами. Отчёты по взаиморасчётам показывают долги и авансы. Если выдать отчёт с детализацией по заказам, видно, по какой сделке аванс, а по какой долг.
• 📈 Продажи и прибыль. Отчёты по валовой прибыли можно группировать по заказам — так видно маржу каждой сделки, а не только итог за месяц.
• 🕒 Просроченные заказы. Отбор списка по желаемой дате отгрузки раньше сегодняшней и статусу «К выполнению» — готовый список того, что пора отгрузить или закрыть.

Если штатного разреза не хватает, используйте универсальный отчёт по регистру заказов клиентов: он строится по любым полям без программиста. В УНФ похожие сведения дают отчёты по заказам покупателей в разделе продаж и монитор руководителя.

Частые ошибки в работе с заказами покупателей

Ошибки здесь почти всегда организационные, а не программные. Симптомы и причины:

Ещё одна системная ошибка — закрывать заказы удалением. Помеченный на удаление заказ разрывает связи с отгрузками и оплатами. Отменённую сделку закрывайте через статус «Закрыт» или команду закрытия заказа, а не удаляйте.

Частые вопросы