Новый сотрудник в облаке 1С:Фреш: приглашение, доступ к базе и роли
Содержание
Добавить пользователя в 1С Фреш можно за пять минут. Администратор абонента заходит в личный кабинет сервиса, приглашает сотрудника по e-mail, открывает ему нужное приложение, а затем в самой программе назначает профиль прав. Две части работы, и пропуск любой из них даёт одну и ту же жалобу: «человека пустили, а он ничего не видит».
Причина в том, что в облаке доступ устроен в два слоя. Первый слой — учётная запись в сервисе и право открыть конкретную базу. Второй — роли внутри самой 1С. Ниже оба слоя по порядку, плюс то, что чаще всего идёт не так.
Кто вообще может добавлять пользователей
Приглашать людей может только администратор абонента. Это тот, на кого оформлена подписка, или сотрудник, которому такие права выдали в кабинете.
Обычный пользователь базы не увидит ни кнопки «Добавить», ни списка других аккаунтов. Если у вас её нет, проблема не в браузере, а в уровне доступа.
Кто что видит:
- 👑 Администратор абонента — управляет людьми, базами, тарифом и оплатой.
- 🧑💼 Администратор базы внутри 1С — настраивает роли и справочник пользователей , но не приглашает новых людей в сервис.
- 👤 Обычный пользователь — работает в выданных ему базах в рамках профиля.
Если вы наёмный бухгалтер и не можете пригласить коллегу, спросите у директора, кому в кабинете назначен администратор. Часто это e-mail, на который регистрировали сервис три года назад.
Что проверить перед тем, как приглашать
Три минуты подготовки спасают от повторных приглашений и ожидания поддержки.
Лимит пользователей по тарифу
В облаке число одновременно работающих людей и общее число учётных записей зависят от тарифа и подключённых опций. Посмотрите раздел с вашим тарифом и лимитами в кабинете и сравните с тем, сколько человек уже заведено.
Если лимит выбран, приглашение либо не отправится, либо человек получит доступ, но не сможет войти из-за превышения. Расширять тариф придётся до приглашения, а не после.
Рабочая почта сотрудника
Приглашение уходит на e-mail. Нужен адрес, к которому у человека есть реальный доступ.
- ✅ Корпоративная почта на домене компании — лучший вариант: при увольнении её закрывают, и доступ к облаку закрывается вместе с ней.
- ⚠️ Личный адрес на публичном сервисе — допустим для разовых подрядчиков, но не для штата.
- ❌ Общий ящик вроде
buh@на троих — так нельзя: в журнале не видно, кто что сделал.
Какие базы и какой уровень доступа нужны
Заранее решите, в какие базы пойдёт человек и что ему там делать. Один и тот же сотрудник может быть бухгалтером в «Бухгалтерии» и только читателем в «Зарплате и управлении персоналом».
| Должность | Базы | Что обычно нужно |
|---|---|---|
| Главный бухгалтер | Бухгалтерия | Полные права на учёт, закрытие периода |
| Кассир | Бухгалтерия | Кассовые документы, без настроек |
| Менеджер по продажам | Управление торговлей | Реализации, клиенты, без закупок |
| Кадровик | ЗУП | Кадровые документы, без расчёта зарплаты |
| Внешний аудитор | Бухгалтерия | Только просмотр и отчёты |
Шаг 1. Приглашение через личный кабинет
Войдите в кабинет под учётной записью администратора абонента и откройте раздел со списком пользователей. Точные названия вкладок в сервисе иногда меняются, поэтому ориентируйтесь на слово «Пользователи» в меню кабинета.
- Откройте список пользователей и нажмите кнопку добавления нового.
- Введите e-mail сотрудника. Ошибка в одной букве отправит приглашение чужому человеку.
- Укажите фамилию и имя. Они попадут в справочник пользователей внутри 1С.
- Отправьте приглашение.
- Попросите сотрудника проверить почту, включая «Спам», и перейти по ссылке.
После перехода по ссылке человек придумывает пароль и подтверждает регистрацию. До этого момента в списке он числится как приглашённый, но не активированный.
Ссылка в приглашении действует ограниченное время. Если сотрудник откладывал письмо на неделю, отправьте приглашение заново — старое могло просто протухнуть.
Шаг 2. Как дать доступ к конкретным базам
Учётная запись в сервисе сама по себе ничего не открывает. Нужно привязать человека к приложению, то есть к конкретной информационной базе.
- В кабинете откройте список ваших приложений.
- Выберите нужное, например бухгалтерию организации.
- Найдите настройку доступа пользователей к этому приложению.
- Отметьте добавленного сотрудника.
- Сохраните.
Если баз несколько, повторите процедуру для каждой. Здесь удобно работать от обратного: сначала решить, кому нужна база, потом отмечать людей, а не открывать всё подряд.
Отдельные учётные записи на разные базы
Один человек — один логин на все базы. Не заводите двух аккаунтов на разные адреса ради «удобства»: это двойная нагрузка на лимит и путаница в журнале регистрации.
Доступ к закрытым или тестовым копиям
Копии базы для проверки и обучения делайте с доступом только для тех, кому они нужны. В копии лежат реальные данные: зарплаты, контрагенты, суммы договоров.
Шаг 3. Роли и права внутри самой 1С
Это место, где чаще всего забывают. После выдачи доступа человек заходит и видит пустой интерфейс или сообщение о нехватке прав.
В самой программе добавленный сотрудник уже есть в списке пользователей. Его нужно найти и назначить группу доступа.
- Откройте в программе
Администрирование→Настройки пользователей и прав. - Выберите
Пользователи. - Найдите сотрудника по фамилии. Если списка нет, проверьте, что у вас у самого есть право администрирования.
- Откройте карточку и перейдите к настройке прав доступа.
- Назначьте профиль (группу доступа), подходящий по должности.
- Запишите изменения и закройте карточку.
Типовые профили уже есть в конфигурации, и для большинства задач их достаточно. Выдавать «Полные права» всем подряд — привычка, которая выйдет боком при первой проверке.
Не правьте типовой профиль под одного сотрудника. Скопируйте профиль, дайте копии понятное имя вроде «Бухгалтер без закрытия периода» и назначьте его нужным людям. Тогда после обновления конфигурации ваши правки не потеряются.
Какие профили чаще всего нужны
- 📒 Бухгалтер — ввод и проведение первичных документов, отчёты.
- 🔒 Главный бухгалтер — плюс закрытие периода и настройка учётной политики.
- 👁 Только чтение — просмотр документов и отчётов без изменения.
- 🛠 Администратор — справочник пользователей, настройки программы.
Разделение удобно проверять через сценарий: «что нужно делать этому человеку в понедельник утром?» Если в ответе нет «управлять пользователями», роль администратора ему не нужна.
Особенности входа через браузер и через тонкий клиент
Новый пользователь входит в облако двумя способами, и поведение немного различается.
| Способ | Что нужно | Когда удобнее |
|---|---|---|
| Веб-клиент в браузере | Браузер, логин и пароль | Разовый вход, чужой компьютер, планшет |
| Тонкий клиент | Установленная платформа 1С, ярлык на базу | Ежедневная работа, большие отчёты, печатные формы |
В браузере ничего ставить не нужно: открыли ссылку, ввели данные, работаете. Но часть функций — работа с принтерами, сканерами, офисными файлами — удобнее и надёжнее через тонкий клиент.
Для тонкого клиента потребуется платформа 1С нужной версии. Версию подскажет сам кабинет или поддержка сервиса. Если у человека стоит другая версия, программа предложит обновление или не запустится.
Что сказать сотруднику при первом входе
Дайте человеку короткую памятку:
- 🔗 Адрес входа и название базы.
- 🔑 Правило пароля: длина, символы, срок смены.
- 🧭 Куда писать, если не получается войти — внутренний чат или конкретный человек.
- 🚫 Что нельзя: передавать пароль, входить с чужого устройства без выхода, сохранять пароль на общих компьютерах.
Типичные ошибки при добавлении пользователя
Двойники и пользователи-призраки
Через пару лет в списке копятся «Иванов И.», «Иванов Иван» и «ivanov2». Каждая запись занимает место и усложняет разбор журнала.
Раз в квартал просматривайте список:
- Выгрузите или отфильтруйте записи по дате последнего входа.
- Отметьте тех, кто не заходил полгода.
- Уточните у руководителя, нужны ли они.
- Лишних отключите, а не удаляйте: в журнале регистрации сохранится история.
Безопасность и контроль действий
Новая учётная запись — всегда новая точка риска. Несколько правил, которые экономят нервы.
- 🔐 Минимум прав. Начинайте с узкого профиля и добавляйте по запросу.
- ⏳ Отключайте в день увольнения. Не «потом», а в тот же день.
- 🧾 Один человек — одна запись. Без общих логинов.
- 📲 Если сервис предлагает дополнительное подтверждение входа, включайте его хотя бы для администраторов.
Внутри программы действия пользователей пишутся в журнал регистрации. Если нужно выяснить, кто изменил документ или удалил запись, откройте его через раздел администрирования и отфильтруйте события по пользователю и дате.
Перед массовым изменением прав сделайте копию базы и согласуйте изменения с руководителем. Ошибка в профиле может закрыть бухгалтерам доступ к закрытию месяца в самый неудобный момент.
Что делать при увольнении
Когда добавлять пользователя не нужно
Иногда напрашивается новая учётная запись, а правильнее поступить иначе.
- 🕐 Человеку нужно только получить отчёт один раз. Лучше выгрузить отчёт и отправить файл, чем открывать доступ к базе.
- 👥 Сотрудник работает у вас на подмене на два дня. Временный профиль с отзывом доступа по дате проще, чем постоянная учётная запись.
- 🧪 Нужно показать базу клиенту или консультанту. Создайте копию без реальных данных или откройте доступ только на чтение.