Как в 1С сделать совмещение должностей и начислить доплату

Чтобы в 1С сделать совмещение должностей, нужны всего два действия: создать вид начисления «Доплата за совмещение» и назначить его сотруднику — документом «Совмещение должностей» в свежих релизах ЗУП 3.1 либо документом «Изменение оплаты труда» в любом релизе и в Бухгалтерии 3.0. Отдельную ставку в штатном расписании и второй трудовой договор при этом не создают — иначе получится уже совместительство.

Основная боль здесь не в кнопках, а в двух местах: расчётчики либо путают совмещение с совместительством, либо создают начисление «как получится» и потом удивляются, почему доплата не попала в средний заработок и отпускные вышли меньше. Ниже — точные пути меню, три рабочих способа расчёта доплаты, пример с числами, проводки и разбор ошибок.

Совмещение, совместительство или расширение зон: что именно оформляем

Три похожие ситуации, которые в 1С оформляются по-разному. Ошибка на этом шаге делает бессмысленным всё остальное.

Совмещать можно и вакантную должность, и должность временно отсутствующего работника. Штатное расписание при совмещении не меняется: вакансия остаётся вакантной, а занятая ставка — занятой.

Что подготовить до ввода в 1С

Программа не спросит основания, но без них начисление повиснет в воздухе.

Размер доплаты закон не ограничивает ни снизу, ни сверху — ст. 151 ТК РФ отдаёт это соглашению сторон. На практике ориентируются на 20–50% оклада по совмещаемой должности, при полном объёме работы иногда ставят и 100%.

Настройка начисления «Доплата за совмещение» в 1С ЗУП 3.1

Путь: Настройка — Начисления — Создать. Если в списке уже есть предопределённое начисление с подходящим названием, проверьте его реквизиты, а не создавайте дубль.

Шаг 1. Включить возможность совмещения

Откройте Настройка — Расчёт зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний, вкладка Прочие начисления, и поставьте флажок «Совмещение должностей (профессий)». В части релизов этот же флажок лежит в Настройка — Кадровый учёт.

После включения в программе появляется и предопределённое начисление, и документ Совмещение должностей в списке кадровых документов. Нет флажка в вашем релизе или в вашей редакции — ничего страшного, работает универсальный способ из раздела про альтернативы.

Шаг 2. Заполнить вкладку «Основное»

• Наименование — «Доплата за совмещение должностей»;
• Код — свободный, например ДОПЛСОВМ;
• Назначение начисления — Повременная оплата труда и надбавки;
• Начисление выполняется — Ежемесячно (тогда доплата будет планово попадать в расчёт зарплаты);
• Способ расчёта — Фиксированной суммой или Результат рассчитывается с формулой.

Шаг 3. Налоги, взносы, бухучёт

Вкладка Налоги, взносы, бухучёт — три обязательных реквизита:

• НДФЛ — облагается, код дохода 2000 (вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей);
• Страховые взносы — Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами;
• Вид расхода по ст. 255 НК РФ — пп. 3, ст. 255 НК РФ: там прямо названы надбавки за совмещение профессий.

Шаг 4. Средний заработок и учёт времени

Вкладка Средний заработок — флажок «Включать в базу начислений для расчёта среднего заработка» должен стоять. Если его снять, доплата не попадёт в отпускные, больничные и компенсацию при увольнении — это и есть та самая ошибка, которую обнаруживают через полгода.

Вкладка Учёт времени — вид времени не задаём. Совмещение выполняется внутри нормальной продолжительности дня, в табеле отдельным кодом не отражается, явки остаются обычными (Я / 01).

Как в 1С сделать совмещение должностей: пошаговая инструкция для ЗУП 3.1

Способ первый — специальным кадровым документом.

1. Откройте Кадры — Все кадровые документы — Создать — Совмещение должностей. Второй вход: Кадры — Совмещение должностей.
2. Укажите организацию, сотрудника и дату документа.
3. Поле «Период совмещения»: дата начала и, если срок известен, дата окончания.
4. Выберите совмещаемую должность и подразделение. Если совмещается должность конкретного отсутствующего работника — укажите его в соответствующем поле.
5. Задайте размер доплаты: сумму или процент, в зависимости от того, как настроено начисление.
6. Провести и закрыть. Начисление автоматически попадёт в Начисление зарплаты и взносов за соответствующие месяцы.

Способ второй — через плановое начисление, работает в любом релизе:

1. Кадры — Изменения оплаты труда сотрудников — Создать — Изменение оплаты труда.
2. Сотрудник, дата начала действия.
3. В таблице начислений кнопкой Добавить выберите «Доплата за совмещение должностей», впишите сумму или процент.
4. Проведите документ. Доплата будет начисляться ежемесячно, пока вы не отмените её таким же документом.

Способ третий — разовым документом, если совмещение было один месяц: Зарплата — Разовые начисления (либо прямо строкой в документе Начисление зарплаты и взносов, кнопка Начислить — ваш вид начисления).

Три способа рассчитать доплату за совмещение

В соглашении формулировка может быть любой — важно перевести её в формулу 1С без ошибок.

Показатели (ПроцентДоплаты, ДоплатаЗаСовмещение) создаются в Настройка — Показатели расчёта зарплаты. Для доплаты обычно выбирают назначение показателя «для сотрудника» и периодичность «на весь период действия».

Пример расчёта с числами

Кладовщик с окладом 60 000 ₽ совмещает должность экспедитора. Оклад экспедитора по штатному расписанию — 45 000 ₽, в соглашении доплата 50% от этого оклада. Совмещение начинается с 10-го числа месяца, в котором 21 рабочий день; на совмещении отработано 16 рабочих дней.

• Полная доплата за месяц: 45 000 × 50% = 22 500 ₽
• За фактические дни: 22 500 / 21 × 16 = 17 142,86 ₽
• НДФЛ 13%: 17 142,86 × 0,13 = 2 228,57 ₽
• Страховые взносы по единому тарифу 30%: 5 142,86 ₽
• К выплате за совмещение: 14 914,29 ₽ (сверх основной зарплаты)

Если сотрудник в этом же месяце болел или был в отпуске, доплата уменьшается пропорционально: за дни отсутствия дополнительная работа не выполнялась. Фиксированная сумма без формулы пропорциональности этого не учтёт — проверяйте руками.

Проводки по доплате за совмещение

Доплата — часть оплаты труда, поэтому идёт тем же счётом затрат, что и оклад сотрудника. Счёт подставляется из Настройка — Способы отражения зарплаты в бухучёте и реквизитов сотрудника либо подразделения.

Отдельной аналитики по совмещению на счёте 70 нет: сумма сливается с основной зарплатой сотрудника. Разбивку по видам начислений смотрят в зарплатных отчётах, а не в оборотке.

Совмещение должностей в 1С:Бухгалтерии 3.0

Отдельного кадрового документа «Совмещение должностей» здесь нет — доплата оформляется начислением.

1. Проверьте, что расчёт зарплаты ведётся в программе: Администрирование — Параметры учёта — Настройки зарплаты — «Расчёт зарплаты и кадровый учёт ведутся в этой программе».
2. Создайте начисление: Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Начисления — Создать. Название «Доплата за совмещение», НДФЛ — код 2000, взносы — «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами», вид расхода — пп. 3, ст. 255 НК РФ.
3. Назначьте доплату сотруднику: в документе Приём на работу или Кадровый перевод (Зарплата и кадры — Кадровые документы) добавьте строку с новым начислением и суммой.
4. Либо добавляйте доплату вручную каждый месяц: Зарплата и кадры — Все начисления — Начисление зарплаты — кнопка Начислить — ваш вид начисления.

ЗУП КОРП, 1С:ERP, УТ 11 и КА 2

Как отменить или досрочно прекратить совмещение

Работник может отказаться от дополнительной работы досрочно, предупредив письменно за три рабочих дня (ст. 60.2 ТК РФ). Работодатель так же может отменить поручение.

• Если доплата назначалась документом Совмещение должностей — откройте его и заполните дату окончания либо введите документ отмены.
• Если назначалась документом Изменение оплаты труда — введите новый документ на дату прекращения и уберите строку с доплатой (кнопка Удалить в таблице начислений).
• Проверьте расчётный листок следующего месяца: доплаты в нём быть не должно.

Отчёты для проверки

Четыре отчёта закрывают почти все вопросы «а правильно ли начислилось».

1. Расчётный листок (Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок) — видно отдельную строку доплаты и сумму.
2. Анализ начислений и удержаний (Зарплата — Отчёты по зарплате) — сводно по виду начисления: кто получил доплату и сколько всего.
3. Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам) — проверка кода дохода 2000 и удержанного налога.
4. Анализ взносов в фонды (Налоги и взносы — Отчёты по налогам и взносам) — доплата должна целиком войти в базу.

Отдельно стоит прогнать начисление отпускных на тестовом документе: если доплата в среднем заработке не видна, значит на вкладке Средний заработок снят флажок включения в базу.

В отчётности доплата ведёт себя как обычная зарплата: в 6-НДФЛ — код 2000, дата получения дохода равна дате выплаты; в РСВ входит в базу целиком; в ЕФС-1 никаких мероприятий по совмещению не отражается.

Типичные ошибки

Разбор по частоте — от самой распространённой.

1. Оформили совместительство вместо совмещения. В ЗУП создают сотруднику второе «место работы» со своей ставкой и графиком. В результате задвоена норма времени, табель неверный, а в штатном расписании занята лишняя ставка. Признак совмещения один: дополнительная работа выполняется в течение установленного рабочего дня.

2. Начисление без флажка «включать в базу среднего заработка». Доплата платится, а отпускные и больничные считаются только от оклада. Исправление — поставить флажок и выполнить перерасчёт прошлых периодов; все уже рассчитанные отпуска придётся исправлять.

3. Нет даты окончания при замещении отсутствующего. Основной работник вернулся из отпуска, а доплата продолжает начисляться месяцами. Удержать излишне выплаченное можно только по заявлению работника.

4. Процент посчитали от полного оклада при неполном объёме работы. В соглашении «50% должностных обязанностей экспедитора», а в 1С стоит 100% оклада. Сравнивайте формулу с текстом соглашения, а не с памятью.

5. Забыли пропорциональность. Фиксированная сумма 22 500 ₽ начислилась целиком за месяц, в котором сотрудник две недели болел. Либо добавляйте в формулу ОтработаноДней / НормаДней, либо корректируйте сумму вручную.

6. Неверный вид расхода по ст. 255 НК РФ. Если в начислении стоит «не включается в расходы», доплата выпадет из налоговой базы по прибыли, хотя по п. 3 ст. 255 НК РФ она в расходах учитывается.

7. Доплату провели документом «Разовое начисление» и забыли повторить. В следующем месяце сотрудник получает только оклад. Для длящегося совмещения используйте плановое начисление.

Если документа «Совмещение должностей» нет: альтернативы

Специальный документ появился не во всех редакциях и релизах. План Б работает всегда:

• 🔧 Плановое начисление через «Изменение оплаты труда» — универсальный вариант, описан выше. Функционально закрывает ту же задачу: доплата идёт ежемесячно, в среднем заработке учитывается.
• 🔧 Обновить релиз ЗУП — если вам нужен именно кадровый учёт совмещений с историей и отчётами, документ появится после обновления и включения флажка в настройках состава начислений.
• 🔧 Временный перевод вместо совмещения — когда работник фактически полностью переключается на другую должность, честнее оформить Кадровый перевод с датой окончания: там просто меняется оклад, доплату настраивать не нужно.
• 🔧 Внешняя обработка или ручная корректировка — крайний случай для единичных начислений за закрытый период; для регулярной работы не подходит.

Частые вопросы