Доверенность на получение ценностей в 1С: от заполнения до файла PDF

Доверенность в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляется отдельным документом в разделе Покупки → Доверенности. Создайте документ, укажите поставщика, сотрудника и перечень ценностей, нажмите Печать → Доверенность (М-2). Чтобы скачать бланк файлом, в окне печатной формы нажмите кнопку сохранения и выберите PDF, Word или Excel.

Водитель уже едет к поставщику, а бланка нет, или он печатается без паспортных данных и подписей. Почти всегда дело в двух-трёх незаполненных справочниках, а сам документ занимает пару минут.

Как устроена работа с доверенностями в 1С

Доверенность в 1С — учётный документ-справка. Он хранит, кому, на что и на какой срок выдано право получить ценности. Проводок по счетам он не формирует и на остатки не влияет.

Что даёт программа по сравнению с бланком из интернета:

• 📋 автоматическая нумерация: номера идут подряд, это и есть журнал выданных доверенностей;
• 👤 паспортные данные подставляются из карточки физического лица;
• ✍️ ФИО руководителя и главного бухгалтера берутся из настроек организации;
• 📦 список ценностей можно перенести из счёта поставщика, не набирая вручную;
• 🔍 по списку видно, какие доверенности ещё действуют и на кого выписаны.

Документ выписывают до получения товара. Логика простая: поставщик выставил счёт, вы выдаёте сотруднику доверенность на этот счёт, сотрудник приезжает и забирает груз. После этого в базе оформляется поступление.

Какие данные понадобятся

Перед первой доверенностью проверьте три справочника. Если они пустые, бланк получится с пробелами.

Как сформировать доверенность в 1С пошагово

Есть два пути: на основании счёта поставщика (быстрее) и вручную из журнала (когда счёта в базе нет).

Способ 1. На основании счёта от поставщика

1. Откройте Покупки → Счета от поставщиков и найдите нужный счёт.
2. В командной панели нажмите Создать на основании и выберите «Доверенность».
3. Программа перенесёт поставщика, договор, реквизиты счёта и табличную часть с ценностями.
4. Укажите сотрудника, на которого выдаётся доверенность.
5. Проверьте срок действия.
6. Нажмите Записать, затем Печать.

Если в счёте 30 позиций, а забрать нужно только 10, лишние строки удалите прямо в доверенности. На счёт это не повлияет.

Способ 2. Вручную из журнала доверенностей

1. Перейдите в Покупки → Доверенности.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните шапку:
   • дату выдачи (номер присвоится сам при записи);
   • срок, до которого действует доверенность;
   • организацию, если в базе их несколько;
   • контрагента-поставщика и, при необходимости, договор;
   • физическое лицо, которому выдаётся доверенность;
   • реквизиты документа поставщика (номер и дату счёта или наряда), если он есть.
4. На вкладке с ценностями добавьте строки: номенклатура или текстовое наименование, единица измерения, количество прописью программа выведет на печать сама.
5. Запишите документ и откройте печатную форму.

Что если товар уже получен

Бывает, что сотрудник забрал груз по доверенности, выписанной на бумаге от руки, а в базу её не внесли. Создайте документ задним числом с теми же номером и датой, что на бумажном экземпляре. Номер в форме документа можно поправить вручную, если программа предложила другой.

Срок действия

Гражданский кодекс не ограничивает максимальный срок доверенности. Если срок не указан, она действует один год с даты выдачи (ст. 186 ГК РФ). Для разового получения товара на практике ставят от нескольких дней до месяца: короткий срок снижает риск, что бланком воспользуются после увольнения сотрудника.

Чем различаются формы М-2 и М-2а

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 71а. В 1С обе доступны из одного документа, в меню Печать.

Какую выбрать, решает организация и закрепляет в учётной политике. С 2013 года унифицированные формы первички не обязательны: по ст. 9 закона № 402-ФЗ можно утвердить свой бланк. Но М-2 знают все кладовщики поставщиков, поэтому с ней меньше вопросов на складе.

Обязательные элементы любой доверенности от юрлица — по ГК РФ: дата выдачи, кто доверяет, кому, какие полномочия, подпись руководителя. Печать с 2015 года не обязательна (ст. 185.1 ГК РФ), но многие поставщики её по-прежнему просят.

Как скачать доверенность из 1С в PDF, Word или Excel

Печатная форма в 1С — это табличный документ. Его можно не только распечатать, но и сохранить файлом.

1. В документе нажмите Печать → Доверенность (М-2) или Доверенность (М-2а).
2. Откроется окно печатной формы.
3. В командной панели нажмите кнопку Сохранить (значок дискеты).
4. Выберите формат:
   • PDF — для отправки поставщику и печати без сдвигов;
   • Microsoft Word (.docx) — если нужно что-то дописать вручную;
   • Microsoft Excel (.xlsx) — для правки таблицы ценностей;
   • Табличный документ (.mxl) — формат 1С, открывается только в 1С.
5. Укажите папку и подтвердите.

Там же есть кнопка отправки по электронной почте: файл вложится в письмо автоматически, если в программе настроена учётная запись почты.

Несколько доверенностей разом

В журнале Покупки → Доверенности выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl и нажмите Печать. Все бланки откроются в одном окне, и их можно сохранить одним файлом.

Пустой бланк для заполнения от руки

Иногда нужен чистый бланк — например, для водителя, который поедет к нескольким поставщикам. Создайте доверенность, заполните только организацию, запишите и распечатайте. Шапка с реквизитами и подписями будет заполнена, а получателя и ценности впишут от руки.

Как настроить печатную форму доверенности под себя

Типовой бланк подходит большинству. Если нужно добавить логотип, изменить шрифт или вывести поле, которого нет в форме, есть три уровня настройки.

Уровень 1. Без изменения макета

В окне печатной формы можно:

• задать число копий в поле рядом с кнопкой печати;
• открыть параметры страницы и сменить ориентацию или масштаб;
• включить режим редактирования и поправить текст прямо в табличном документе перед печатью.

Правка в окне печати действует только на текущий экземпляр. В базе ничего не меняется.

Уровень 2. Редактирование макета в пользовательском режиме

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Перейдите по ссылке Макеты печатных форм.
3. Найдите макет доверенности через поиск по слову «Доверенность».
4. Откройте его и измените: шрифты, текст подписей, ширину колонок.
5. Сохраните и проверьте печать.

Изменённый макет программа помечает. После обновления конфигурации типовой макет не перезапишет ваш, но новые исправления разработчика в нём тоже не появятся. Вернуть типовой вариант можно командой в том же списке макетов.

Уровень 3. Своя печатная форма внешней обработкой

Если нужна принципиально другая форма (свой бланк по учётной политике), программист делает внешнюю печатную форму. Её подключают в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Новый пункт появится в меню Печать документа рядом с М-2 и М-2а.

Почему доверенность печатается с ошибками и как это исправить

Большинство проблем с бланком — это незаполненные справочники, а не сбой программы.

Если не помогло

• 🔄 Закройте и заново откройте документ: печатная форма берёт данные на момент нажатия кнопки, а не на момент открытия.
• 🧹 Если печать вообще не открывается или выдаёт ошибку платформы, запустите программу с ключом /ClearCache — это очистит кэш клиента. Сеансы других пользователей при этом не затрагиваются.
• 🖨️ Если бланк выглядит правильно на экране, но печатается со сдвигом, сохраните его в PDF и распечатайте из просмотрщика. Так обходятся проблемы драйвера принтера.

Где ещё взять бланк доверенности М-2

1С — не единственный способ. Выбор зависит от того, ведётся ли учёт в программе.

Скачанный из интернета файл Word удобен в моменте, но номер такой доверенности в базе не появится. Через полгода при сверке с поставщиком будет сложно найти, кто и по какой доверенности получил груз. Если выписали бланк вне программы, внесите его в 1С тем же номером.