Онлайн-касса и электронные фискальные документы в 1С: от драйвера до первого чека

Отдельной программы «ЭФД» для 1С нет. Электронный фискальный документ (чек, отчёт об открытии или закрытии смены) формирует онлайн-касса с фискальным накопителем, а 1С только передаёт ей данные. Поэтому «установить ЭФД в 1С» — это поставить драйвер ККТ, завести кассу в Администрирование → Подключаемое оборудование (БП 3.0) или в разделе РМК и оборудование (УТ 11, Розница 2.3), зарегистрировать её в ФНС и проверить пробным чеком.

Типичная ситуация: магазин купил кассу, бухгалтеру говорят «настрой, чтобы чеки шли из 1С». Касса лежит в коробке, договора с ОФД нет, драйвер не скачан. Ниже порядок, при котором ничего не придётся переделывать.

Что подготовить до установки: касса, ФН, ОФД и версия 1С

Без этих четырёх пунктов настройка в 1С застрянет на полпути.

• 🧾 Касса из реестра ККТ ФНС. Модель должна быть в реестре и поддерживать нужный формат фискальных документов (ФФД). Для торговли маркированным товаром нужен ФФД 1.2.
• 💾 Фискальный накопитель (ФН). Срок ключа — 13, 15 или 36 месяцев. Какой можно ставить, зависит от режима налогообложения и вида деятельности, это определяет 54-ФЗ.
• 🌐 Договор с оператором фискальных данных (ОФД). Без него касса не передаст чеки в налоговую. Нужны ИНН ОФД и адрес сервера, их выдаёт оператор.
• 🔑 Доступ в личный кабинет на nalog.ru и электронная подпись руководителя или ИП — для регистрации ККТ.
• 💻 Актуальный релиз конфигурации. Форматы ФФД и списки драйверов обновляются вместе с конфигурацией. Старый релиз может не знать вашу модель кассы.

Шаг 1. Ставим драйвер фискального регистратора на компьютер

1С работает с кассой через драйвер производителя. Для АТОЛ это «Драйвер ККТ» 10-й версии, для Штрих-М — их собственный драйвер ККТ. Скачивайте только с сайта производителя.

1. Подключите кассу к компьютеру по USB или по сети (Ethernet, Wi-Fi). При USB-подключении в системе появляется виртуальный COM-порт — номер видно в диспетчере устройств Windows.
2. Запустите установщик драйвера от имени администратора. Разрядность — как у клиента 1С.
3. Откройте тестовую утилиту драйвера (идёт в комплекте), укажите порт или IP-адрес и выполните проверку связи. Касса должна ответить: модель, заводской номер, состояние ФН.
4. Закройте утилиту. Если она останется открытой, она может держать порт занятым, и 1С получит отказ при подключении.

Шаг 2. Подключаем ККТ в 1С: карточка оборудования

Сначала включается сама возможность работать с оборудованием, затем заводится экземпляр кассы.

Включаем подключаемое оборудование

1. Откройте раздел из таблицы и установите флажок использования подключаемого оборудования.
2. Нажмите ссылку подключаемого оборудования, откроется список типов устройств.
3. Выберите тип «ККТ с передачей данных» и создайте новый экземпляр.

Заполняем карточку

1. В поле драйвера выберите драйвер вашей модели из списка. Если в списке модели нет — релиз конфигурации устарел или нужно подключить драйвер из файла поставки производителя.
2. Укажите рабочее место. Касса привязывается к конкретному компьютеру: на другом компьютере её надо подключать заново.
3. Сохраните карточку и нажмите «Настроить». Если драйвер не найден, форма предложит установить его.
4. В настройках укажите тот же порт или IP, что в тестовой утилите, и выполните тест устройства.

Успешный тест возвращает модель, заводской номер и сообщение об успешном подключении. Ошибка на этом шаге — почти всегда порт, разрядность или занятость устройства другой программой.

Связываем кассу с организацией и складом

• БП 3.0: заведите кассу ККМ для организации и укажите в ней подключённое устройство. Тогда в документах оплаты от покупателя станет доступна команда пробития чека.
• УТ 11 и Розница: касса ККМ создаётся в справочнике касс с привязкой к магазину или складу. Там же выбирается фискальное устройство и рабочее место кассира.

Шаг 3. Регистрация кассы в ФНС и подключение к ОФД

Без регистрации касса не пробивает фискальные чеки — только нефискальные тестовые. Порядок такой:

1. Заявление в ФНС. В личном кабинете на nalog.ru подайте заявление о регистрации ККТ: модель, заводские номера ККТ и ФН, адрес и место установки, данные ОФД, признаки применения (подакцизные товары, маркировка, интернет-расчёты и т. п.). Подписывается электронной подписью.
2. Регистрационный номер. ФНС присваивает кассе регистрационный номер (РНМ). Он появляется в кабинете, обычно в течение рабочего дня.
3. Отчёт о регистрации. РНМ и реквизиты (ИНН организации, ИНН ОФД, СНО, признаки) записываются в фискальный накопитель. Касса печатает отчёт о регистрации с фискальным признаком.
4. Данные отчёта — в ФНС. Номер, дату, время и фискальный признак отчёта о регистрации вносят в личный кабинет. После этого ФНС выдаёт карточку регистрации ККТ.
5. Подключение в кабинете ОФД. Добавьте кассу по заводскому номеру и РНМ, чтобы оператор принимал её документы.

Записать регистрационные данные в ФН можно двумя способами.

Ошибку в реквизитах при регистрации исправляет только перерегистрация с новым отчётом, а некоторые параметры без замены ФН не меняются. Проверяйте ИНН, СНО и признаки до записи, а не после.

Шаг 4. Настройка чеков: что 1С передаёт в фискальный документ

Чек печатает сама касса, обычный макет печатной формы 1С тут не участвует. 1С отвечает за содержимое: что попадёт в ЭФД, зависит от данных документа и справочников.

Реквизиты, которые надо заполнить

• 🏷️ Ставка НДС в номенклатуре и документе. Неверная ставка попадёт в чек и в ФНС, исправляется только чеком коррекции.
• 📦 Признак предмета расчёта — товар, услуга, работа, подакцизный товар. Задаётся в номенклатуре или виде номенклатуры.
• 💳 Способ расчёта — полная оплата, предоплата, аванс, частичный расчёт. При отгрузке после аванса нужен второй чек с зачётом предоплаты.
• 🧮 Система налогообложения организации. Должна совпадать с той, что указана при регистрации ККТ.
• 👤 Кассир — ФИО и при необходимости ИНН. Обычно берутся из настроек пользователя или рабочего места.
• 📧 Телефон или email покупателя — при отправке электронного чека без бумажного.

Нефискальные документы и шапка чека

Название организации, адрес и РНМ касса печатает из данных регистрации. Рекламный текст, приветствие или QR-код программы лояльности добавляют в настройках кассы или в шаблоне нефискального документа, если конфигурация его поддерживает. Менять макет 1С ради шапки чека бесполезно.

Шаг 5. Пробный чек и разбор ошибок

После регистрации откройте смену из 1С, пробейте чек на минимальную сумму, затем чек возврата. Проверьте, что оба документа появились в кабинете ОФД. Затем закройте смену.

Если чек пробит с ошибкой

Удалить или «отменить» фискальный чек нельзя, он уже в ФН и у оператора. Варианты:

• Ошибка в сумме или товаре, покупатель рядом — чек возврата прихода, затем новый правильный чек.
• Ошибка обнаружена позже или чек не пробит вовсе — чек коррекции . Его можно сформировать из 1С: в документах кассовой смены есть операция чека коррекции, в БП 3.0 его ищут через поиск по форме «чек коррекции» в разделе банка и кассы.

Обновление ЭФД-связки: драйвер, ФФД и конфигурация

Касса, драйвер и 1С живут каждый своей жизнью, и обновлять их надо согласованно.

Практический порядок при смене ФФД: обновить прошивку кассы, затем драйвер на всех рабочих местах, затем проверить работу в 1С и только после этого сменить формат в параметрах регистрации.

Отдельно следите за сроком ФН. Конфигурация может предупреждать о скором окончании ресурса, но надёжнее держать дату замены в календаре: накопитель меняют заранее, а не в день блокировки.

Если касса подключается не к одному компьютеру или из облака

Здесь чаще всего возникают вопросы после базовой настройки.

• 🖥️ Несколько рабочих мест, одна касса. Устройство привязано к рабочему месту. Для второго компьютера создают своё подключение того же экземпляра, а кассу переводят на сетевое подключение, чтобы она не зависела от одного USB-порта.
• ☁️ 1С во фреше или в облаке. Сервер 1С кассу не видит. Нужна локальная программа-посредник для подключения оборудования к облачной базе: она ставится на компьютер с кассой и принимает команды из 1С. Её выдаёт поставщик облака или производитель кассы.
• 🔁 Аренда кассы у ОФД или облачная ККТ для интернет-магазина. Физической кассы рядом нет, подключение идёт через сервис оператора по его инструкции и его модулю для 1С.

Частые вопросы