Отчёт ЕФС-1 в 1С 8.3 ЗУП: какой раздел открыть и что делать, если его нет

В 1С 8.3 ЗУП 3.1 ЕФС-1 не лежит одним отчётом в одном месте. Кадровые сведения (подраздел 1.1) ищите в Кадры → Электронные трудовые книжки. Стаж (подраздел 1.2) и взносы на травматизм (раздел 2) — в Отчетность, справки → 1С-Отчетность: нажмите Создать и наберите в строке поиска «ЕФС».

Почти всегда отчёт ЕФС-1 «не находится» по одной причине: его ищут в разделе Отчеты, где лежат аналитические отчёты. А ЕФС-1 — регламентированная отчётность для Социального фонда, и живёт она рядом с другими формами для фонда.

Где найти ЕФС-1 в 1С ЗУП 3.1: пути по частям формы

Форма ЕФС-1 действует с 2023 года. Она заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и сведения о договорах ГПХ. В ЗУП каждая часть формы живёт рядом с той старой отчётностью, которую заменила. Отсюда и путаница.

Подраздел 1.1: кадровые мероприятия и ГПХ

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте новый документ и выберите организацию.
3. Нажмите Заполнить. Программа подтянет кадровые мероприятия, ещё не отправленные в фонд.
4. Проверьте список и подпишите документ ответственным лицом.

Мероприятия программа берёт из проведённых кадровых документов: приёма, перевода, увольнения, договоров ГПХ. Если сотрудника нет в списке, сначала ищите его кадровый документ — он не проведён или датирован другим периодом.

Подраздел 1.2 и раздел 2

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать.
3. В окне выбора отчёта наберите в строке поиска «ЕФС». Появятся все доступные части формы.
4. Выберите нужную, укажите организацию и период, нажмите Заполнить.

Универсальный путь через «Все функции»

Когда интерфейс настроен нестандартно и разделы урезаны, помогает меню «Все функции».

1. Включите его: Сервис и настройки → Параметры, флажок «Отображать команду “Все функции”».
2. Откройте главное меню (кнопка с тремя полосками слева вверху) → Все функции.
3. Разверните ветку Документы и найдите объекты со словами «ЕФС», «стаж» или «трудовой деятельности».

Сработает, если у пользователя есть права на объект. Если прав нет, документ не покажется и здесь.

ЕФС-1 в старой редакции ЗУП 2.5

Редакция 2.5 давно не развивается. Фирма 1С переводит пользователей на ЗУП 3.1, а изменения законодательства в первую очередь выходят для актуальной редакции. Если у вас 2.5 и ЕФС-1 в ней нет, искать дальше в меню бессмысленно: формы там нет потому, что её не добавили в релиз.

Что делать в такой ситуации:

• 🔄 Перейти на ЗУП 3.1. Перенос данных из 2.5 встроен в 3.1, кадровую историю и начисления можно взять с собой.
• 📤 Временно готовить ЕФС-1 вне 1С: в личном кабинете страхователя на сайте СФР или в программе оператора ЭДО (подробнее — в разделе про другие способы).
• 🧾 Сверять данные вручную по кадровым приказам: в 2.5 подсказок по мероприятиям ЕФС-1 не будет.

Почему ЕФС-1 не отображается в 1С 8.3 ЗУП

Если путь известен, а формы нет, проверьте причины по порядку — от простых к сложным.

1. Старый релиз. ЕФС-1 добавлена в ЗУП 3.1 обновлениями конца 2022 года. На более ранних релизах её нет совсем. Номер релиза смотрите в Справка → О программе (кнопка со знаком вопроса или «i» в правом верхнем углу).
2. Нет прав. Пользователю с ролью только для кадровика или только для расчётчика может быть недоступна регламентированная отчётность. Это настраивается в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
3. Выбран не тот раздел. ЕФС-1 ищут в Отчеты или в Зарплата → Отчеты по зарплате. Там аналитика, регламентированных форм нет.
4. Фильтр в 1С-Отчетности. Список отчётов отфильтрован по другой организации или периоду, и созданный ранее отчёт просто скрыт.
5. Организация не указана как страхователь. Без регистрационного номера в СФР отчёт может не заполниться или не дать выгрузить файл. Номер вносится в карточке организации.
6. Урезанный командный интерфейс. Администратор скрыл пункты через настройку навигации. Помогает путь через «Все функции».

Как проверить ЕФС-1 перед отправкой

Фонд проверяет файл в два этапа: сначала формат, потом смысл. Ловить ошибки дешевле до отправки.

Встроенная проверка

В форме отчёта есть команды проверки выгрузки. Они показывают незаполненные обязательные поля, неверные СНИЛС и пустые коды. Запускайте их каждый раз после Заполнить — даже если вчера всё проходило.

Что сверить глазами

• 🆔 СНИЛС у каждого сотрудника и исполнителя по ГПХ. Без СНИЛС запись фонд не примет.
• 📅 Даты мероприятий в подразделе 1.1 совпадают с датами приказов.
• 🏷️ Код по ОКЗ у должности заполнен. Без него сведения о трудовой деятельности уходят с ошибкой.
• ⏳ Периоды стажа в 1.2 закрывают весь год без разрывов. Разрыв появляется, если у сотрудника был неучтённый отпуск без сохранения или больничный не отражён документом.
• 🧮 В разделе 2 база и сумма взносов на травматизм сходятся с начислениями за квартал.

Внешние программы проверки

СФР бесплатно выкладывает на своём сайте программы для проверки файлов персонифицированного учёта. Если файл проходит их, на формате фонд его уже не вернёт. Используйте их, когда отправляете не через 1С-Отчетность.

Отправка ЕФС-1: в СФР, а не в Росстат

ЕФС-1 сдаётся в Социальный фонд России (СФР — с 2023 года объединённые ПФР и ФСС). В Росстат эту форму не отправляют, у статистики свои формы.

Через 1С-Отчетность

1. Откройте готовый отчёт в списке 1С-Отчетности.
2. Нажмите Отправить. Файл подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного лица.
3. Следите за статусом в том же списке. Ответ фонда приходит туда же: квитанция о приёме или протокол с ошибками.

Без подключённого сервиса

1. В форме отчёта выгрузите файл на диск (команда выгрузки в меню отчёта).
2. Отправьте его через личный кабинет страхователя на сайте СФР или через программу своего оператора ЭДО.
3. Сохраните квитанцию о приёме вместе с файлом.

Ошибки в протоколе СФР и как их исправить

Протокол приходит в 1С-Отчетность или в личный кабинет страхователя. В нём указаны строка и код ошибки — по ним и ищите запись.

Другие способы сформировать ЕФС-1

1С-Отчетность — самый удобный путь, но не единственный. Выбор зависит от того, что у вас есть.

Если сотрудников больше десятка, ручное заполнение в кабинете фонда быстро превращается в источник ошибок. Выгружать файл из учётной программы надёжнее.

Классификаторы и обновление программы для ЕФС-1

Форма опирается на классификаторы: коды должностей по ОКЗ, коды особых условий труда, коды для периодов стажа. Устаревший классификатор — частая причина ошибок формата.

Где живут коды

• ОКЗ — в карточке должности, в сведениях для отчётности в фонд. Заполните его один раз для каждой должности, и он подставится во все мероприятия.
• Коды стажа — подставляются автоматически по документам. Например, отпуск без сохранения зарплаты даёт код НЕОПЛ, отпуск по уходу за ребёнком до полутора лет — ДЛДЕТИ. Если код в форме неожиданный, ищите документ-источник.
• Особые условия труда — в штатном расписании или в данных рабочего места, если ведётся спецоценка.

Как обновить

Классификаторы для ЕФС-1 обновляются вместе с релизом конфигурации. Отдельно их скачивать не нужно.

1. Сделайте резервную копию базы.
2. Откройте Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы и запустите обновление программы.
3. После обновления пересоздайте черновики ЕФС-1, созданные до него: старые черновики могли сохранить прежние коды.

Частые вопросы