Единая форма сведений в СФР из 1С: подразделы, сроки и разбор протокола

ЕФС-1 в 1С сдают не одним отчётом, а частями: кадровые события (подраздел 1.1) — на следующий рабочий день после приёма или увольнения, стаж (подраздел 1.2) — раз в год до 25 января, взносы на травматизм (раздел 2) — ежеквартально до 25-го числа. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии каждая часть создаётся отдельно, заполняется по кнопке «Заполнить» из учётных данных и уходит в Социальный фонд через 1С-Отчетность.

Порядок одинаковый для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0, где зарплата ведётся в самой Бухгалтерии. Отличаются только пункты меню, с которых начинается работа.

Из чего состоит ЕФС-1 и в какой срок сдавать каждую часть

Единая форма сведений действует с 2023 года. Она заменила сразу несколько отчётов: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Отсюда и путаница: у формы один титульный лист, но разделы живут каждый по своему графику.

Если срок попадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день.

📌 На практике коммерческой организации нужны три части: 1.1, 1.2 и раздел 2. Подразделы 1.3 и 1.4 большинство никогда не заполняет.

Работодатель, у которого больше 10 застрахованных лиц, сдаёт ЕФС-1 только в электронном виде. За бумажный отчёт при таком штате — отдельный штраф 1 000 рублей.

Подготовка базы 1С к формированию ЕФС-1

Большинство отказов СФР вызвано не самим отчётом, а пустыми или неверными данными в справочниках. Поэтому перед первой отправкой и раз в квартал проверьте базу.

Обновите конфигурацию и формы

Форматы ЕФС-1 СФР меняет несколько раз в год. Устаревший формат шлюз не примет вовсе, до проверки содержимого дело не дойдёт.

1. Сделайте резервную копию базы .
2. Обновите конфигурацию до актуального релиза через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы или вручную через Конфигуратор.
3. Проверьте, что подключена интернет-поддержка: через неё 1С-Отчетность подтягивает свежие версии форм и проверочных модулей.

Проверьте справочники

• 👤 Сотрудники: СНИЛС, ФИО и дата рождения ровно как в данных СФР. Буква «ё» вместо «е» или двойная фамилия через пробел вместо дефиса — частая причина отказа.
• 💼 Должности: в карточке должности заполните код выполняемой функции по ОКЗ. Без него сведения о приёме и переводе не пройдут проверку.
• 🏢 Организация: регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП, ОГРН. Регномер с 2023 года один — бывший ПФР. Отдельный номер ФСС больше не нужен.
• 📊 Тариф на травматизм: процент взноса и скидку или надбавку указывают в настройках учёта зарплаты по организации. Ставку берите из уведомления СФР на текущий год.
• 📝 Договоры ГПХ: отметка, облагается ли договор взносами на травматизм. Это прописано в самом договоре, и в 1С эта галочка влияет на раздел 2.

Убедитесь, что зарплата закрыта

Раздел 2 и подраздел 1.2 строятся по начислениям. Если за последний месяц квартала не проведено начисление зарплаты, отчёт заполнится с нулями или с недобором базы. Порядок такой: начисление зарплаты → расчёт взносов → только потом ЕФС-1.

Подраздел 1.1: кадровые мероприятия и договоры ГПХ

Это бывший СЗВ-ТД плюс сведения о договорах ГПХ. Его сдают не по календарю, а по событию.

Где сформировать в 1С:ЗУП

1. Откройте Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Создайте сведения о трудовой деятельности и нажмите «Заполнить». Программа соберёт все кадровые документы, по которым сведения ещё не отправлены: приёмы, переводы, увольнения.
3. Проверьте строки: дата события, код ОКЗ, основание (вид, номер и дата приказа).
4. Для увольнения убедитесь, что указана статья ТК РФ с пунктом и частью. Формулировку программа берёт из документа увольнения.
5. Запишите документ и отправьте через 1С-Отчетность.

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый, но электронные трудовые книжки там тоже есть — в разделе Зарплата и кадры. Логика та же: «Заполнить» берёт приказы о приёме и увольнении.

Как отразить договор ГПХ

Начало и окончание договора подряда или оказания услуг тоже идут в подраздел 1.1, причём в тот же срок, что и приём: следующий рабочий день.

• ✍️ Начало — по дате начала договора, а не по дате первого акта.
• 🏁 Окончание — по дате, указанной в договоре, или по дате фактического завершения работ, если она другая.

Частая ошибка — сдать начало ГПХ, а окончание забыть. Тогда в СФР исполнитель так и числится работающим по договору.

Как исправить ошибку в уже отправленных сведениях

Отправленные строки не правят «поверх». Нужно отправить отменяющую запись по неверному мероприятию и затем новую, правильную. В документе для этого есть признак отмены записи. Удалять исходный документ из базы не стоит: по нему в программе отмечено, что событие уже передано.

Подраздел 1.2: сведения о страховом стаже за год

Бывший СЗВ-СТАЖ. Сдаётся по всем, кто в отчётном году работал по трудовому договору или получал вознаграждение по ГПХ, облагаемое взносами.

Порядок формирования

1. В списке форм 1С-Отчетности создайте ЕФС-1 и выберите подраздел 1.2. Быстрее всего найти форму через строку поиска по слову «ЕФС».
2. Укажите отчётный год и тип сведений: исходные, корректирующие или отменяющие.
3. Нажмите «Заполнить». Периоды работы программа берёт из кадровой истории, а коды условий — из позиций штатного расписания и должностей.
4. Пройдитесь по сотрудникам с несколькими периодами в году: отпуск без сохранения зарплаты, декрет, уход по уходу за ребёнком отражаются отдельными строками со своими кодами.

Что проверить в стаже

• 🌡 Особые условия труда: если по результатам СОУТ есть вредные классы, должен стоять код позиции списка. Его указывают в карточке должности или позиции штатного расписания.
• 🗺 Территориальные условия: районы Крайнего Севера и приравненные местности — свой код.
• 🧑‍🍼 Периоды отпуска по уходу за ребёнком — отдельным периодом с кодом, а не внутри общего стажа.
• 📅 Уволенные в течение года — их тоже включают. Дата окончания периода — дата увольнения.

Раздел 2 ЕФС-1: взносы на травматизм

Это бывший 4-ФСС. Сдаётся нарастающим итогом за квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Как сформировать

1. В 1С:Бухгалтерии откройте Отчеты → 1С-Отчетность → Регламентированные отчеты, в 1С:ЗУП — Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Создайте ЕФС-1, выберите раздел 2 и период.
3. Нажмите «Заполнить». Программа возьмёт базу и начисленные взносы из учёта зарплаты.
4. Проверьте среднесписочную численность, число работников на СОУТ и медосмотрах, сведения о несчастных случаях, если они были.

Пример расчёта для проверки

Фонд оплаты за квартал — 900 000 рублей. Тариф по классу риска — 0,2%. Надбавка, установленная СФР, — 10%.

• Итоговая ставка: 0,2% × 1,1 = 0,22%.
• Взнос за квартал: 900 000 × 0,22% = 1 980 рублей.

Если в отчёте другая сумма, ищите причину в настройке тарифа или в выплатах, которые неверно отнесены к необлагаемым.

Чем база по травматизму отличается от РСВ

Сверять раздел 2 с расчётом по страховым взносам полезно, но равенства не ждите:

Разница больше на сумму ГПХ без травматизма — нормальна. Разница, которую нечем объяснить, — повод открыть настройки видов начислений.

Проверка ЕФС-1 перед отправкой

В форме есть кнопка проверки. Она запускает две проверки: на соответствие формату и на контрольные соотношения. Запускайте её всегда, даже если отчёт выглядит правильно.

Что смотреть в результатах:

• ❌ Ошибки формата — отсутствуют обязательные поля, неверная длина кода, недопустимое значение. С такими ошибками отчёт не примут.
• ⚠️ Нарушение контрольных соотношений — например, сумма взносов не совпадает с произведением базы на тариф, или помесячная разбивка не даёт итог квартала.
• ℹ️ Предупреждения — отчёт отправить можно, но СФР может прислать уточнение.

Двойным щелчком по строке ошибки программа обычно переходит к ячейке или сотруднику, где проблема. Исправлять лучше в учётных данных — карточке сотрудника, должности, начислении, — а потом перезаполнять форму. Ручная правка ячеек исправит отчёт, но при следующем заполнении ошибка вернётся.

Перед отправкой раздела 2 убедитесь, что квартал по зарплате закрыт и больше не будет перерасчётов: иначе придётся сдавать уточнённый расчёт.

Отправка ЕФС-1 в СФР и работа с протоколом

Отправка через 1С-Отчетность

1. В форме или в списке регламентированных отчётов нажмите «Отправить».
2. Подпишите пакет квалифицированной электронной подписью руководителя. Если подписывает бухгалтер или уполномоченная организация, нужна машиночитаемая доверенность.
3. Дождитесь ответа фонда. Статус и протокол контроля видны в журнале обмена прямо в списке отчётов.

Без 1С-Отчетности отчёт можно выгрузить в файл и отправить через другого оператора ЭДО или через личный кабинет страхователя на сайте СФР. Подпись в этом случае ставится средствами той системы, через которую идёт отправка.

Что делать, если пришли ошибки

Если СФР нашёл ошибки, он присылает уведомление об их устранении. С этого дня есть 5 рабочих дней: исправленные сведения, сданные в этот срок, считаются представленными вовремя, и штрафа не будет.

Сколько стоит опоздание

• Подразделы 1.1 и 1.2 — 500 рублей за каждого застрахованного, по которому сведения сданы поздно или с ошибкой.
• Раздел 2 — 5% от суммы взносов за последние три месяца отчётного периода за каждый полный или неполный месяц просрочки. Не больше 30% и не меньше 1 000 рублей.
• Отдельно может быть оштрафовано должностное лицо по КоАП.

Пример: увольнение пяти человек сдано на неделю позже. Штраф — 5 × 500 = 2 500 рублей.

Частые вопросы