Заполнение ЕФС-1 в 1С: пошаговый порядок действий

Главная ошибка новичка — считать ЕФС-1 одним отчётом с единым сроком. На деле это несколько разных отчётов под одной обложкой, и у каждого подраздела свой срок. Сведения о приёме сотрудника уходят в СФР на следующий рабочий день, а взносы на травматизм — раз в квартал. Если сдавать всё «пачкой в конце месяца», часть сведений уже просрочена.

ЕФС-1 (единая форма сведений) сдаётся в СФР с 2023 года. Она объединила четыре прежних отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. В 1С отдельных отчётов больше нет — всё собирается в один документ ЕФС-1, но заполняются только те разделы, по которым в отчётном периоде были события.

Разберём порядок: что настроить до первого отчёта, как сформировать нужный подраздел в 1С:ЗУП или Бухгалтерии, как проверить его и отправить, чтобы из фонда пришло «Принято», а не отказ.

Из чего состоит ЕФС-1 и когда что сдавать

Форма делится на два больших раздела, внутри — подразделы. Заполняется и сдаётся не вся форма, а конкретный подраздел под конкретное событие.

Раздел 1 — сведения о трудовой деятельности, стаже и дополнительных взносах:

• 🧾 Подраздел 1.1 — кадровые мероприятия (бывший СЗВ-ТД): приём, увольнение, постоянный перевод, переименование организации, заключение и расторжение договора ГПХ, выбор формы трудовой книжки.
• 📅 Подраздел 1.2 — сведения о страховом стаже (бывший СЗВ-СТАЖ), годовой.
• 💰 Подраздел 3 — дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию (бывший ДСВ-3).

Раздел 2 — взносы на страхование от несчастных случаев на производстве (бывший 4-ФСС).

Сроки сдачи у подразделов разные — это ключевой момент темы:

СФР — это Социальный фонд России, он образован в 2023 году слиянием ПФР и ФСС. Если в старых инструкциях встречаете «сдать в ПФР» или «в ФСС» — теперь получатель один, СФР.

Что проверить и настроить до первого отчёта

До формирования ЕФС-1 проверьте четыре вещи — иначе отчёт либо не заполнится, либо фонд его отклонит.

1. Актуальный релиз программы. Форма ЕФС-1 правилась уже несколько раз, и 1С подтягивает изменения только с обновлением. Если релиз старый, вы заполните устаревший бланк. Обновитесь перед кампанией через Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы или штатным обновлением конфигурации.

2. Реквизиты организации. Откройте карточку организации и проверьте регистрационный номер в СФР, ИНН, КПП. Для раздела 2 (травматизм) нужен присвоенный фондом тариф взносов и код ОКВЭД по основному виду деятельности. Пустой или неверный регномер — частая причина отказа ещё на этапе доставки.

3. Подключение 1С-Отчётности. Отправка в СФР идёт через оператора ЭДО. Проверьте, что сервис подключён и в нём заведён документооборот именно с СФР, а электронная подпись действует. Настройки — в разделе Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Настройки.

4. Кадровые данные сотрудников. Для подраздела 1.1 у каждого сотрудника должен быть заполнен СНИЛС, а кадровые документы (Приём, Увольнение, Кадровый перевод) — проведены с корректными датами и видами мероприятий. Без СНИЛС строка по сотруднику не выгрузится — это первое, что стоит проверить при пустом отчёте.

Как сформировать ЕФС-1 в 1С:ЗУП и Бухгалтерии

Отчёт создаётся как обычный регламентированный отчёт. Пути к рабочему месту отличаются по конфигурациям:

Дальше порядок общий:

1. Нажмите Создать и в списке видов отчётов выберите ЕФС-1.
2. Укажите организацию и отчётный период. Для подраздела 1.1 период — это месяц события, для раздела 2 — квартал.
3. Отметьте галочками, какие разделы и подразделы включить в этот экземпляр. Лишние подразделы не трогайте — сдаётся только то, что нужно за период.
4. Нажмите Заполнить. Программа подтянет данные из кадровых документов и из начислений.

Важная особенность: один экземпляр ЕФС-1 может содержать несколько подразделов, если у них совпадает срок. Например, за квартал раздел 2 и подраздел 3 логично отправить вместе. А подраздел 1.1 по приёму почти всегда уходит отдельным экземпляром — у него свой срочный срок.

После заполнения пройдите по строкам глазами: совпадают ли количество сотрудников и суммы с вашими ожиданиями. Автозаполнение берёт данные из базы — если в базе ошибка, она попадёт и в отчёт.

Подраздел 1.1: кадровые мероприятия и срочные сроки

Это самая живая часть ЕФС-1 — она сдаётся не по расписанию, а по факту кадрового события.

Подраздел 1.1 заполняется автоматически по проведённым кадровым документам. В 1С:ЗУП после проведения документа Приём на работу или Увольнение сведения для ЕФС-1 формируются на его основании. Удобно создавать отчёт сразу от кадрового документа — тогда период и мероприятие подставятся без ручного выбора.

Что попадает в подраздел 1.1:

• 👤 приём на работу и увольнение;
• 🔄 постоянный перевод на другую должность или в другое подразделение;
• 🏢 переименование организации;
• 📑 заключение и расторжение договора ГПХ;
• ✍️ подача работником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).

Временный перевод, отпуск, больничный в подраздел 1.1 не попадают — это не те мероприятия, по которым отчитываются. Не путайте перевод постоянный (попадает в отчёт) и временный (не попадает) — это частый источник лишних, ошибочных строк.

По договорам ГПХ есть нюанс: подраздел 1.1 подаётся на дату заключения и дату расторжения договора, а не на каждую выплату. Если заключили договор подряда — сведения уходят до 25-го числа следующего месяца, как по переводам, а не на следующий день.

При увольнении в подразделе 1.1 указывают основание — статью и пункт Трудового кодекса. Проверьте, что в документе Увольнение выбрана корректная статья: именно она выгрузится в отчёт, и ошибка здесь видна фонду сразу.

Если по сотруднику ошиблись уже отправленным отчётом, подаётся корректировка: в новом экземпляре повторяют неверную строку с признаком отмены, а затем — верную. В 1С для этого в отчёте предусмотрен ввод корректирующих и отменяющих мероприятий.

Подраздел 1.2 и раздел 2: стаж и взносы на травматизм

Подраздел 1.2 (стаж) сдаётся раз в год, до 25 января за прошедший год, по всем сотрудникам. Отдельно — досрочно, по сотруднику, который выходит на пенсию, в особые сроки. Отчёт собирает периоды работы, отпуска без сохранения, простои и другие особые отметки стажа. Перед годовой сдачей проверьте, что все такие периоды отражены кадровыми документами за год.

Раздел 2 (взносы от несчастных случаев) — бывший 4-ФСС, сдаётся ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за кварталом. Он заполняется по начислениям и по тарифу взносов на травматизм, который фонд присвоил организации. Проверьте перед формированием:

• установлен ли в настройках организации тариф (например, 0,2% для большинства офисных видов деятельности);
• верна ли база начислений за квартал;
• нет ли выплат, которые взносами не облагаются, но ошибочно попали в базу.

Раздел 2 сдаётся нарастающим итогом с начала года, как и прежний 4-ФСС: за полугодие в отчёт входят и суммы первого квартала.

Проверка отчёта перед отправкой

Проверять ЕФС-1 нужно в самой программе до отправки — так большинство ошибок видно сразу, а не из протокола фонда через сутки.

В форме отчёта есть кнопка Проверить (или Проверка в командной панели). Она запускает две проверки:

• контрольные соотношения — логические увязки внутри формы (суммы, количество строк);
• форматно-логический контроль (ФЛК) — проверка выгрузки по схеме фонда, та же, что сделает приёмный шлюз СФР.

Пройдитесь по чек-листу перед нажатием «Отправить»:

Отдельно смотрите на предупреждения жёлтого цвета — это не ошибки, но часто сигнал реальной проблемы: пропущенный СНИЛС, сотрудник без основания увольнения, несовпадение дат приказа и мероприятия. Красные сообщения выгрузку блокируют, их нужно исправить обязательно.

Если проверка ругается на данные конкретного сотрудника — правьте не в отчёте, а в исходном документе (карточке сотрудника, кадровом приказе). Затем перезаполните отчёт кнопкой Заполнить: ручные правки прямо в форме при следующем автозаполнении затрутся.

Отправка в СФР и разбор протоколов

Готовый отчёт отправляется из формы кнопкой Отправить. Дальше идёт цепочка статусов, и «Принято» приходит не сразу.

Типичная последовательность статусов документооборота:

• Отправлено — отчёт ушёл оператору ЭДО, подписан вашей электронной подписью.
• Доставлено — оператор зафиксировал отправку, вернул подтверждение даты. Именно эта дата считается датой сдачи.
• Принято — пришла квитанция из СФР, отчёт принят. Это финальный успешный статус.
• Отклонено / Ошибка — фонд вернул отрицательный протокол. Отчёт не считается сданным, нужно исправить и отправить заново.

Пока статус не дошёл до «Принято», документооборот не завершён. Доходите по статусам до конца — не закрывайте отчёт на «Отправлено».

Отследить статус удобно в журнале документооборота: раздел Отчётность, справки → 1С-Отчётность, список отправленных отчётов показывает текущее состояние каждого. Если ответ из фонда задерживается больше суток, в журнале есть команда запросить состояние документооборота повторно — фонд пришлёт актуальный статус.

Если 25-е число выпадает на выходной или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день — общее правило для сдачи отчётности. А вот срок «следующий рабочий день» по приёму и увольнению уже учитывает выходные: приказ в пятницу — отчёт в понедельник.

Если пришёл отрицательный протокол, откройте его прямо из формы отчёта — в 1С-Отчётности протокол доступен из карточки документооборота. В тексте протокола фонд указывает код и описание ошибки: чаще всего это неверный регистрационный номер, отсутствующий СНИЛС или несоответствие сведений базе фонда по сотруднику. Исправьте причину в базе, перезаполните отчёт, отправьте снова.

Частые вопросы