Отбор в списках и отчётах 1С: от быстрого фильтра до сложных условий
Содержание
Фильтр в 1С настраивается прямо в форме списка или отчёта. В журнале документов над таблицей есть поля быстрого отбора: выбрали организацию, контрагента или статус, и список сразу сузился. Для более сложных условий открывают расширенную настройку: поле, вид сравнения, значение. Для дат и периодов у списка есть отдельная кнопка выбора периода.
Типичная ситуация: в журнале «Реализация (акты, накладные, УПД)» несколько тысяч строк, а нужны только документы одного покупателя за прошлый квартал, которые ещё не проведены. Листать вручную долго, а ошибиться легко. Тот же отбор, настроенный один раз и сохранённый, решает задачу за несколько секунд.
Ниже описаны все уровни: от одного клика до условий с несколькими правилами. Интерфейс описан для 8.3 в режиме «Такси». Названия некоторых пунктов зависят от конфигурации и формы, поэтому рядом с каждым приёмом указано, как его найти на экране.
Как работает отбор: что именно вы фильтруете
Отбор в 1С не удаляет и не меняет данные. Он только скрывает строки, которые не подходят под условие. Документы и элементы справочников остаются в базе в полном объёме, вы просто смотрите на них через «сито».
У любого условия три части:
- ➡️ поле: реквизит документа или справочника (организация, контрагент, сумма, дата, статус);
- ➡️ вид сравнения: «равно», «не равно», «в списке», «содержит», «заполнено» и так далее;
- ➡️ значение: то, с чем сравниваем.
Условия можно складывать. Если их несколько, строка попадёт в список только тогда, когда выполняются все включённые условия сразу. Это важно помнить: два отбора «Контрагент = Ромашка» и «Контрагент = Василёк» одновременно дадут пустой список, потому что у одного документа один контрагент. Для такой задачи нужен вид сравнения «В списке».
Отборы встречаются в трёх местах:
| Где | Что настраивается | Живёт до |
|---|---|---|
| Форма списка (документы, справочники) | Быстрые отборы, отбор по текущему значению, расширенная настройка | Пока вы не закроете список или не сохраните настройку |
| Отчёт | Отборы в настройках отчёта | Пока не сохранён вариант отчёта |
| Выбор значения в поле (подбор) | Отбор в форме выбора | Только на время выбора |
Если список «пустой», хотя документы точно есть, первым делом проверьте, не включён ли отбор. На форме он обычно виден над таблицей: заполненные поля быстрых отборов или отдельная строка с условиями.
Быстрые отборы над таблицей
Самый простой способ. Откройте список, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), и посмотрите на область над таблицей. Там расположены поля для самых частых условий: организация, контрагент, ответственный, иногда вид операции или статус.
Порядок действий:
- Выберите значение в нужном поле. Список обновится сразу, кнопку «Применить» нажимать не нужно.
- Если нужно добавить второе условие, заполните ещё одно поле. Условия работают вместе, то есть через «И».
- Чтобы убрать отбор, очистите поле: нажмите крестик в поле или выберите пустое значение.
Какие поля есть над таблицей, решает разработчик конфигурации. В «Бухгалтерии предприятия» 3.0 набор один, в «Зарплате и управлении персоналом» 3.1 другой, в «Управлении торговлей» 11 третий. Не нашли нужное поле в быстрых отборах, переходите к следующему способу.
Для документов часто есть и отбор по состоянию: например, показать только проведённые или только черновики. В журналах он обычно оформлен как переключатель или поле «Статус». Если его нет, используйте расширенный режим и условие по полю «Проведён».
Отбор по значению в ячейке
Хотите увидеть все строки с тем же контрагентом, что и в выделенной строке? Не нужно искать поле. Установите курсор в ячейку нужной колонки и вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши. В нём ищите команды, где в названии есть слово «отбор»: обычно это отбор по текущему значению и отмена отбора.
Как это работает:
- ➡️ ставите курсор на ячейку с нужным значением (например, на название контрагента);
- ➡️ выбираете команду отбора по текущему значению;
- ➡️ в списке остаются только строки, где в этой колонке такое же значение;
- ➡️ там же находите команду отмены отбора и возвращаете полный список.
Приём полезен, когда нужно быстро ответить на вопрос «а что ещё у нас по этому контрагенту?». Он не требует настройки и подходит для любой колонки списка.
Есть и обратная сторона: такой отбор можно забыть включённым. Вы закрыли форму, открыли снова, а часть настроек сохранилась, и вы удивляетесь, куда делись документы. При сомнениях сбросьте все условия и начните заново.
Расширенный отбор: условия с видом сравнения
Когда быстрых полей мало, открывают расширенную настройку списка. Ищите её в командной панели над таблицей: кнопка «Ещё» и пункт со словами «настройка списка» или «настройки отбора». Если в конкретной форме кнопки нет, значит, разработчик не включил пользовательскую настройку для этого списка.
В окне настройки есть блок отбора. Новое условие добавляют кнопкой добавления (обычно со значком плюса), после чего выбирают поле, вид сравнения и значение. Галочка слева от условия включает и отключает его, не удаляя. Удобно: настроили три правила, на время выключили второе и посмотрели, что изменилось.
Какие виды сравнения бывают
Набор зависит от типа поля, но основные такие:
| Вид сравнения | Когда использовать | Пример |
|---|---|---|
| Равно | Одно точное значение | Контрагент равно «Ромашка» |
| Не равно | Исключить значение | Склад не равно «Брак» |
| В списке | Несколько значений сразу | Контрагент в списке: «Ромашка», «Василёк» |
| Не в списке | Исключить несколько значений | Статус не в списке: «Отменён», «Черновик» |
| Содержит | Часть строки | Наименование содержит «кабель» |
| Не содержит | Исключить по части строки | Комментарий не содержит «тест» |
| Заполнено | Поле не пустое | Комментарий заполнен |
| Не заполнено | Поле пустое | Договор не заполнен |
| Больше, меньше, в интервале | Числа и даты | Сумма больше 100 000 |
Для справочников есть ещё вид сравнения «В группе»: он покажет все элементы выбранной папки, включая вложенные. Если нужна одна папка без вложенных, используйте «Равно» по полю «Родитель».
Что делать, если условия не складываются
Типичный случай: нужны документы либо одного контрагента, либо другого, плюс ещё условие по сумме. Добавьте два условия: «Контрагент в списке» (оба значения) и «Сумма больше» (нужное число). Они сработают вместе: контрагент из списка и сумма выше порога.
Если нужна логика «ИЛИ» между разными полями (например, «сумма больше миллиона ИЛИ контрагент Ромашка»), в обычном списке это не всегда доступно. Тогда делают два отбора по очереди или строят отчёт с группами условий: там настройка богаче.
Отбор по периоду и датам
Даты — самый частый источник путаницы. Отбор «за март» выглядит просто, но два нюанса стоит знать.
В журналах документов период задаётся отдельной кнопкой над таблицей. Обычно это ссылка с текущим интервалом, например «Март 2026 г.», или значок календаря. Нажмите на неё и выберите период:
- ➡️ быстрый выбор — месяц, квартал, полугодие, год. Подходит, когда нужен календарный интервал;
- ➡️ произвольный интервал — две даты «с» и «по», обе включительно;
- ➡️ без ограничения — очистите даты, чтобы увидеть всё.
Первый нюанс: граница «по» включает весь последний день. Документ, проведённый 31 марта в 23:30, в период «с 1 по 31 марта» попадёт.
Второй нюанс: период в списке фильтрует по дате самого документа, а не по дате проведения или оплаты. Если документ создан 30 марта, а оплачен 2 апреля, он окажется в марте. Для отчётов бывает иначе: там у периода своё значение (например, по дате операции), и оно описано в самом отчёте.
Если нужно искать по дате как по обычному полю, например «Дата больше или равна 01.03 и меньше или равна 31.03», используйте расширенный отбор с видом сравнения «в интервале». Этот способ пригодится, когда в списке нет кнопки периода.
Если вы вроде бы выбрали нужный месяц, а документов нет, проверьте, не стоит ли в списке старый период. В начале работы с базой период часто равен текущему месяцу, а документы лежат в прошлых.
Отборы в отчётах
В отчётах всё устроено похоже, только настройки спрятаны на отдельной панели. Откройте отчёт, нажмите «Показать настройки» (или кнопку с шестерёнкой, в зависимости от отчёта) и найдите раздел отбора. Условия здесь те же: поле, вид сравнения, значение.
Особенности:
- ➡️ у отчёта могут быть свои быстрые поля прямо над результатом: период, организация, иногда счёт;
- ➡️ чтобы изменения вступили в силу, отчёт нужно сформировать заново кнопкой «Сформировать»;
- ➡️ на одно поле можно накладывать несколько условий, например «Контрагент не заполнен» и «Сумма больше нуля».
Для оборотно-сальдовой ведомости отбор по контрагенту часто задают через вкладку «Отбор» в настройках: добавляют поле «Контрагент» и значение. Это сужает все обороты до одного контрагента, и ведомость становится короче в разы.
Различайте два понятия: отбор выбирает строки, группировка определяет, как они сворачиваются в итоги. Хотите посмотреть оплаты одного контрагента, нужен отбор. Хотите увидеть оплаты в разрезе контрагентов, нужна группировка. Путают их часто, и результат выглядит странно.
Как сохранить и повторно использовать настройки
Настраивать один и тот же отбор каждый понедельник утомительно. Здесь два пути.
Для отчётов. Настроили отбор, период и группировки, затем сохраняете вариант отчёта. Команда обычно находится в меню «Ещё» формы отчёта. Дайте варианту понятное имя: «Расчёты с Ромашкой, 2 квартал». В следующий раз выбираете вариант из списка, и всё подставляется само.
Сохранить можно двумя способами:
- Пользовательская настройка — видна только вам. Годится для личных задач.
- Общий вариант отчёта — доступен другим пользователям, если у них есть право его просматривать.
Для списков. Многие настройки списка запоминаются автоматически: при следующем открытии формы вы увидите тот же отбор. Это удобно, пока вы о нём помните. Если запомнившийся отбор мешает, сбросьте его вручную.
Чем отличается сохранение от простого «оставил на экране»? Если настройка не сохранена, при закрытии формы она может потеряться. Если сохранена, переживёт перезапуск. На то, как именно сохраняются пользовательские настройки конкретного списка, влияет конфигурация, поэтому, когда настройка важна, проверьте, что она вернулась после повторного открытия.
Для задач, которые повторяются, например «непроведённые документы за неделю», завести вариант отчёта надёжнее, чем рассчитывать на память списка.
Типичные ошибки и что с ними делать
Большинство проблем с отборами сводятся к нескольким причинам.
Список пустой, хотя документы есть. Включён лишний отбор или чужой период. Очистите быстрые поля, откройте расширенную настройку, отключите условия по одному и найдите виновника.
Два значения одного поля дают пустоту. «Контрагент = А» и «Контрагент = Б» одновременно невозможны. Замените на «В списке».
Отбор по тексту ничего не находит. Вид сравнения «Равно» требует точного совпадения, вплоть до пробела и регистра букв в некоторых случаях. Переключитесь на «Содержит» и введите короткий фрагмент.
Значение исчезло из выбора. Справочник мог быть отредактирован: элемент удалён или помечен на удаление. Помеченные на удаление элементы в формах выбора обычно скрываются.
Отчёт показывает не то, что в списке. Список фильтрует по реквизитам документов, отчёт — по данным регистров (проводкам, движениям). Это разные источники, и отбор может сработать по-разному. Сверяйте условия в обоих местах.
Настройка пропала после перезапуска. Она не была сохранена или хранилась только в сеансе. Сохраните вариант отчёта или повторите настройку списка.