Отборы в 1С 8.3: от быстрого поиска до сохранённых настроек

Фильтр в 1С устроен на трёх уровнях. Самый быстрый — отбор по значению ячейки: два клика, и в списке остаются только нужные строки. Средний — настройка отбора с условиями («Содержит», «В списке», «Заполнено»). Самый мощный — отбор в отчёте, где условия можно складывать в группы и сохранять как вариант отчёта.

Все примеры ниже — для 1С 8.3 с интерфейсом «Такси». Принцип одинаков в Бухгалтерии, ЗУП и Управлении торговлей: это возможности платформы, а не конкретной конфигурации. Различаются только названия реквизитов в списках.

Быстрый отбор: как пользоваться фильтром в списке за полминуты

Откройте любой список — например, «Контрагенты» или журнал документов . Над таблицей часто стоят поля быстрого отбора: организация, склад, ответственный, период. Выберите значение — список тут же сузится.

Для остальных колонок работает отбор по текущему значению:

1. Встаньте на ячейку с нужным значением, например на конкретного контрагента.
2. Нажмите правую кнопку мыши.
3. Выберите в контекстном меню команду отбора по значению в текущей колонке.

Список покажет только строки с таким же значением. Над таблицей появится строка с подсказкой, какой отбор действует, — её можно закрыть крестиком и вернуть полный список.

Из чего выбирать, когда фильтров несколько:

Отбор по периоду и по статусу

В журналах документов период обычно задаётся ссылкой над списком: выберите месяц, квартал или произвольные даты. Проверяйте его первым делом, когда «пропал» документ: он мог просто выпасть из выбранного периода.

Для статусов, организаций и ответственных удобнее закреплять отбор в настройке списка, а не щёлкать каждый раз.

Настройка отбора с условиями: «равно» — не единственный вариант

Когда значение нужно не совпадение, а правило, откройте настройку списка. Она вызывается из меню «Ещё» в командной панели формы списка — ищите там команду настройки списка и вкладку или раздел «Отбор».

Добавьте поле, выберите вид сравнения и значение. Основные виды сравнения:

• ✅ Равно / Не равно — точное значение.
• ✅ В списке / Не в списке — несколько значений сразу, например три склада.
• ✅ В группе / Не в группе — элементы папки справочника, включая вложенные.
• ✅ Содержит / Не содержит — часть строки в наименовании или комментарии.
• ✅ Начинается с — удобно для артикулов и номеров.
• ✅ Заполнено / Не заполнено — найти документы без комментария или контрагентов без ИНН.
• ✅ Больше / Меньше — для сумм и дат.

Пример: нужны все контрагенты, у которых не заполнен ИНН. Добавляете поле «ИНН», вид сравнения «Не заполнено» — и список готов. Без фильтра это пришлось бы искать глазами по тысяче строк.

Использовать отбор или временно отключить

Рядом с каждым условием стоит флажок. Снимите его — условие перестанет действовать, но останется в настройке. Это быстрее, чем удалять и вводить заново, когда нужно сравнить «с отбором» и «без».

Группы условий: И, ИЛИ, НЕ

По умолчанию все условия связаны через «И»: строка должна подходить под каждое. Для сложных случаев условия объединяют в группу, и тип группы меняет логику:

Реальный пример. Нужны документы, где сумма больше 100 000 или в комментарии есть слово «срочно», но только по одной организации. Собираем так:

1. В корне — условие «Организация равно …» (оно в группе «И» по умолчанию).
2. Добавляем группу «ИЛИ».
3. Внутри группы два условия: «Сумма документа больше 100000» и «Комментарий содержит срочно».

Если сделать иначе и положить все три условия в одну группу «ИЛИ», в результат попадут документы других организаций с любой суммой. Это самая частая логическая ошибка при настройке.

Отборы в отчётах: что настраивать до формирования

В отчётах отбор живёт в настройках. В большинстве типовых отчётов кнопка «Настройки» находится в командной панели над результатом; она открывает простой вид с самыми нужными полями. Расширенный вид показывает всё: отбор, группировки, сортировки, оформление.

Типовая последовательность работы:

1. Сначала задайте период и организацию в шапке отчёта.
2. Откройте «Настройки» и добавьте отбор по нужным полям — контрагент, договор, номенклатура, склад.
3. Проверьте группировки: от них зависит, как разложится итог.
4. Нажмите «Сформировать» — отчёт строится по заданным условиям.

Важный нюанс: отбор в отчёте влияет на итоги. Если вы отфильтровали один склад, итоговая сумма — по этому складу, а не по организации. При сверке с оборотно-сальдовой ведомостью сравнивайте итоги с одинаковыми условиями.

Отбор и группировка — не одно и то же

Отбор отвечает на вопрос «какие данные брать», группировка — «как их раскладывать». Если вам нужно видеть суммы по каждому контрагенту, отбор по контрагенту не нужен: добавьте группировку по нему. Отбор нужен, когда контрагентов надо оставить одного или нескольких.

Расшифровка в отчёте — тоже способ быстрого отбора. Щелчок по ячейке открывает варианты: расшифровать по документам, по другим измерениям. Платформа сама подставляет в отбор значение выбранной ячейки.

Сохранение настроек и вариантов отчёта

Часто нужные отборы не стоит вводить заново каждый день. Для этого есть три механизма:

• Пользовательские настройки списка. Платформа запоминает отбор и сортировку списка для вашего пользователя. Коллеги видят свои настройки, не ваши.
• Вариант отчёта. Вы настраиваете отчёт и сохраняете его под своим названием — через команду сохранения варианта в меню «Ещё». Потом выбираете его в списке вариантов отчёта.
• Пользовательские настройки внутри варианта. Это отборы, которые можно быстро менять, не трогая основной вариант.

Если вариант нужен всем сотрудникам, при сохранении выбирайте доступность для других пользователей (если права позволяют). Закрытый от остальных вариант виден только вам.

Вернуть всё к исходному виду можно в самой настройке: у отчётов и списков есть команда установки стандартных настроек. После неё отборы, сортировки и оформление сбрасываются.

Отбор в иерархических списках и по реквизитам-ссылкам

Справочники с папками — номенклатура, контрагенты, статьи затрат — фильтруются иначе, чем плоские журналы. Тут важны два приёма.

Отбор по группе. Нужны все товары из папки «Канцелярия» вместе с подпапками? Используйте вид сравнения «В группе». Он захватывает вложенные элементы. Условие «Равно» с выбором папки покажет только то, что привязано к самой папке как к значению, и подпапки не затронет.

Отбор по реквизиту через точку. В расширенных настройках поле можно выбрать из вложенных реквизитов. Допустим, в списке документов нужно отобрать продажи контрагентам из конкретной группы. Вы раскрываете поле «Контрагент» и выбираете его реквизит — родителя или другое свойство. Платформа сама свяжет документ со справочником.

Что полезно помнить:

• 📌 Если нужного реквизита нет в быстром списке полей, откройте полный перечень доступных полей в окне выбора.
• 📌 Для ссылочных полей чаще всего нужны виды сравнения «Равно», «В списке» и «В группе». «Содержит» для ссылки применяют к её представлению.
• 📌 Отбор по пустому значению ссылки делайте через «Не заполнено», а не через выбор пустой строки.

Практические сценарии: готовые рецепты

Несколько типовых задач, которые решаются отбором за минуту.

Найти незаполненные карточки

Контрагенты без ИНН, номенклатура без единицы измерения, сотрудники без даты приёма. Добавьте условие «Не заполнено» по нужному реквизиту. Готовый список — это ваш план очистки справочника.

Найти документы за конкретный день и сумму

Задайте период одним днём и добавьте условие «Сумма документа» «Больше или равно». Пример: платежи за 15 число на сумму от 50 000 ₽. Если в списке остаётся три строки вместо трёхсот, фильтр подобран верно.

Найти непроведённые документы

Во многих журналах документов есть признак проведения. Добавьте условие по нему и проверьте остаток. Эту выборку удобно смотреть перед закрытием месяца. Запомните: проводить сразу все найденные документы нельзя без проверки — сначала разберитесь, почему они остались непроведёнными.

Отобрать документы конкретного пользователя

Если в журнале есть поле ответственного или автора, отберите по нему. Так проще понять, кто вносил документы и где накопились расхождения.

С чего начать новичку

Если вы только осваиваете фильтры, идите от простого к сложному. Сначала поиграйте с быстрым отбором в списке контрагентов: он ничего не ломает, а настройка хранится только у вас. Потом откройте настройку списка и добавьте одно условие с видом сравнения «Содержит». Затем соберите группу «ИЛИ» из двух условий и проверьте результат на небольшом списке.

Отбор — это только представление данных. Он не удаляет и не изменяет записи: после его снятия список вернётся в прежний вид. Поэтому экспериментировать можно смело. Осторожность нужна только при групповых действиях над отобранными элементами — помечать на удаление или менять реквизиты стоит лишь после того, как вы убедились, что в списке именно то, что нужно.

Если отбор «не работает»: типичные ситуации

Чаще всего фильтр работает правильно, а причина — в условиях или данных.

Если в списке работают не все сотрудники, а у вас «чисто» — различаются пользовательские настройки. Они хранятся отдельно для каждого пользователя.

Частые вопросы