Физические лица в 1С 8.3: где лежат данные и как быстро найти нужного человека

Физические лица в 1С 8.3 хранятся в справочнике «Физические лица». Самый надёжный способ его открыть в любой конфигурации — ☰ Главное меню → Все функции → Справочники → Физические лица. Найти человека в открытом списке проще всего так: встать в список и начать набирать фамилию, а для поиска по ИНН или СНИЛС — нажать Alt+F и выбрать нужное поле.

Справочник общий для Бухгалтерии предприятия 3.0, ЗУП 3.1, ERP и КА. Отличаются только раздел меню, где лежит команда, и состав полей в карточке. Ниже — где искать, какие поля по чему ищутся и что делать, если человека в списке «нет», хотя он точно вводился.

Где в 1С хранятся физические лица и чем справочник отличается от сотрудников

В типовых конфигурациях на базе БСП данные о людях разнесены по нескольким объектам. Путаница между ними — главная причина, почему «не находится».

• 👤 Справочник «Физические лица» — сам человек: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, гражданство, контакты.
• 🧾 Справочник «Сотрудники» — человек в роли работника конкретной организации. У одного физлица может быть несколько сотрудников: основное место, внутреннее совместительство, работа в другой организации базы.
• 🏢 Справочник «Контрагенты» с видом «Физическое лицо» — покупатель, поставщик или арендодатель-гражданин. Это отдельный справочник, в «Физических лицах» такой контрагент не появляется.
• 🔑 Справочник «Пользователи» — учётная запись входа в программу. В карточке пользователя есть ссылка на физлицо, но это разные объекты.
• 🪪 Регистры сведений — паспортные данные, история ФИО, адреса и прочие сведения, которые меняются со временем. Их не видно в списке справочника, только в карточке человека.

Как открыть справочник физических лиц в Бухгалтерии, ЗУП и других конфигурациях

Команда открытия списка лежит в разных разделах в зависимости от конфигурации.

Точное место команды внутри раздела может отличаться от релиза к релизу: она бывает в основном списке команд или в группе «См. также». Если не видите её за 10 секунд — идите через «Все функции».

Как включить команду «Все функции»

1. Откройте главное меню — кнопка ☰ в левом верхнем углу.
2. Выберите Сервис → Параметры.
3. Поставьте флажок Отображать команду "Все функции" и нажмите «Применить».
4. В главном меню появится пункт Все функции. В нём раскройте ветку Справочники и дважды щёлкните «Физические лица».

Как вынести справочник на начальную страницу

Если к списку обращаетесь каждый день, сократите путь:

1. Откройте нужный раздел, например Зарплата и кадры.
2. Нажмите на звёздочку рядом с командой «Физические лица» — она попадёт в «Избранное».
3. Список избранного открывается кнопкой со звёздочкой на панели инструментов вверху окна.

Быстрый поиск физических лиц: строка поиска, расширенный поиск и отборы

В интерфейсе «Такси» у любого списка три способа поиска. Они работают по-разному, и стоит понимать, какой когда брать.

1. Набор текста прямо в списке

Выделите любую строку списка и начните печатать фамилию. Программа ищет вхождение текста по видимым колонкам и оставляет только подходящие строки. Найденный фрагмент подсвечивается.

• ✅ Быстро, не нужно ничего открывать.
• ⚠️ Ищет только по колонкам, которые видны в списке. Если колонки ИНН нет на экране — по ИНН так не найти.

Сбросить поиск — Ctrl+Q или крестик в поле поиска.

2. Расширенный поиск Alt+F

1. Встаньте в колонку, по которой хотите искать.
2. Нажмите Alt+F или выберите в меню Еще команду «Расширенный поиск».
3. Укажите поле (ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения), что искать и как: по началу строки, по любой части или точное совпадение.
4. Нажмите «Найти».

Над списком появится плашка с условием поиска. Её можно закрыть крестиком.

3. Отбор по нескольким условиям

Когда нужно, например, всех людей с датой рождения в октябре или всех без ИНН, удобнее отбор:

1. В меню Еще откройте настройки списка.
2. На вкладке «Отбор» добавьте поле и условие.
3. Для поиска «пустых» значений выберите вид сравнения «Не заполнено».
4. Нажмите «Завершить редактирование».

Отбор сохраняется в настройках списка у вашего пользователя. Если завтра справочник покажет пять строк вместо трёхсот, первым делом проверьте, не висит ли старый отбор.

Глобальный поиск

Поле поиска в заголовке окна программы ищет команды по названию. По данным (людям, документам) оно ищет, только если в базе включён полнотекстовый поиск: Администрирование → Общие настройки → Полнотекстовый поиск. После включения индекс строится не сразу, на больших базах это занимает время.

Поиск физлица по ИНН, СНИЛС или паспорту

Реквизиты человека хранятся по-разному, поэтому и ищутся по-разному.

По ИНН

ИНН физического лица — 12 цифр. Ищите точным совпадением, без пробелов. Если колонки ИНН в списке нет, добавьте её через Еще → Изменить форму — тогда поиск набором текста тоже начнёт её учитывать.

По СНИЛС

СНИЛС хранится в виде 123-456-789 01: три группы по три цифры через дефис, пробел и две контрольные цифры. Поиск по строке 12345678901 без разделителей ничего не найдёт.

По паспорту

Паспортные данные в списке справочника не отображаются: они лежат в регистре сведений с историей. Открыть их можно в карточке человека, в блоке документа, удостоверяющего личность. Чтобы найти человека по номеру паспорта среди сотен записей, нужен универсальный отчёт или запрос к регистру.

Как найти физлицо, если оно не отображается в справочнике

Человек вводился, документы на него есть, а в списке пусто. Пройдите причины по очереди.

Поиск физлиц через отчёты и запросы

Когда нужен список по сложному условию (все, у кого паспорт выдан до определённой даты; все без СНИЛС; все с фамилией на «Иван» и датой рождения в 1980-х), отбор в списке уже неудобен.

Универсальный отчёт

В Бухгалтерии 3.0 он открывается из Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет.

1. Вид объекта — «Справочник», объект — «Физические лица».
2. Нажмите «Настройки» и выберите нужные поля: наименование, ИНН, СНИЛС, дата рождения.
3. На вкладке отборов задайте условия.
4. Сформируйте отчёт. Его можно сохранить в Excel через Сохранить как.

Так же удобно искать дубли: отсортируйте отчёт по ФИО и дате рождения, повторы окажутся рядом.

Консоль запросов

Для опытных пользователей с правами администратора: внешняя обработка «Консоль запросов» открывается через ☰ → Файл → Открыть. Запрос ниже ищет человека по номеру паспорта и выводит его ИНН и СНИЛС.

ВЫБРАТЬ
    Док.Физлицо КАК Физлицо,
    Док.Физлицо.ИНН КАК ИНН,
    Док.Физлицо.СтраховойНомерПФР КАК СНИЛС,
    Док.Серия КАК Серия,
    Док.Номер КАК Номер,
    Док.Период КАК ДатаСведений
ИЗ
    РегистрСведений.ДокументыФизическихЛиц КАК Док
ГДЕ
    Док.Номер = &НомерПаспорта

В параметр НомерПаспорта подставьте номер строкой, например 123456. Имена объектов в разных конфигурациях могут расходиться: если запрос выдаёт ошибку, откройте конструктор запроса в консоли и посмотрите реальные имена регистра и полей в дереве метаданных.

Консоль запросов только читает данные и ничего в базе не меняет. Но запускать внешние обработки в рабочей базе стоит лишь из проверенного источника.

Обработки для дублей и массовой работы с физлицами

Дубли физлиц появляются при ручном вводе, загрузке из другой программы и синхронизации Бухгалтерии с ЗУП. Внешне это две «Ивановой Анны Сергеевны» с разными датами рождения или одна — без ИНН.

Поиск и удаление дублей

В конфигурациях на БСП есть встроенная обработка: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Поиск и удаление дублей.

1. Выберите область поиска — справочник «Физические лица».
2. Задайте правило сравнения: ФИО «похоже», дата рождения или ИНН «совпадает».
3. Запустите поиск, просмотрите группы найденных дублей.
4. Отметьте, какая запись остаётся основной. Ссылки в документах заменятся на неё, лишние записи пометятся на удаление.

Перед объединением сделайте резервную копию базы — замена ссылок затрагивает проведённые документы, откатить её кнопкой нельзя.

В ЗУП — отдельный механизм

В ЗУП 3.1 для физлиц есть специальная обработка «Объединение личных карточек». Она учитывает кадровую историю и сведения регистров, чего общий поиск дублей не делает. Если есть синхронизация с Бухгалтерией, объединяйте в ЗУП, а изменения придут в Бухгалтерию обменом.

Что ещё бывает полезно

• 📥 Загрузка списка физлиц из Excel — через «Загрузку данных из файла» в списке справочника, если она есть в вашей конфигурации, или через обмен.
• 🛠️ «Групповое изменение реквизитов» — чтобы проставить массово, например, гражданство.
• 📋 Сторонние обработки поиска с ИТС-подписки или от франчайзи — только из проверенных источников.

Частые ошибки при работе с физлицами

• ❌ Создают нового человека вместо поиска. При вводе ФИО в поле документа 1С ищет по началу строки. Набрали «Иванова А» и не увидели — проверьте Alt+F по ИНН, прежде чем жать «Создать».
• ❌ Заводят гражданина-контрагента в физлица. Для договора купли-продажи нужен контрагент; запись в «Физических лицах» в выборе покупателя не появится.
• ❌ Удаляют физлицо, чтобы «убрать» уволенного. Уволенный остаётся в справочнике навсегда — на него ссылаются начисления и отчётность. Скрыть его из выбора помогает отбор, а не удаление.
• ❌ Меняют фамилию прямо в наименовании. В ЗУП и БП смена ФИО вводится в карточке с датой изменения, иначе в старых документах и отчётах за прошлые периоды поменяется фамилия.
• ❌ Выгружают справочник в Excel и пересылают почтой. Это персональные данные, их обработка регулируется законом о персональных данных. Отправляйте только то, что нужно получателю.

Частые вопросы