Акт о приёме-передаче основного средства: из какого документа 1С его печатать

Форму ОС-1 в 1С 8.3 не ищут в отдельном справочнике бланков: это печатная форма документа. В Бухгалтерии 3.0 откройте ОС и НМА → Принятие к учету ОС, создайте или откройте документ и нажмите Печать → Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1). При продаже или безвозмездной передаче тот же акт печатается из документа ОС и НМА → Передача ОС.

Частая боль бухгалтера — основное средство купили, поступление провели, а акта ОС-1 нигде нет. Причина почти всегда одна: объект ещё не принят к учёту, и печатать акт просто не из чего. Сначала создайте документ принятия к учёту — и акт появится в меню печати.

Почему ОС-1 в 1С 8.3 нельзя найти как отдельный бланк

В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 унифицированные формы хранятся как макеты печатных форм. Каждый макет привязан к документу. Пустого бланка «ОС-1» в меню нет: программа собирает акт из данных документа, карточки основного средства и карточки организации.

Отсюда простое правило поиска:

• 📄 ОС-1 — печатается из документа, которым объект принимается к учёту или передаётся другой организации;
• 🏢 ОС-1а — вариант для зданий и сооружений, лежит в том же меню «Печать»;
• 📦 ОС-1б — групповой акт для нескольких однотипных объектов, если их больше одного в табличной части;
• 🗂 ОС-6 — инвентарная карточка, печатается из того же документа принятия к учёту.

Сама форма ОС-1 утверждена постановлением Госкомстата России № 7 от 21.01.2003. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: по статье 9 закона № 402-ФЗ организация вправе утвердить свою форму первичного документа в учётной политике. Но большинство компаний продолжает работать с ОС-1, и 1С её поддерживает.

Где искать акт ОС-1 в меню Бухгалтерии 3.0

В Бухгалтерии предприятия 3.0 акт ОС-1 печатается из двух документов. Выбор зависит от того, кто вы в сделке: получатель или сдатчик.

Как открыть акт из документа «Принятие к учету ОС»

1. Откройте раздел ОС и НМА на панели разделов слева.
2. В группе поступления основных средств выберите Принятие к учету ОС.
3. Найдите нужный документ в списке. Удобно отфильтровать по дате или ввести название объекта в строку поиска списка.
4. Откройте документ или просто выделите его строкой в списке.
5. Нажмите кнопку Печать на командной панели.
6. Выберите Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1).

Форма откроется в отдельном окне в режиме предварительного просмотра. Её можно распечатать сразу, отредактировать прямо на экране или сохранить в файл.

Как распечатать ОС-1 при продаже основного средства

При выбытии акт оформляет сдатчик. Создайте документ Передача ОС, заполните покупателя, объекты и стоимость, проведите документ. Команда Печать в нём тоже содержит пункт с актом ОС-1.

В этом акте заполняется раздел 1 — сведения о состоянии объекта на дату передачи: первоначальная стоимость, начисленная амортизация, остаточная стоимость. Эти суммы 1С берёт из регистров учёта на дату документа, поэтому проведите амортизацию за прошлый месяц до передачи, иначе цифры в акте разойдутся с бухгалтерской справкой.

Быстрый поиск формы через строку поиска и «Все функции»

Если раздел не видите — например, интерфейс урезан настройками пользователя, — есть два обходных пути:

• 🔎 Поиск по программе. Значок лупы в верхней части окна ищет по командам и разделам. Введите «принятие к учету» — в результатах появится нужный список документов.
• 🧭 Меню «Все функции». Включается через главное меню программы (кнопка с тремя полосками слева вверху): Сервис → Параметры, флажок «Отображать команду “Все функции”». После этого в главном меню появится пункт, где документы перечислены по типам. Найдите в ветке «Документы» строку «Принятие к учету ОС».

ОС-1 в 1С:ERP и комплексной автоматизации

В 1С:ERP Управление предприятием 2 и 1С:Комплексная автоматизация 2 учёт основных средств ведётся в разделе Внеоборотные активы. Логика та же, что и в Бухгалтерии 3.0: акт печатается из документа принятия к учёту.

Порядок действий:

1. Откройте раздел Внеоборотные активы.
2. Перейдите в список документов принятия к учёту основных средств. Если не уверены, где он в вашем релизе, — наберите «принятие к учету ОС» в поиске по программе.
3. Откройте документ и нажмите Печать.
4. Выберите акт о приёме-передаче ОС-1.

Отличие ERP — в данных. Здесь у объекта может быть отдельный учёт по МСФО, и параметры для бухгалтерского и управленческого учёта настраиваются раздельно. В акт ОС-1 попадают данные регламентированного учёта: первоначальная стоимость и срок полезного использования по бухгалтерскому учёту.

Как заполнить форму ОС-1 в 1С, чтобы не дописывать руками

Акт ОС-1 в 1С заполняется автоматически, но только теми данными, которые уже внесены в базу. Пустые графы в печатной форме — сигнал, что не заполнена карточка объекта или реквизиты документа. Ниже — откуда программа берёт каждый блок.

Порядок подготовки перед печатью

1. Заполните карточку объекта. Откройте основное средство из табличной части документа и проверьте заводской номер, дату выпуска, код ОКОФ, амортизационную группу. Эти поля не обязательны для проведения, поэтому их часто пропускают.
2. Проверьте ответственных лиц. В карточке организации (Главное → Организации) есть блок с подписями ответственных лиц. Если там пусто, в акте не будет ФИО руководителя.
3. Укажите параметры учёта. На вкладке бухгалтерского учёта документа «Принятие к учету ОС» задайте счёт учёта, способ начисления амортизации и срок полезного использования. В акте СПИ показывается в месяцах — так, как введён.
4. Проведите документ. Печатать можно и непроведённый документ, но тогда нет гарантии, что сумма в акте совпадёт с проводкой Дт 01 Кт 08.
5. Нажмите «Печать» и выберите ОС-1. Просмотрите форму на экране перед отправкой на принтер.

Что можно поправить прямо в окне печати

Печатная форма в 1С открывается как табличный документ, который можно редактировать. Щёлкните по ячейке и допишите текст — например, состав комиссии или дату акта, отличную от даты документа.

Правка на экране не меняет данные в базе. При повторной печати исправления пропадут. Если какой-то реквизит каждый раз приходится дописывать вручную, лучше заполнить его в карточке объекта или организации.

Члены приёмочной комиссии и представитель сдатчика в типовом акте подписывают графы от руки. Если у вас постоянная комиссия, её состав можно внести в макет — об этом ниже.

Сохранение акта в файл и отправка

В окне печатной формы есть кнопка сохранения (значок дискеты) и кнопка отправки по почте. Форматы сохранения: PDF, Excel (.xlsx), Word (.docx), табличный документ 1С (.mxl) и другие.

• 📑 PDF — для подписания и архива: вёрстка не съедет.
• 📊 Excel — если нужно дописать данные или собрать групповой акт вручную.
• ✉️ По почте — отправка контрагенту прямо из окна печати, если в базе настроена учётная запись электронной почты.

Что делать, если формы ОС-1 в 1С нет

Иногда акт действительно отсутствует в меню, хотя документ правильный. Причины бывают такие.

Форма скрыта в настройках печати

В типовых конфигурациях список команд печати можно настраивать. Откройте меню Печать в документе: в некоторых релизах внизу есть пункт для изменения состава меню. Проверьте, что флажок у формы ОС-1 включён.

Конфигурация доработана

В нетиповых базах программист мог заменить стандартный акт своим или убрать его. Здесь поможет только тот, кто вёл доработку, или сравнение с типовой конфигурацией в Конфигураторе. Самостоятельно в Конфигураторе ничего не меняйте.

Нужен свой вариант акта

Если учётная политика утвердила собственную форму или в акт нужно добавить постоянную комиссию, есть два легальных способа без вмешательства в конфигурацию:

1. Изменить типовой макет. Раздел Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Найдите в списке макет акта ОС-1 (фильтр по словам «ОС-1» или «прием-передач»), откройте и отредактируйте. Изменённый макет помечается в списке, его можно вернуть к типовому.
2. Подключить внешнюю печатную форму. Там же, в Дополнительные отчеты и обработки. Файл обработки .epf готовит программист под вашу форму, вы загружаете его и привязываете к документу принятия к учёту.

Другие способы получить бланк ОС-1

Бывает, что акт нужен без документа в базе: объект ещё не поступил, акт готовит контрагент, или нужно заполнить бланк от руки на приёмке. Варианты:

• 📝 Создать черновик документа в 1С. Заполните «Принятие к учету ОС», не проводя его, распечатайте акт и удалите черновик или оставьте до фактической приёмки. Данные карточки сохранятся.
• 📂 Сохранить пустую форму из 1С. Откройте печатную форму, сохраните в Excel и очистите графы с данными. Получится бланк в актуальной вёрстке.
• 📚 Взять бланк из справочно-правовой системы. В КонсультантПлюс и Гаранте форма ОС-1 есть в формате Excel и Word вместе с постановлением Госкомстата № 7.
• 🧾 Работать с актом контрагента. При покупке сдатчик может прислать свой экземпляр ОС-1. Раздел 1 заполняет сдатчик, раздел 2 — получатель; ваш экземпляр всё равно лучше распечатать из своей базы, чтобы цифры совпадали с учётом.

Ошибки, из-за которых акт ОС-1 приходится переделывать

Ошибки в акте опасны тем, что он — основание для проводки по принятию к учёту и для начала амортизации. Вот что всплывает при проверках и аудите.

• 📅 Дата акта не совпадает с датой принятия к учёту. По ФСБУ 6/2020 объект признаётся основным средством, когда он готов к использованию. Дата документа «Принятие к учету ОС» должна соответствовать этой дате, а не дате оплаты или поступления на склад.
• 🔢 Задвоенный инвентарный номер. 1С не всегда запрещает повторный номер. Проверьте список основных средств, отсортировав по инвентарному номеру.
• 🏗 ОС-1 вместо ОС-1а для недвижимости. Для зданий и сооружений предусмотрена отдельная форма с другим набором граф.
• 👥 Один акт на несколько объектов без ОС-1б. Если в табличной части документа несколько разных объектов, ОС-1 печатается на каждый отдельно. Для однотипных объектов есть групповой акт ОС-1б.
• 💰 Стоимость без доведения до готовности. Затраты на монтаж и наладку, оформленные после принятия к учёту, в акт уже не попадут — их придётся отражать как изменение стоимости отдельным документом.

Частые вопросы про акт ОС-1