Как сформировать и выдать выписки сотруднику при увольнении в 1С 8.3

Выписку из ЕФС-1 при увольнении в 1С 8.3 Бухгалтерия быстрее всего сделать прямо из документа «Увольнение»: кнопка Печать → пункты с выписками по этому сотруднику. Второй путь — через Отчёты → Регламентированные отчёты → ЕФС-1, но тогда отчёт нужно оставить только по увольняемому работнику.

Сотруднику в последний рабочий день отдают не одну бумагу, а пакет: выписку из подраздела 1.2 раздела 1 ЕФС-1 (стаж), выписку из персонифицированных сведений о физических лицах, выписку из раздела 3 РСВ и — если платили допвзносы на накопительную пенсию — выписку из раздела 3 ЕФС-1. Плюс СТД-Р.

Ниже — что именно выдавать, где это лежит в 1С 8.3 Бухгалтерия и ЗУП 3.1, как не отдать чужие персональные данные и какие отчёты открыть, чтобы стаж и суммы не разъехались.

Какие выписки обязан выдать работодатель в день увольнения

Основание — ст. 84.1 ТК РФ и ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ. Работодатель передаёт сведения персучёта в СФР и в налоговую, а копию этих сведений по конкретному человеку — самому человеку.

Почему в выписке нет «раздела 2» и что с ним путают

Раздел 2 ЕФС-1 — это сведения о взносах на травматизм, бывший 4-ФСС. Он сводный, по всей организации, без разбивки по людям. Персонально его не выдают, и в выписке при увольнении его быть не может.

Путаница обычно из-за нумерации: в разделе 1 есть подразделы 1.1 (кадровые мероприятия, бывший СЗВ-ТД) и 1.2 (стаж, бывший СЗВ-СТАЖ). При увольнении человеку нужен именно подраздел 1.2, а подраздел 1.1 уходит в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа.

Подготовка: что проверить в 1С до формирования выписки

Пять минут проверки экономят повторную печать и объяснения с бывшим сотрудником.

• 📄 Документ «Увольнение» проведён. Пока он в черновиках, в подразделе 1.2 не встанет дата окончания периода работы.
• 🗓 Дата увольнения совпадает в приказе, в кадровом документе и в расчёте при увольнении.
• 🔢 Заполнены СНИЛС и ИНН в карточке: Зарплата и кадры → Сотрудники → Личные данные. Без СНИЛС выписка по персучёту бессмысленна.
• ⛏ Особые условия труда и территориальные условия (районы Крайнего Севера, вредность, выслуга) — в позиции штатного расписания или в кадровом документе. Они попадают в подраздел 1.2 кодами.
• 💰 Начисления и взносы за месяц увольнения рассчитаны и проведены. Иначе в выписках из ПСВ и раздела 3 РСВ суммы окажутся меньше фактических.
• 🏦 Договоры НПФ и допвзносы — если сотрудник был в программе, понадобится раздел 3 ЕФС-1.

Пошагово: выписка из ЕФС-1 при увольнении в 1С 8.3 Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерии 3.0 зарплатный блок упрощённый, но выписки она формирует. Два рабочих маршрута — из кадрового документа и из регламентированного отчёта.

Через регламентированный отчёт ЕФС-1

Этот путь нужен, когда печатных форм в документе «Увольнение» не нашлось или когда сотрудник уволился в прошлом квартале и кадровый документ уже в архиве.

1. Отчёты → Регламентированные отчёты → Создать → раздел Отчётность в СФР → ЕФС-1.
2. Период — с начала года по месяц увольнения. На титульном листе проверьте данные организации.
3. Откройте закладку с подразделом 1.2 и нажмите Заполнить.
4. Удалите из таблицы всех, кроме увольняемого сотрудника — иначе вы отдадите на руки персональные данные остальных работников.
5. Нажмите Печать → подраздел 1.2. Сохраните в PDF или распечатайте.
6. Этот экземпляр не отправляйте в СФР и не держите как отчётный: закройте без записи либо сразу помечайте на удаление, чтобы не перепутать с годовым отчётом.

Как сделать те же выписки в 1С:ЗУП 3.1, ERP и КА

В ЗУП 3.1 механика та же, отличаются только разделы интерфейса.

• Из кадрового документа: Кадры → Увольнения → открыть документ → Печать. Там же СТД-Р и справка о доходах.
• Из отчётности: Отчётность, справки → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты → ЕФС-1. Далее — как в Бухгалтерии: заполнить, оставить одного человека, напечатать.
• Персонифицированные сведения: в том же списке регламентированных отчётов, отчёт «Персонифицированные сведения о физических лицах» за месяц увольнения.
• Раздел 3 ЕФС-1: заполняется, если по сотруднику есть договор НПФ и начисления вида «Дополнительные взносы на накопительную пенсию».

В 1С:ERP 2 и 1С:Комплексная автоматизация 2 зарплатный контур повторяет ЗУП: раздел Зарплата → кадровые документы и Отчётность, справки. Пути пунктов меню совпадают почти дословно.

В 1С:Управление торговлей 11 расчёта зарплаты и персучёта нет вообще. Кадровый минимум в УТ есть, а выписки формируются в той базе, где считают зарплату — в ЗУП или Бухгалтерии. Обмен между УТ и ЗУП здесь не поможет: ЕФС-1 живёт только на стороне зарплатной базы.

Персонифицированные сведения в 1С 8.3 Бухгалтерия: где найти отчёт и выписку

Запрос «где найти персонифицированные сведения» чаще всего означает одно из двух: нужен сам месячный отчёт в ФНС или нужна выписка из него для увольняемого.

Сам отчёт: Отчёты → Регламентированные отчёты → Создать → раздел Отчётность в ФНС → Персонифицированные сведения о физических лицах. Сдаётся ежемесячно, до 25-го числа следующего месяца, по всем застрахованным, включая исполнителей по ГПХ.

Список уже созданных: там же, Отчёты → Регламентированные отчёты — в журнале видны все сданные отчёты с состояниями отправки. Фильтр по виду отчёта быстрее, чем прокрутка.

Выписка для сотрудника: кнопка Печать в документе «Увольнение» либо открыть отчёт за месяц увольнения, оставить одну строку по работнику и напечатать.

Отчёты для проверки стажа и сумм перед печатью

Перед выдачей полезно открыть три отчёта и сверить цифры — это 5 минут и ноль последующих претензий.

Если подраздел 1.2 после Заполнить остался пустым, причины почти всегда три: не проведён документ увольнения, выбран не тот период или по сотруднику нет ни одного начисления за год.

Типичные ошибки при формировании выписок

• 🚫 Отдали отчёт целиком. Выписка — только по одному человеку. Чужие ФИО и СНИЛС в распечатке недопустимы.
• 🚫 Печатали до проведения увольнения. Период работы останется открытым, стаж — неполным.
• 🚫 Перепутали подраздел 1.1 и 1.2. В 1.1 — кадровые мероприятия для СФР, в выписке сотруднику — 1.2 со стажем.
• 🚫 Ждали «отчётный период». Подраздел 1.2 сдают в СФР раз в год, а выписку выдают в день увольнения. Эти сроки не связаны.
• 🚫 Забыли раздел 3 ЕФС-1 у сотрудников с допвзносами на накопительную пенсию.
• 🚫 Выдали выписки, но не зафиксировали факт выдачи. Нет подписи — для инспекции документы не выданы. По ст. 5.27 КоАП РФ это от 1 000 до 5 000 ₽ на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 ₽ на организацию (ориентировочные размеры по первому нарушению).
• 🚫 Отправили выписку в СФР вместе с отчётностью. Лишняя исходная форма по одному человеку может перезаписать годовые данные.
• 🚫 Не выдали ничего исполнителю по ГПХ. При окончании договора ГПХ пакет сведений персучёта выдают так же, как при увольнении.
• 🚫 Сотрудник не пришёл — и на этом остановились. Нужно письменно уведомить его о необходимости явиться за документами либо согласовать отправку по почте.

Как выдать, если сотрудник отсутствует

1. Сформируйте и распечатайте пакет на дату увольнения.
2. Отправьте уведомление заказным письмом с описью: предложите явиться или дать письменное согласие на отправку почтой.
3. Храните опись и уведомление — это доказательство исполнения обязанности.
4. Электронную копию (PDF) допустимо прислать на почту только с согласия работника; бумажный экземпляр всё равно остаётся в организации.

Частые вопросы