Справка о доходах для сотрудника: где её найти, заполнить и распечатать в 1С

Справка 2-НДФЛ для сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 лежит в разделе Налоги и взносы → 2-НДФЛ для сотрудников, в 1С:Бухгалтерии 3.0 — в разделе Зарплата и кадры, ссылка «2-НДФЛ для сотрудников». Создаёте документ, выбираете организацию, сотрудника и год — программа сама подтянет доходы, вычеты и налог. Печать — кнопкой Печать в форме документа.

В налоговую 2-НДФЛ отдельным отчётом больше не сдают. С отчётности за 2021 год справки о доходах стали приложением № 1 к годовому 6-НДФЛ. Поэтому в 1С две разные вещи: справка «на руки» сотруднику и годовой 6-НДФЛ с приложениями для ФНС. Путают их постоянно, отсюда половина вопросов «куда пропала 2-НДФЛ».

Справка для сотрудника и справка для ФНС: что именно вы ищете

Перед тем как открывать меню, определите задачу. От неё зависит, какой объект нужен.

📌 Формы для сотрудника и для налоговой выглядят почти одинаково. Разница — в назначении. Справку «для сотрудника» в ФНС не отправляют, она печатается и подписывается.

Где 2-НДФЛ в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1

В ЗУП справки собраны в одном журнале. Путь такой:

1. Откройте раздел Налоги и взносы.
2. Найдите ссылку 2-НДФЛ для сотрудников. В свежих релизах название списка может начинаться со слов «Справки о доходах».
3. В журнале видны все выданные справки: дата, сотрудник, год, организация.

Есть и короткие пути:

• 👤 Из документа «Увольнение». В форме документа кнопка Печать предлагает справку о доходах вместе с другими документами для увольняемого. Удобно: в последний рабочий день всё печатается за один заход.
• 🔍 Через поиск по интерфейсу. Лупа в верхней панели, запрос «2-НДФЛ».
• 📂 Из журнала — фильтр по сотруднику, если нужно найти справку, выданную раньше.

Права на этот раздел есть у пользователей с профилем расчётчика или кадровика-расчётчика. Если ссылки в разделе нет совсем, сначала проверьте права, а не релиз.

Где искать справку о доходах в 1С:Бухгалтерии 8.3

В Бухгалтерии предприятия 3.0 (платформа 8.3) справка живёт в зарплатном разделе:

1. Раздел Зарплата и кадры.
2. Блок со ссылками по НДФЛ — ссылка 2-НДФЛ для сотрудников.
3. Кнопка Создать.

Справку в БП можно сделать, только если зарплата считается в самой Бухгалтерии. Признак смотрят в Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты: учёт зарплаты должен вестись в этой программе.

Годовой 6-НДФЛ в обеих программах создают одинаково: Отчетность, справки → 1С-Отчетность → Регламентированные отчеты, кнопка Создать, в поиске набрать «6-НДФЛ».

Как создать и заполнить справку 2-НДФЛ: порядок действий

Порядок одинаковый в ЗУП 3.1 и БП 3.0.

Шаг 1. Шапка документа

1. В журнале справок нажмите Создать.
2. Укажите организацию. Для организации с обособленными подразделениями — головную или подразделение, на которое зарегистрирован сотрудник.
3. Выберите налоговый период — год. Справку можно сделать за текущий год (доходы на дату формирования) или за любой прошлый.
4. Выберите сотрудника.

После выбора сотрудника таблица доходов заполняется сама.

Шаг 2. Проверка данных

В справке есть несколько блоков. Пройдитесь по каждому:

• 🧾 Данные о физлице: ФИО, ИНН, дата рождения, гражданство, документ. Берутся из карточки сотрудника. Ошибку в паспорте правьте в карточке, а не в справке.
• 💰 Доходы по месяцам с кодами доходов и кодами вычетов.
• ➖ Стандартные, социальные и имущественные вычеты.
• 📊 Итоги: общая сумма дохода, налоговая база, исчисленный, удержанный и перечисленный налог.

При прогрессивной шкале доходы по разным ставкам выводятся отдельными разделами. Если в году был доход по ставке 15% или выше, у справки будет несколько листов.

Шаг 3. Обновление после исправлений

Если вы перепровели начисления после создания справки, она не обновится сама. Откройте документ и перезаполните его командой обновления в форме (кнопка или ссылка «Заполнить» / «Обновить» над таблицей). Затем снова проведите.

Шаг 4. Сверка

Прежде чем отдавать справку, сверьте итоговый удержанный налог с отчётом по НДФЛ. В ЗУП подходит «Сводная справка 2-НДФЛ» или анализ НДФЛ по месяцам в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам. Суммы должны совпасть до рубля.

Особые случаи при заполнении

Несколько ситуаций, в которых справка выходит «не такой», хотя программа работает правильно:

• 🏢 Обособленное подразделение. Доходы, выплаченные через подразделение с отдельными КПП и ОКТМО, идут в отдельную справку. Если сотрудник в течение года работал и в головной организации, и в подразделении, справок будет две — по каждому сочетанию КПП и ОКТМО.
• 🔁 Перевод между организациями одной базы. Для налоговой это два разных налоговых агента. Справку делают в каждой организации за свой период работы.
• 📝 Исполнитель по договору ГПХ. Если он заведён в базе как физлицо и выплаты ему проведены через зарплатные документы, справка формируется тем же документом. Доход пойдёт с кодом 2010.
• 🚪 Уволился и вернулся в том же году. Справка одна: доходы за год складываются по одному физлицу, даже если трудовых договоров было два.

Перед выдачей полезно открыть справку на просмотр и пробежать глазами помесячную таблицу. Пустой месяц посреди года без отпуска за свой счёт — повод проверить начисления за этот месяц.

Коды доходов и вычетов: где они настраиваются

Код дохода попадает в справку не из воздуха. Его указывают в каждом виде начисления. Неверный код в начислении — неверный код во всех справках за год.

ЗУП 3.1. Настройка → Начисления → открыть начисление → вкладка Налоги, взносы, бухучет → поле кода дохода НДФЛ.

БП 3.0. Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Настройки зарплаты → ссылка на начисления → карточка начисления → код дохода НДФЛ.

Чаще всего встречаются:

Коды стандартных вычетов на детей: 126 — первый ребёнок, 127 — второй, 128 — третий и каждый следующий. Вычет на материальную помощь в пределах 4 000 ₽ в год идёт с кодом 503.

С 2025 года суммы детских вычетов выросли: 1 400 ₽ на первого, 2 800 ₽ на второго, 6 000 ₽ на третьего и последующих. Если справка за 2025 год показывает старые суммы, обновите релиз — в программе должны быть актуальные размеры вычетов.

Печать, выгрузка и сдача: что можно сделать со справкой

Печать для сотрудника

В форме документа нажмите Печать → справка о доходах. Перед выводом на принтер проверьте подписанта. Его берут из настроек организации: Настройка → Организации → карточка → ответственные лица. Если поле пустое, внизу справки будет пустое место для подписи.

Справку подписывает руководитель или уполномоченный по доверенности. Печать организации ставят, если она есть.

По ст. 62 ТК РФ документы, связанные с работой, выдают не позднее трёх рабочих дней с заявления сотрудника. При увольнении справку отдают в последний рабочий день.

Электронный вид

Из печатной формы справку можно сохранить в PDF кнопкой сохранения в формах печати. Многие банки принимают такой вариант, если справка подписана.

Сдача в ФНС через 6-НДФЛ

Для налоговой справки идут в составе 6-НДФЛ за год:

1. Отчетность, справки → 1С-Отчетность → Регламентированные отчеты → Создать → 6-НДФЛ.
2. Период — год.
3. Заполнить. Программа сама сформирует приложение № 1 по каждому физлицу.
4. Проверить → выгрузка в файл или Отправить через 1С-Отчетность.

Срок сдачи годового 6-НДФЛ — не позднее 25 февраля следующего года.

Если налог с дохода удержать нельзя (например, подарок бывшему сотруднику), налоговый агент сообщает об этом в ФНС и физлицу тоже по форме справки о доходах. Срок — тот же, до 25 февраля.

Типичные ошибки в справке 2-НДФЛ и как их исправить

Большинство проблем видно сразу по итоговой строке: налог не тот, дохода нет, месяц не тот.

Не правьте суммы в справке вручную, чтобы «сошлось». Ручная правка не меняет учёт: справка будет расходиться с 6-НДФЛ, и налоговая это увидит при сверке. Ищите причину в начислениях и выплатах.

Частые вопросы