Отчёт 6-НДФЛ в 1С: путь в меню, заполнение, проверка и сдача

6-НДФЛ в 1С находится среди регламентированных отчётов. В ЗУП 3.1 путь такой: Отчетность, справки → 1С-Отчетность, в Бухгалтерии 3.0 — Отчеты → Регламентированные отчеты. Дальше кнопка Создать, группа «НДФЛ», форма «6-НДФЛ».

Найти отчёт — полдела. Важнее понять, в какой программе его формировать, почему раздел 1 бывает пустым и как пройти контрольные соотношения до отправки в налоговую. Это и разберём по шагам, на примере расчёта за квартал и за год.

Подготовка: в какой программе формировать 6-НДФЛ

Расчёт 6-НДФЛ собирается из регистров налогового учёта по НДФЛ. Значит, формировать его нужно там, где реально начисляется зарплата и удерживается налог.

Посмотреть, где у вас ведётся зарплата, можно в БП: Зарплата и кадры → Настройки зарплаты. Если там выбран вариант учёта во внешней программе, данные по НДФЛ в Бухгалтерии неполные. Отчёт, собранный в ней, разойдётся с реальностью.

Перед формированием проверьте три вещи:

• 📅 закрыты все начисления за последний месяц периода (зарплата, отпускные, больничные, премии);
• 💸 выплаты проведены документами выплаты, а не «прочими» списаниями;
• 🏢 в карточке организации заполнены ИНН, КПП, ОКТМО и код налогового органа.

Где находится 6-НДФЛ в ЗУП 3.1

В ЗУП отчёт живёт в разделе регламентированной отчётности.

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать.
3. В открывшемся списке форм найдите группу «НДФЛ» и выберите «6-НДФЛ». Быстрее всего набрать «6-НДФЛ» в строке поиска над списком.
4. Укажите организацию и период: I квартал, полугодие, 9 месяцев или год.
5. Нажмите Создать — откроется форма расчёта.

Если организация состоит на учёте в нескольких налоговых (есть обособленные подразделения), отчёт делают отдельно на каждую пару КПП + ОКТМО. Реквизиты регистрации выбирают в шапке формы.

Где найти 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерия 3.0

В Бухгалтерии путь короче, но логика та же.

1. Раздел Отчеты → Регламентированные отчеты. В свежих релизах группа команд в этом разделе называется «1С-Отчетность».
2. Кнопка Создать.
3. В списке форм — «6-НДФЛ» (группа «НДФЛ» или через поиск по названию).
4. Выберите организацию и период, нажмите Создать.

Если меню у вас урезано и раздела «Отчеты» не видно, используйте поиск по интерфейсу (значок лупы в шапке программы) — наберите «Регламентированные отчеты».

Заполнение 6-НДФЛ: что подтягивается автоматически

В форме нажмите Заполнить. Программа соберёт данные с начала года по конец отчётного периода. Расчёт состоит из титульного листа и двух разделов, а в годовом отчёте добавляются справки о доходах.

Титульный лист

Заполняется из карточки организации: ИНН, КПП, ОКТМО, код налогового органа, подписант. Проверьте поле «Номер корректировки». Для первичного отчёта там стоит 0.

Раздел 1 — удержанный и возвращённый налог

Здесь отражается налог, который фактически удержан за последние три месяца отчётного периода, в разрезе сроков перечисления. Важно слово «удержан»: начислить налог мало, его должна удержать выплата.

Удержание НДФЛ в 1С фиксирует документ выплаты:

• 🧾 в ЗУП — ведомость (в банк, в кассу, на счета) с отметкой о перечислении налога;
• 🏦 в БП — списание с расчётного счёта с видом операции для выплаты зарплаты или выдача из кассы, связанная с ведомостью.

Если зарплату перечислили «прочим» списанием без ведомости, налог останется неудержанным. Раздел 1 окажется пустым или неполным.

Пример: зарплата за март, выплаченная в апреле

Сотруднику начислили зарплату за март 80 000 рублей, налог — 10 400 рублей (80 000 × 13 %). Выплатили её 5 апреля.

• В расчёте за I квартал доход 80 000 и исчисленный налог 10 400 попадут в раздел 2. В разделе 1 этого налога не будет: на 31 марта он ещё не удержан.
• В расчёте за полугодие эти 10 400 рублей появятся в разделе 1 — в апрельском сроке перечисления.

Это нормальная ситуация, а не ошибка. Разница между исчисленным и удержанным налогом в квартальном отчёте часто объясняется именно зарплатой за последний месяц, выплаченной уже в следующем квартале. Прежде чем искать сбой, проверьте, не тот ли это случай.

Раздел 2 — обобщённые показатели

Это нарастающий итог с начала года: начисленный доход (с отдельной строкой по трудовым договорам и по договорам ГПХ), вычеты, исчисленный, удержанный и не удержанный налог, количество физлиц. Если ставок несколько (13 % и 15 % на доход сверх 5 млн рублей, 30 % для нерезидентов), раздел 2 заполняется по каждой ставке отдельно.

Справки о доходах (только в годовом отчёте)

В расчёт за год включаются справки о доходах и суммах налога физического лица — по одной на каждого, кто получал доход. Они заполняются той же кнопкой Заполнить. Номер справки уникален в пределах года.

Контрольные соотношения 6-НДФЛ и поиск ошибок

ФНС проверяет каждый расчёт по контрольным соотношениям — формальным правилам сверки строк внутри отчёта и с другими отчётами. Если соотношение нарушено, налоговая пришлёт требование о пояснениях или откажет в приёме.

В 1С проверка встроена в форму отчёта. Нажмите кнопку Проверка и выберите проверку контрольных соотношений. Программа покажет список нарушений, а двойной щелчок по строке переносит к ошибочной ячейке.

Что чаще всего не сходится:

• ➗ Исчисленный налог не равен (доход − вычеты) × ставка. Допустима небольшая погрешность на округление, зависящая от числа физлиц. Большое расхождение — признак ручных правок в документах начисления.
• 📊 Удержанный налог больше исчисленного. Обычно это перерасчёт прошлого периода или сторно начисления без пересчёта НДФЛ.
• 🗓 Суммы по срокам перечисления в разделе 1 не бьются с итогом раздела. Возникает, когда отчёт правили руками после заполнения.
• 👥 Число физлиц меньше, чем в отчётах по взносам. Кто-то из работников не получил дохода или оформлен в другой организации.

Чем сверить данные до отправки

В ЗУП для расшифровки цифр есть отчёты в разделе Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам:

• «Анализ НДФЛ по месяцам» — помесячно доход, вычеты, исчисленный и удержанный налог;
• «Регистр налогового учета по НДФЛ» — детально по каждому сотруднику.

Порядок поиска ошибки простой. Сначала найдите месяц, где расходятся исчисленный и удержанный налог. Потом откройте регистр налогового учёта по сотрудникам этого месяца и посмотрите, по кому расхождение. Чаще всего это один-два человека с перерасчётом, отпуском на стыке месяцев или увольнением.

После правок запустите проверку повторно. Если подключён сервис 1С-Отчетность, дополнительно доступна проверка в интернете — по актуальным правилам ФНС на стороне сервиса.

Выгрузка 6-НДФЛ и отправка в ФНС

Сроки сдачи установлены статьёй 230 НК РФ:

Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день.

При 10 и более физлицах, получивших доход, расчёт сдают только в электронном виде. При меньшем числе допустима бумага.

Отправка через 1С-Отчетность

1. В форме отчёта нажмите Отправить.
2. Программа ещё раз проверит выгрузку и подпишет файл электронной подписью.
3. Ход отправки виден в журнале 1С-Отчетность: отправлен, получен налоговой, принят или отклонён.

Выгрузка в файл для другого оператора

Если отчётность идёт через сторонний сервис, нажмите Выгрузить и сохраните файл XML. Имя файла программа формирует сама по правилам ФНС — не переименовывайте его, иначе файл могут не принять. Затем загрузите его в программу своего оператора.

Печать на бумаге

Кнопка Печать формирует бланк с машиночитаемым штрихкодом. Бланк подписывает руководитель или представитель по доверенности.

Уточнённый расчёт 6-НДФЛ: как внести изменения

Если ошибку нашли после отправки, сдают уточнённый расчёт. Главное правило: сначала исправьте документы в базе, потом формируйте уточнёнку. Иначе следующий отчёт снова унаследует ошибку.

Корректировка сумм

1. Исправьте документ начисления, перерасчёта или выплаты в периоде, где произошла ошибка.
2. Откройте журнал 1С-Отчетность и создайте новый 6-НДФЛ за тот же период (или скопируйте отправленный).
3. На титульном листе поставьте «Номер корректировки» — 1 для первой уточнёнки, 2 для второй и так далее.
4. Нажмите Заполнить, проверьте контрольные соотношения, отправьте.

Уточнённый расчёт подаётся целиком, со всеми разделами, а не только с исправленной строкой.

Учтите нарастающий итог. Раздел 2 копит данные с начала года, поэтому ошибка в I квартале «переезжает» в полугодие и 9 месяцев. Если эти расчёты уже сданы, уточнёнку подают по каждому из них. Пример: ошибку за март нашли в октябре, когда сдан расчёт за 9 месяцев. Значит, нужны три уточнённых расчёта — за I квартал, полугодие и 9 месяцев. Годовой отчёт ещё не сдан, его просто заполняют по исправленным данным.

Неверные КПП или ОКТМО

Если отчёт ушёл с чужими реквизитами регистрации, исправить его уточнёнкой нельзя. Нужно два расчёта:

• 🔴 аннулирующий — с прежними КПП/ОКТМО и номером корректировки 99;
• 🟢 первичный — с правильными реквизитами и номером корректировки 0.

Исправление справки о доходах

В годовом отчёте можно уточнить справку по одному сотруднику. Справку подают в составе уточнённого расчёта с тем же номером справки, что и в исходном, и указывают номер корректировки справки. Если справку нужно отозвать, её номер корректировки — 99.

Частые вопросы по 6-НДФЛ в 1С