Доверенность на получение ТМЦ в 1С 8.3: от создания до печати М-2

Документ «Доверенность» в 1С:Бухгалтерии 8.3 лежит в разделе Покупки → Доверенности. Это тот же путь, что и для поиска, создания, заполнения и печати бумажной доверенности на получение товарно-материальных ценностей по формам М-2 и М-2а. Если пункта в меню нет — дело в правах пользователя или в отключённом функционале, об этом ниже.

Доверенность в 1С 8.3 выписывают, когда сотрудник едет к поставщику забирать товар или материалы и должен подтвердить, что действует от имени организации. Программа хранит реестр выданных доверенностей, подставляет паспортные данные получателя из справочника и печатает унифицированный бланк за пару секунд — вручную ничего переписывать не нужно.

Ниже — где искать документ в интерфейсе «Такси», как заполнить его с нуля и по документу-основанию, чем М-2 отличается от М-2а и что делать, когда печатная форма выходит пустой.

Где в интерфейсе лежит документ «Доверенность»

Основной маршрут в типовой конфигурации:

1. Откройте раздел Покупки в левой панели разделов.
2. В группе команд «Доверенности» нажмите одноимённый пункт.
3. Откроется список всех выданных доверенностей с отбором по организации и периоду.

Второй способ попасть к документу — общий поиск по программе. Нажмите кнопку поиска (значок лупы в верхней командной панели) или сочетание клавиш для поиска по формам и начните вводить слово «доверенность». Программа покажет и список документов, и команду их создания. Это удобно, когда вы не помните, в каком разделе лежит нужная форма.

В списке доверенностей работают стандартные инструменты: отбор по контрагенту-поставщику, по физлицу-получателю, поиск по номеру. Чтобы быстро найти конкретный документ, поставьте курсор в нужную колонку и воспользуйтесь командой поиска в командной панели списка.

Как создать и заполнить доверенность пошагово

В списке доверенностей нажмите «Создать» — откроется пустая форма. Заполните поля по порядку:

1. Организация — от чьего имени выдаётся доверенность. Подставляется автоматически, если в базе одна организация.
2. Номер и дата — номер программа присваивает сама при записи, дату ставьте фактическую. Доверенность без даты совершения ничтожна (статья 186 ГК РФ), поэтому поле «от» обязательно.
3. Срок действия — до какого числа доверенность действительна. Срок организация определяет сама; если его не указать, доверенность по ГК РФ действует год со дня выдачи.
4. Контрагент — поставщик или продавец, у которого получают ценности.
5. Физическое лицо — сотрудник, на которого оформлена доверенность. Выбирается из справочника Физические лица. Паспортные данные для бланка берутся из его карточки.
6. По документу — основание получения: номер и дата счёта, договора или накладной. Это реквизит «по какому документу получить ценности».

В табличной части «Товары» перечислите номенклатуру и количество, которые сотрудник должен получить. Заполнять построчно вручную не обязательно — есть автозаполнение по основанию (следующий раздел).

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Доверенность попадёт в реестр и станет доступна для печати.

Физлицо-получателя берут именно из справочника Физические лица, а не из списка сотрудников. Если паспорт в карточке не заполнен, в бланке останутся пустые строки — проверьте карточку заранее.

Формы М-2 и М-2а: когда какую печатать

После проведения нажмите «Печать» в командной панели документа. В меню доступны два бланка — М-2 и М-2а. Оба утверждены постановлением Госкомстата России № 71а и различаются только наличием корешка.

Корешок М-2 — это отрывная часть слева. На нём получатель расписывается при выдаче доверенности, и он хранится у вас как подтверждение. М-2а корешка не имеет: при большом потоке доверенностей их проще регистрировать списком в отдельном журнале, чем подшивать десятки корешков.

Тем же постановлением № 71а утверждена и форма М-3 — журнал учёта выданных доверенностей. По нему отслеживают, кому и на какой срок выданы доверенности и отчитался ли получатель. При работе с М-2а журнал практически обязателен: без корешков это единственный способ контролировать выдачу.

На оборотной стороне бланка М-2 и М-2а есть таблица с перечнем ценностей, которые разрешено получить. В 1С она заполняется из табличной части «Товары» документа. Если таблицу оставить пустой, поставщик вправе не выдать товар — наименования и количество на обороте должны быть указаны.

Выберите нужный бланк, проверьте заполнение на экране предварительного просмотра и отправьте на принтер кнопкой печати. Если данные на форме нужно поправить, вернитесь в документ, измените поля и сформируйте печать заново — редактировать уже выведенный бланк в окне просмотра не стоит, правка не сохранится в базе.

Заполнение по основанию и работа со справочниками

Чтобы не вбивать номенклатуру руками, доверенность заполняют из документа-основания. В форме доверенности есть команда заполнения табличной части по заказу поставщику или по поступлению — программа перенесёт перечень товаров и количество из выбранного документа.

Это экономит время, когда получают партию из заказа: достаточно указать документ-основание, и список ценностей подставится целиком. Останется проверить количество — иногда получают не всю партию сразу.

Качество бланка напрямую зависит от того, как заполнены справочники:

• 📇 Физические лица — здесь хранятся ФИО и паспортные данные получателя. Нет паспорта в карточке — будут пустые строки в бланке.
• 🏢 Контрагенты — реквизиты поставщика подтягиваются из карточки контрагента.
• 📦 Номенклатура — наименования и единицы измерения берутся отсюда.

Если один и тот же сотрудник регулярно получает ценности, его карточку физлица заполняют один раз, и дальше доверенности создаются за минуту. Проверьте, что в карточке указаны серия, номер, дата выдачи и кем выдан паспорт — эти реквизиты обязательны для бланка.

Ещё один приём для повторяющихся получений — копирование. Встаньте в списке на похожую доверенность и создайте новую по образцу: программа перенесёт организацию, получателя и поставщика, останется поправить дату, срок и перечень товаров. Так удобно оформлять серию доверенностей на одного экспедитора.

Права доступа: кто создаёт и видит доверенности

Доступ к документу «Доверенность» настраивается через раздел Администрирование → Настройки пользователей и прав. Там в группах доступа и профилях задаётся, какие разделы и документы видит каждый пользователь.

Типичная ситуация: бухгалтер по расчётам с поставщиками доверенности создаёт и печатает, а пользователю без прав на раздел закупок пункт меню вообще не виден. Если коллега жалуется, что «Доверенностей» нет в разделе Покупки, а у вас они есть, — почти всегда причина в профиле его группы доступа, а не в настройках базы.

Менять права стоит через готовые профили групп доступа, а не раздавать полные права каждому. Полный доступ администратора нужен единицам: чем уже права у рядовых пользователей, тем меньше риск, что кто-то случайно исправит чужие документы.

Частые ошибки при работе с доверенностями

Самые частые проблемы с доверенностями — пустой бланк и отсутствие документа в меню. Разберём по симптомам.

Отдельно про удаление: провёденную доверенность, по которой уже получали ценности, удалять не нужно — она подтверждает, кто и на каком основании забрал товар. Пометка на удаление оправдана только для ошибочно созданных или неиспользованных документов.

Частые вопросы