ИНН в базе 1С: карточка контрагента, физлица, документы и проверка в ФНС

ИНН контрагента в 1С хранится в его карточке: в Бухгалтерии 3.0 откройте Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты, найдите организацию через поле поиска над списком и посмотрите поле ИНН в шапке карточки. Чтобы видеть ИНН сразу в списке, без открытия карточек, добавьте колонку через Ещё → Изменить форму.

ИНН сотрудника ищут в другом месте — в справочнике физических лиц. ИНН своей организации — в карточке организации. А если нужно найти ИНН в 1С по уже проведённому документу, проще всего открыть его печатную форму: в счёте-фактуре, УПД и платёжке ИНН стоит в отдельных строках и полях.

Как найти контрагента по ИНН в справочнике

Справочник Контрагенты — главное место, где 1С держит ИНН, КПП, ОГРН и адреса партнёров. Путь в БП 3.0: Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. В 1С:Управление торговлей 11 тот же список открывается из раздела НСИ и администрирование или Продажи (там справочник называется Партнеры, а ИНН живёт в связанном справочнике Контрагенты).

Поиск по номеру ИНН

1. Откройте список контрагентов.
2. Встаньте в поле Поиск в правом верхнем углу списка (или нажмите Ctrl+F).
3. Введите ИНН полностью или первые 5–6 цифр.
4. Нажмите Enter — список отфильтруется.

Поиск идёт по всем колонкам, которые видны в списке. Если колонки ИНН нет, программа может не найти контрагента по цифрам. Поэтому первым делом выведите её.

Как вывести колонку ИНН в список

1. В списке контрагентов нажмите Ещё → Изменить форму.
2. В дереве элементов отметьте ИНН (рядом обычно лежит КПП).
3. Перетащите колонку туда, где её удобно видеть, и нажмите ОК.

Настройка сохраняется для вашего пользователя. Коллегам придётся сделать то же самое у себя.

Поиск по названию, если ИНН неизвестен

Если вы знаете только часть названия, введите в поле поиска одно характерное слово: «Ромашка», а не «ООО Ромашка». Организационно-правовую форму 1С хранит по-разному — в полном наименовании, в кратком или не хранит вовсе. Одно слово надёжнее.

Когда контрагентов несколько тысяч, а нужен поиск по всей базе (договоры, документы, комментарии), используйте полнотекстовый поиск — значок лупы в верхней панели программы. Он работает, только если администратор включил полнотекстовый индекс в разделе Администрирование → Общие настройки.

Новый контрагент: заполнение карточки по ИНН

Вводить реквизиты руками не нужно. 1С умеет заполнить карточку по одному ИНН из данных ЕГРЮЛ/ЕГРИП через сервис «1С:Контрагент».

1. В списке контрагентов нажмите Создать.
2. В верхнем поле введите ИНН (или название) и нажмите Заполнить.
3. Программа подтянет полное и краткое наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес, руководителя.
4. Проверьте вид контрагента (юрлицо, ИП, физлицо) и нажмите Записать и закрыть.

Для автозаполнения нужно подключить интернет-поддержку: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Сервис входит в договор ИТС; без него поле ИНН заполняется вручную, а остальные реквизиты — с выписки из ЕГРЮЛ.

Сколько цифр должно быть в ИНН

Если вводите ИП, а 1С не даёт записать ИНН из 12 цифр, проверьте вид контрагента: для вида «Юридическое лицо» программа ждёт 10 цифр.

Филиалы: один ИНН, разные КПП

У обособленного подразделения тот же ИНН, что у головной компании, но свой КПП. В 1С это нормально: заводите отдельную карточку на каждый КПП, если отгружаете или покупаете у разных подразделений. Программа предупредит, что контрагент с таким ИНН уже есть, — в этом случае предупреждение можно принять.

ИНН сотрудника и физического лица

Сотрудники не хранятся в справочнике контрагентов. Их ИНН лежит в справочнике Физические лица.

В ЗУП в карточке сотрудника есть ссылка на личные данные физлица. ИНН, СНИЛС, паспорт и адреса хранятся именно там, а не в «сотруднике». Если человек работает по совместительству, у него две карточки сотрудника, но одно физлицо — и один ИНН.

Если ИНН сотрудника неизвестен

ИНН можно узнать на сайте ФНС по паспортным данным, датам рождения и ФИО — через сервис «Узнать ИНН». В ЗУП 3.1 рядом с полем ИНН в личных данных обычно есть команда, которая открывает этот сервис с уже подставленными данными физлица. Найденный номер вписывают в поле вручную.

ИНН своей организации

Свой ИНН смотрят в Главное → Организации → карточка организации . Там же КПП, ОГРН и коды статистики. Если в базе несколько организаций, нужная выбирается двойным щелчком.

Проверка ИНН контрагента через ФНС прямо из 1С

В БП 3.0, УТ 11 и других типовых конфигурациях есть сервис «Проверка контрагентов». Он сверяет ИНН и КПП с данными ФНС и показывает статус: действует, ликвидирован, не значится в базе.

Как включить:

1. Откройте Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы.
2. Найдите группу про сервис 1С:Контрагент и включите проверку контрагентов по ЕГРН.
3. Убедитесь, что интернет-поддержка подключена (логин и пароль портала ИТС).

После включения программа проверяет:

• 🔍 карточку контрагента — под ИНН появляется надпись со статусом;
• 📄 документы реализации и поступления — контрагент с ошибочным ИНН подсвечивается;
• 🧾 счета-фактуры в журнале и книгах покупок/продаж.

Отдельно можно получить выписку из ЕГРЮЛ: в карточке контрагента есть ссылка на досье или выписку (работает в рамках того же сервиса).

Как вручную проверить контрольную сумму ИНН

Последняя цифра ИНН — контрольная. Ошибку при наборе (переставленные цифры, лишний ноль) видно без интернета. Для 10-значного ИНН юрлица:

1. Умножьте первые 9 цифр на коэффициенты 2, 4, 10, 3, 5, 9, 4, 6, 8.
2. Сложите произведения.
3. Возьмите остаток от деления на 11, затем остаток от деления на 10.
4. Результат должен совпасть с 10-й цифрой.

Пример для ИНН 7707083893:

7×2 + 7×4 + 0×10 + 7×3 + 0×5 + 8×9 + 3×4 + 8×6 + 9×8
= 14 + 28 + 0 + 21 + 0 + 72 + 12 + 48 + 72 = 267
267 mod 11 = 3;  3 mod 10 = 3  → 10-я цифра 3, ИНН корректен

1С делает эту проверку сама при записи карточки и выводит предупреждение о некорректном ИНН. Ручной расчёт нужен, когда номер пришёл на бумаге или в письме и вы сомневаетесь, где опечатка.

ИНН в документах и печатных формах

Иногда контрагента в справочнике найти трудно, а документ под рукой. ИНН виден в печатных формах:

Порядок действий:

1. Откройте документ (например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)).
2. Нажмите Печать и выберите нужную форму.
3. Посмотрите строку или поле из таблицы выше.

Быстрее — без печати. Щёлкните по полю Контрагент в документе: откроется карточка, где ИНН виден сразу.

Найти все документы по ИНН

Если известен только ИНН, а нужно найти все отгрузки или оплаты по нему:

1. Найдите контрагента по ИНН в справочнике (см. первый раздел).
2. В карточке контрагента откройте ссылку на документы — там журнал всех документов по этому партнёру.
3. Или откройте нужный журнал документов и установите отбор по контрагенту через Ещё → Настроить список.

Для сверки по счетам удобнее отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту с отбором по контрагенту: он покажет обороты по 60, 62, 76 сразу за период.

Выгрузка ИНН списком

Когда нужен реестр «наименование — ИНН — КПП» для банка, аудитора или сверки, есть два пути:

• 📋 Ещё → Вывести список в справочнике контрагентов (быстро, без настроек);
• 📊 универсальный отчёт из раздела Отчеты с источником «Справочник Контрагенты» — там можно поставить отбор, например, только поставщиков или только с пустым ИНН.

Что делать, если ИНН не находится или 1С ругается

Если в базе уже есть дубли

Дубли контрагентов с одинаковым ИНН объединяют обработкой Поиск и удаление дублей (в БП 3.0 — Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных). Она находит похожие элементы, показывает, где они используются, и переносит ссылки на оставшуюся карточку.

После объединения перепроведите документы в открытом периоде и сверьте сальдо по расчётным счетам.

Пустой ИНН у старых контрагентов

В базах, которые ведутся давно, часто попадаются карточки без ИНН: их заводили «по-быстрому» при вводе первичного документа. Найти такие можно отбором в списке: Ещё → Настроить список, на вкладке отбора поставьте условие ИНН — «Не заполнено». Затем откройте каждую карточку и заполните её по названию кнопкой Заполнить.

Частые вопросы