Реестры выплат самозанятым в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях: где лежат, как заполнить и отправить в банк

Где найти реестры самозанятых в 1С:Бухгалтерии: раздел Покупки → группа Расчёты с самозанятыми → журнал Реестры выплат самозанятым. Если этого пункта в меню нет, он просто не включён: Главное → Функциональность → вкладка Расчёты → флажок Выплаты самозанятым. После установки флажка журнал появляется сразу, перезапуск не нужен.

Реестр выплат самозанятым — это не отчёт и не печатная форма, а полноценный документ. В нём вы собираете список исполнителей на НПД, суммы и назначения платежей, одним файлом отправляете всё в банк через 1С:ДиректБанк и получаете обратно статусы по каждой строке, а в идеале — и чеки НПД.

Ниже — точные пути в 1С:Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и ERP, порядок заполнения, проводки с числами, расшифровка статусов и разбор ошибок, из-за которых банк возвращает реестр целиком.

Где найти реестры выплат самозанятым в 1С:Бухгалтерии 3.0

Механизм живёт в блоке расчётов с поставщиками — потому что самозанятый для организации именно поставщик услуг, а не сотрудник.

Основной путь:

1. Раздел Покупки → блок Расчёты с самозанятыми → Реестры выплат самозанятым.
2. В части релизов тот же журнал дублируется в разделе Банк и касса → Выплаты самозанятым.
3. Универсальный способ, если лень искать: Все функции → Документы → Реестр выплат самозанятым.

Пункта меню нет: как включить функциональность

Если в разделе Покупки пусто, проверьте три вещи по порядку:

• 🔧 Функциональность. Главное → Функциональность → вкладка Расчёты → Выплаты самозанятым. Если стоит режим Основная, переключите на Полная, иначе часть флажков скрыта.
• 📦 Релиз конфигурации. Механизм появился в 1С:Бухгалтерии 3.0 относительно недавно и в старых релизах отсутствует физически. Посмотрите версию: Главное → О программе. Если релиз старше, чем нужен, никакие настройки не помогут — только обновление.
• 👤 Права пользователя. Под ограниченным профилем журнал может быть скрыт. Зайдите администратором и проверьте, видно ли документ.

Что такое реестр выплат самозанятым и зачем он вообще нужен

Можно платить самозанятым обычными платёжными поручениями — по одному на каждого. Пока исполнителей трое, это работает. Когда их тридцать, начинается ад: тридцать платёжек, тридцать выписок, тридцать чеков, которые надо собрать и не потерять.

Реестр решает четыре задачи сразу:

• 📄 собирает всех исполнителей и суммы в один документ и один файл для банка;
• 🏦 уходит в банк одной операцией через ДиректБанк, без ручной выгрузки 1c_to_kl.txt;
• 🔄 принимает обратно статус по каждой строке — кому зачислили, кому нет и почему;
• 🧾 у части банков подтягивает чеки НПД в базу автоматически, и их не приходится выпрашивать у исполнителей.

Отдельный бонус — контроль. Из одного журнала видно, какие выплаты ушли, какие висят, по кому нет чека. Это ровно те данные, которые спросит налоговая, если заинтересуется расходами по НПД.

Что проверить до создания первого реестра

Половина проблем с реестром — это незаполненные справочники. Пробегите список один раз, и дальше всё будет формироваться с первого нажатия.

Контрагент. Справочники → Контрагенты → создать. Вид контрагента — Самозанятый (в релизах, где такого вида нет, выбирайте Физическое лицо). Обязательно заполните ИНН — без него банк строку не примет.

Договор. В карточке контрагента — Договоры → вид договора С поставщиком. Поставьте валюту руб. и, если платите по этапам, укажите вид расчётов.

Банковский счёт исполнителя. Нужен номер карты или расчётный счёт плюс БИК. Самая частая причина отказа — счёт, открытый на другое лицо: банк сверяет ФИО получателя с владельцем счёта.

Договор с банком на выплаты самозанятым. Это отдельное соглашение, не «зарплатный проект». Пока его нет, реестр будет уходить и возвращаться с отказом.

Настроенный ДиректБанк. Банк и касса → Банковские выписки → Ещё → Настроить обмен с банком. Проверьте, что обмен работает на обычной выписке, и только потом переходите к реестрам.

Как сформировать реестр выплат самозанятым: пошагово

Шаг 1. Создать документ

Покупки → Реестры выплат самозанятым → Создать. В шапке укажите:

• дату реестра — ту, на которую планируете выплату;
• организацию;
• банковский счёт списания;
• договор с банком на выплаты самозанятым (если в базе их несколько).

Шаг 2. Заполнить строки

Кнопка Добавить — построчно, по одному исполнителю. В строке:

Если исполнителей много, удобнее загрузить их таблицей: Заполнить → Загрузить из файла (команда называется по-разному в зависимости от релиза, суть одна — импорт из Excel по колонкам ИНН, ФИО, счёт, сумма, назначение).

Шаг 3. Проверить статус самозанятого

До отправки прогоните исполнителей через проверку статуса плательщика НПД. В ряде релизов это делается прямо из реестра командой Проверить статус (данные берутся из открытого сервиса ФНС по ИНН и дате).

Статус проверяют на дату выплаты, а не на дату договора. Человек мог сняться с НПД месяц назад — и тогда вы налоговый агент по НДФЛ, а взносы начисляются по главе 34 НК РФ.

Шаг 4. Отправить в банк

Кнопка Отправить в банк (или Обмен с банком → Отправить). Программа запросит подпись — сертификат или одноразовый пароль, в зависимости от схемы, настроенной в ДиректБанке.

После отправки документ становится недоступным для изменения. Чтобы поправить сумму, придётся отозвать реестр или сформировать новый.

Шаг 5. Получить статусы и чеки

Через кнопку Обновить статусы подтягиваются результаты: по каждой строке видно, зачислено или отказано. Чеки НПД, если банк их передаёт, прикрепляются к документу и доступны по гиперссылке в строке.

Статусы реестра: что означают и что делать

Проводки: что формируется в учёте

Сам реестр в статусе «Подготовлен» проводок не делает. Движения появляются после фактического списания — либо при проведении реестра по факту исполнения, либо из банковской выписки.

Расчёты с самозанятым ведут на счёте 60 как с обычным поставщиком услуг. Реже используют 76.09 — например, когда исполнителей много и их хотят отделить от товарных поставщиков.

Пример: самозанятый дизайнер по договору оказал услуги на 60 000 ₽, НДС нет — плательщики НПД его не предъявляют.

Чего в этих проводках нет и быть не должно:

• ❌ Дт 70 — самозанятый не персонал, счёт 70 здесь неуместен;
• ❌ Дт 68.01 — НДФЛ не удерживаем, налог платит сам исполнитель;
• ❌ Дт 69 — страховые взносы не начисляем, основание — ч. 1 ст. 15 ФЗ № 422-ФЗ при наличии чека.

Где искать реестр выплат самозанятым в 1С:ЗУП 3.1

Здесь главное — не терять время. В типовой 1С:ЗУП 3.1 документа «Реестр выплат самозанятым» нет, и это не баг. ЗУП считает НДФЛ и страховые взносы, а по НПД нет ни того, ни другого — самозанятому в зарплатном контуре просто нечего делать.

Что в ЗУП есть и чем это не является:

• Выплаты → Ведомости в банк — выплата сотрудникам в рамках зарплатного проекта. Самозанятого сюда заводить нельзя: он станет физлицом с НДФЛ.
• Зарплата → Договоры (в т. ч. авторские) — договоры ГПХ с обычными физлицами. Тут как раз НДФЛ и взносы начисляются, то есть режим прямо противоположный НПД.

Правильная схема: договоры и выплаты самозанятым ведут в 1С:Бухгалтерии (или в УТ/ERP), ЗУП остаётся только для штата и ГПХ-физлиц без НПД.

УТ 11, КА и 1С:ERP: где лежат расчёты с самозанятыми

В 1С:УТ 11 и 1С:ERP 2.5 отдельного журнала с таким же названием может не быть — платежи идут через казначейский контур.

Смотрите по порядку:

1. НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Казначейство — проверьте, включены ли расширенные возможности безналичных платежей и обмен с банком.
2. Казначейство → Безналичные платежи — журнал платёжных документов и реестров.
3. Казначейство → Обмен с банками (или Электронное взаимодействие → Обмен с банками) — настройка ДиректБанка.

Исполнителя заводят обычным партнёром и контрагентом-физлицом, договор — с видом «С поставщиком». Если массовых реестров механизм не поддерживает, остаются два варианта: платить отдельными поручениями или собирать реестр в формате банка внешней обработкой.

Если механизма нет: как собрать реестр руками

Старый релиз, базовая версия, банк без ДиректБанка — ситуаций много. Реестр всё равно можно получить.

Способ 1. Универсальный отчёт. Отчёты → Универсальный отчёт → источник Документ → Платёжное поручение или регистр Расчёты с поставщиками. Отбор по группе контрагентов «Самозанятые», группировка по контрагенту, показатели — сумма и дата. Выгрузка в Excel кнопкой Сохранить → Лист Microsoft Excel.

Способ 2. Обороты счёта. Отчёты → Обороты счёта → счёт 60.01, отбор по виду контрагента или по группе. На выходе — кто сколько получил за период. Это рабочая замена реестра для внутреннего контроля.

Способ 3. Файл для банка. Банк принимает реестр по своему шаблону Excel или CSV. Выгрузите данные из универсального отчёта, разложите по колонкам шаблона, загрузите в интернет-банк. Костыльно, но на 20–30 исполнителей в месяц занимает минут десять.

Отчёты для проверки: как сверить реестр с учётом

Три проверки, которые ловят почти все расхождения:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 (Отчёты → ОСВ по счёту). Сальдо по самозанятому после закрытия акта и выплаты должно быть нулевым. Остаток по кредиту — не выплатили; по дебету — заплатили аванс и не закрыли актом.
• 🔍 Анализ субконто по субконто Контрагенты — полная картина по одному исполнителю: акты, оплаты, авансы, сальдо.
• 🏦 Банковская выписка. Сумма списания по реестру должна совпадать с итогом документа. Расхождение означает частичное исполнение — ищите отказные строки.

Четвёртая, неочевидная проверка: сопоставьте число строк в реестрах за квартал с числом полученных чеков. Разница — это ваш реальный налоговый риск, и лучше узнать о нём до запроса из инспекции.

Когда реестр делать НЕ нужно

Не каждая выплата физлицу требует реестра, и попытка впихнуть туда всё подряд создаёт проблемы:

• 🚫 исполнитель снялся с учёта по НПД — это обычное физлицо, нужен ГПХ с НДФЛ и взносами;
• 🚫 исполнитель был вашим сотрудником в последние два года — выплаты ему как самозанятому не попадают под НПД (ограничение ФЗ № 422-ФЗ), и реестр лишь задокументирует нарушение;
• 🚫 доход исполнителя превысил лимит по НПД — право на режим утрачено, чека не будет;
• 🚫 платёж разовый, исполнитель один — проще сделать платёжное поручение, чем настраивать обмен.

Типичные ошибки при работе с реестрами

Частые вопросы