Товарно-транспортная накладная в 1С 8.3: из какого документа она печатается и куда пропадает

В типовых конфигурациях 1С 8.3 ТТН не хранится отдельным файлом и обычно не является отдельным документом. Это печатная форма отгрузочного документа. В «1С:Бухгалтерии 3.0» её печатают из документа Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД): откройте нужную реализацию, нажмите Печать и выберите товарно-транспортную или транспортную накладную .

Типичная ситуация: водитель звонит с проходной склада покупателя, потому что ТТН потерялась в дороге. Бухгалтер ищет «файл накладной» в папках и не находит. Файла нет и не было: накладная собирается заново из данных реализации при каждой печати. Значит, найти ТТН в 1С — это найти документ отгрузки, а восстановить — перепечатать его.

Где в 1С на самом деле хранится ТТН

Информационная база хранит не картинку накладной, а данные: покупателя, товары, количество, цены, грузоотправителя и грузополучателя. Печатная форма — это шаблон (макет), который подставляет эти данные в бланк.

Отсюда три вывода:

• 📄 ТТН всегда можно напечатать повторно, пока жив документ реализации.
• ✏️ Исправили реализацию — изменится и ТТН при следующей печати. Старая бумажная версия при этом останется прежней.
• 🗂 Файлы появляются только тогда, когда их создали вы: сохранили печатную форму на диск или прикрепили скан подписанной накладной к документу.

В типовых конфигурациях есть две формы, и их часто путают:

Как найти ТТН в разных конфигурациях 1С

Путь зависит от того, каким документом оформлена отгрузка. В конфигурациях на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси» картина такая:

Поиск нужной накладной в списке

Номер ТТН совпадает с номером документа-источника, если его не переписали вручную на бумаге. Поэтому ищите реализацию:

1. Откройте список реализаций по пути из таблицы.
2. Введите в строку поиска над списком номер, сумму или часть наименования покупателя.
3. Если документов много, задайте отбор по контрагенту и период через кнопку выбора периода.
4. Откройте найденный документ и проверьте товары и даты.
5. Нажмите Печать и выберите нужную форму накладной.

Если реализаций за день много, а известна только машина или водитель, ищите по дате отгрузки и покупателю. Данные о транспорте обычно не выведены колонкой в список, поэтому по ним напрямую не отберёшь.

Где заполняются данные о перевозке

Грузоотправитель и грузополучатель задаются в самой реализации. По умолчанию это ваша организация и покупатель, но их можно поменять, если груз идёт со стороннего склада или на адрес третьего лица.

Сведения об автомобиле, водителе и перевозчике в разных релизах вводятся по-разному: в самом документе или в форме, которая открывается при выборе печатной формы. Если в готовой накладной эти поля пустые, их можно дописать прямо в печатной форме в режиме редактирования. Но такая правка живёт только в этом экземпляре и в базе не сохраняется.

Где лежат файлы ТТН: PDF, Excel и сканы

Здесь начинается путаница. Файлы ТТН бывают трёх видов, и хранятся они в разных местах.

Сохранённая печатная форма

Когда пользователь нажимает в окне печати кнопку сохранения, 1С спрашивает формат и папку. Файл ложится туда, куда его сохранили: на рабочий стол, в «Загрузки», в сетевую папку. Сама база этот файл не запоминает.

Если коллега сохранил ТТН и уволился, ищите файл в его профиле на компьютере или на сервере терминалов по имени. Обычно имя файла содержит название формы и номер документа.

Прикреплённый скан подписанной накладной

Подписанный экземпляр с печатью покупателя удобно прикреплять к реализации. В документе есть кнопка со скрепкой — Присоединенные файлы. Туда загружают скан или фото.

Где физически лежит такой файл, зависит от настройки базы:

• 💾 внутри информационной базы — вариант по умолчанию, файл попадает в выгрузку .dt и в копию каталога базы;
• 📁 в томах на диске — файлы складываются в папку на сервере, путь к которой задал администратор.

Посмотреть, какой вариант включён, можно в разделе Администрирование → Общие настройки, в группе настроек работы с файлами.

Электронная транспортная накладная

Электронная ТН (ЭТрН) подписывается электронными подписями и проходит через оператора ЭДО в государственную систему. В 1С она живёт в модуле электронного документооборота и в документах доставки, а не в папке на диске. Состав доступных функций зависит от релиза конфигурации и подключённого оператора, поэтому перед переходом на ЭТрН проверьте, поддерживает ли ваш релиз этот формат.

Как сохранить ТТН в PDF, Excel или отправить по почте

Выгрузка идёт из окна печатной формы. Порядок одинаковый во всех типовых конфигурациях на БСП:

1. Откройте реализацию и сформируйте нужную накладную через Печать.
2. В окне печатной формы нажмите кнопку сохранения (значок дискеты).
3. Отметьте формат: PDF, Excel (.xlsx), Word (.docx), OpenDocument или табличный документ 1С (.mxl).
4. Выберите папку и подтвердите.

Для отправки покупателю удобнее кнопка отправки по почте в том же окне. Программа сама приложит файл в выбранном формате. Нужна настроенная учётная запись электронной почты в 1С.

Как найти пропавшую или удалённую ТТН

Сначала выясните, что именно пропало: бумага, файл или сам документ в базе. От этого зависит способ.

Документ помечен на удаление

Пометка не удаляет документ, а только делает его непроведённым. В списке он виден с перечёркнутым значком. Откройте его, снимите пометку и проведите повторно. Если помеченные документы скрыты, включите их показ в меню Еще над списком.

Документ удалён окончательно

После обработки удаления помеченных объектов документа в базе больше нет. Порядок такой:

1. Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации и отберите события удаления за нужный период. Так вы узнаете дату удаления и пользователя.
2. Возьмите резервную копию, сделанную до этой даты.
3. Разверните её как отдельную базу, не поверх рабочей.
4. Найдите в копии реализацию, напечатайте ТТН и при необходимости перенесите документ в рабочую базу.

История изменений документа

Если в базе включено версионирование объектов, у документа доступна история изменений. По ней видно, кто и когда менял количество, грузополучателя или адрес. Включается оно в разделе Администрирование → Общие настройки. Работает только с момента включения: задним числом версии не появятся.

Хранение ТТН и резервные копии

Первичные документы, включая накладные, хранятся не менее пяти лет после отчётного года (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Для базы 1С это означает простую вещь: архив реализаций и сканов к ним не должен зависеть от одного компьютера.

Что настроить:

• 🔁 Регулярная резервная копия базы. Для файловой базы в БП 3.0 есть встроенный механизм: Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление. Для клиент-серверной копии делает администратор средствами СУБД.
• 📁 Копия томов с файлами. Если сканы хранятся в томах на диске, они не попадают в выгрузку .dt. Папки томов копируйте отдельно, иначе после восстановления документы будут, а прикреплённых сканов не окажется.
• 🔒 Запрет редактирования прошлых периодов. Дата запрета изменения данных защищает закрытые месяцы от случайной правки реализаций, а значит, и ТТН по ним.
• 🗄 Единая сетевая папка для PDF. Если ТТН сохраняют файлами, договоритесь о папке и правиле имени: дата, номер, покупатель.

Ошибки при работе с товарно-транспортными накладными

Эти ситуации встречаются чаще всего и решаются в самой программе.

В меню «Печать» нет ТТН. Проверьте вид операции: у документа на одни услуги товарных накладных нет. Ещё одна причина — у пользователя урезаны права или печатная форма скрыта в настройках меню печати.

Пустые поля транспорта. Данные о машине и водителе не заполнены там, где их ждёт ваш релиз. Заполните их перед печатью. Ручная правка печатной формы помогает один раз, но в базе ничего не сохраняет.

Бумажная ТТН не совпадает с базой. Кто-то исправил реализацию уже после отгрузки. Сравните с прежней версией в истории изменений или с сохранённым PDF и решите, что из двух верно. Если ошибка в базе — оформите исправление по правилам вашего учёта, а не тихой правкой старого документа.

Пустые вес и количество мест. Форма берёт вес из карточек номенклатуры. Если в карточках он не указан, графа остаётся пустой. Заполните весовые характеристики у товаров один раз, и они будут подставляться автоматически.

Не тот грузополучатель. Груз идёт на склад третьего лица, а в реализации остался сам покупатель. Укажите грузополучателя в документе до печати.

Доработки и массовая печать ТТН

Типовых возможностей часто хватает, если знать пару приёмов.

Печать пачкой

Выделите в списке реализаций несколько документов (Ctrl + щелчок или Shift для диапазона) и нажмите Печать. Программа сформирует накладные по всем выделенным документам в одном окне. Оттуда их можно сразу распечатать или сохранить.

Правка бланка без программиста

Логотип, подпись или поправку в шапке можно внести в макет: Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм. Изменённый макет переживает обновления, а при проблемах его можно вернуть к типовому.

Внешние печатные формы и обработки

Если нужна своя форма накладной или автоматическое заполнение транспорта из справочника машин, программист делает внешнюю печатную форму или расширение. Подключается внешняя форма в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После подключения она появится в меню Печать документа рядом с типовыми.

Частые вопросы