Как оформить и учесть командировку в 1С:Бухгалтерии и ЗУП

Командировочные в 1С живут в двух местах, и это сбивает с толку. Начисление среднего заработка за дни поездки — в зарплатном блоке (в 1С:ЗУП это документ «Командировка», в 1С:Бухгалтерии — вид начисления в расчёте зарплаты). А командировочные расходы — суточные, билеты, гостиница — проходят через авансовый отчёт в разделе Банк и касса.

Поэтому, когда бухгалтер ищет «где командировочные» и не находит одного документа на всё, это нормально: зарплатная часть и расходная часть разнесены. Ниже разберём обе — где какой документ открыть, что заполнить, какие проводки получатся и где потом свериться.

Где в 1С найти командировку и командировочные расходы

Разложим по блокам, чтобы не искать вслепую.

Ключевое разделение: зарплатную часть (средний заработок) и расходную часть (авансовый отчёт) в 1С ведут разными документами. Один документ «командировка на всё» в типовых конфигурациях не предусмотрен.

💡 Если в вашей компании зарплата считается в отдельной базе 1С:ЗУП, а бухгалтерия в 1С:Бухгалтерии, то средний заработок за командировку начисляется в ЗУП, а расходы по авансовому отчёту — в бухгалтерской базе. Данные между ними ходят через синхронизацию.

Какими документами оформляют командировку

Бумажная и учётная часть разошлись после 2015 года: командировочное удостоверение и служебное задание из обязательных документов убрали (Постановление Правительства РФ № 749 в действующей редакции). Сейчас хватает приказа о направлении в командировку.

В 1С цепочка документов такая:

1. 📄 Приказ о направлении в командировку — кадровое основание. В 1С:ЗУП печатную форму (аналог Т-9) даёт документ «Командировка».
2. 📄 Документ «Командировка» (ЗУП) или вид начисления «Командировка» (Бухгалтерия) — считает средний заработок за дни поездки.
3. 📄 Выдача денег под отчёт — расходный кассовый ордер или списание с расчётного счёта на карту сотрудника.
4. 📄 Авансовый отчёт — сотрудник отчитывается за полученные деньги: суточные, билеты, гостиница, прочие траты.
5. 📄 Кассовый документ на возврат или доплату — если денег выдали больше или меньше фактических расходов.

Как начислить средний заработок за командировку в 1С:ЗУП

За дни командировки сотруднику платят не оклад, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Считается он по правилам Постановления № 922 за 12 месяцев перед месяцем начала поездки.

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте Зарплата → Командировки и создайте документ.
2. Выберите организацию и сотрудника.
3. Укажите период командировки — даты начала и окончания. Программа сама посчитает количество дней.
4. На закладке с оплатой проверьте расчёт среднего заработка. По кнопке с показом расчёта видно, за какой период взят заработок и какая получилась среднедневная сумма.
5. Проведите документ.

Средний заработок за командировку этот документ начислит автоматически. Отдельно оклад за эти дни начислять не нужно — командировочные дни программа исключит из обычной отработки.

В 1С:Бухгалтерии 3.0, где зарплатный модуль упрощённый, отдельного документа «Командировка» нет. Средний заработок там добавляют отдельной строкой начисления в документе начисления зарплаты. Если командировок много, учёт среднего заработка удобнее вести в 1С:ЗУП.

💡 Проверьте, что в базе есть данные о заработке сотрудника за весь расчётный период. Если человек принят недавно и база заведена «с нуля», средний посчитается только по тем месяцам, что внесены, — его придётся вводить документом ввода начальных данных для расчёта среднего.

Отдельный вопрос — выходные и праздники в командировке. Если в эти дни сотрудник не работал, они не оплачиваются ни окладом, ни средним заработком, но суточные за них платят (это календарные дни поездки). А вот если работник в командировке трудился в выходной или возвращался из поездки в выходной, такой день оплачивают не меньше чем в двойном размере либо дают отгул (ст. 153 ТК РФ). В 1С:ЗУП для этого проводят отдельный документ «Работа в выходные и праздники» на нужную дату.

Как учесть командировочные расходы: авансовый отчёт

Расходная часть — это суточные, проезд, проживание и мелкие траты. Порядок одинаковый: сначала выдали деньги, потом сотрудник отчитался.

Шаг 1. Выдать деньги под отчёт

Наличными — через Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции «Выдача подотчётному лицу». На карту — через Банк и касса → Списание с расчётного счёта, вид операции «Перечисление подотчётному лицу».

Основание выдачи — заявление работника или распорядительный документ руководителя. Сумму берут из сметы поездки: суточные за все дни плюс аванс на билеты и гостиницу.

Шаг 2. Провести авансовый отчёт

После поездки работник сдаёт документы. В 1С откройте Банк и касса → Авансовые отчёты и создайте новый:

1. В шапке выберите сотрудника (подотчётное лицо).
2. На закладке «Авансы» подберите документ, которым выдавали деньги, — программа подтянет сумму выданного.
3. На закладке «Прочее» внесите расходы: суточные, билеты, проживание. По каждой строке укажите документ (чек, билет, счёт гостиницы), сумму, ставку НДС и счёт затрат (26, 44, 20 или 08 — смотря на что отнесёте командировку).
4. Если в документах выделен НДС и есть счёт-фактура, укажите его — программа примет налог к вычету.
5. Проведите документ.

Какие документы прикладывают к расходам:

• 🚆 проезд — электронный билет и посадочный талон (на самолёт), контрольный купон (на поезд);
• 🏨 проживание — счёт гостиницы или договор найма жилья, кассовый чек;
• 🚕 местные разъезды — чеки, если они возмещаются по вашему положению;
• 📑 суточные — отдельного документа не нужно, их считают по дням поездки из приказа.

Суточные в авансовом отчёте не требуют подтверждающих чеков — работник не отчитывается, на что их потратил. Подтверждают только фактические расходы: билеты и гостиницу.

Шаг 3. Закрыть расчёты

1С сравнит выданную сумму и подтверждённые расходы:

• если потрачено меньше — работник возвращает остаток, оформляете приходный кассовый ордер (Поступление наличных, вид «Возврат от подотчётного лица»);
• если потрачено больше — доплачиваете перерасход расходным ордером или перечислением на карту.

Суточные: необлагаемая норма, НДФЛ и взносы сверх неё

Суточные компания платит в размере, который сама установила в положении о командировках. Но для налогов есть необлагаемые нормы (ст. 217 и ст. 422 НК РФ):

• 🏠 700 ₽ в день — по поездкам внутри России;
• ✈️ 2500 ₽ в день — по загранкомандировкам.

С суммы в пределах нормы НДФЛ и страховые взносы не начисляют. С превышения — начисляют и то, и другое. Например, при суточных 1000 ₽ по России сверхнормативная часть — 300 ₽ в день, именно с неё удержат НДФЛ и начислят взносы.

Посчитайте свой случай:

В 1С сверхнормативные суточные облагаются НДФЛ и взносами автоматически, если вид начисления настроен правильно. В 1С:ЗУП это отдельный вид начисления «Суточные сверх нормы», в 1С:Бухгалтерии — соответствующая настройка на закладке «Прочее» авансового отчёта и в учёте зарплаты. Проверьте настройку перед первой командировкой с повышенными суточными.

Проводки по командировочным расходам

Командировка собирается из нескольких операций. Разберём их на конкретных проводках.

Счёт затрат (26, 44, 20, 08) выбирают по цели поездки. Командировка в отдел продаж — 44, на производственный объект — 20, для монтажа оборудования — 08 (войдёт в стоимость основного средства). По умолчанию 1С подставляет общехозяйственный счёт 26 — поправьте, если расходы относятся на другое.

Отчёты для проверки учёта командировок

Свериться после проведения документов удобно двумя отчётами:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Показывает расчёты с подотчётниками. Красное сальдо по сотруднику означает, что он не отчитался или не вернул остаток — долг перед компанией. Если долг висит долго, с него могут доначислить НДФЛ.
• Анализ счёта 71 в разрезе сотрудников — видно, сколько выдали, сколько подтвердили, сколько осталось.

По зарплатной части средний заработок проверяют в расчётном листке сотрудника (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок): строка с оплатой по среднему за командировку должна стоять за нужные дни.

Частые ошибки при учёте командировок в 1С

Ошибки повторяются из поездки в поездку — вот те, что встречаются чаще всего.

• ❌ Начислили и оклад, и средний за одни дни. Если средний заработок за командировку завели вручную в бухгалтерии, а табель оставили с полной отработкой, сотрудник получит двойную оплату. Исключайте командировочные дни из обычного начисления.
• ❌ Суточные сверх нормы не обложили НДФЛ и взносами. Вид начисления настроен как полностью необлагаемый — налоги не считаются. Проверьте настройку до первой повышенной выплаты.
• ❌ Авансовый отчёт провели без выданного аванса. Если деньги выдавали не через 1С или забыли документ выдачи, на закладке «Авансы» будет пусто, и расходы повиснут как перерасход. Сначала проведите выдачу под отчёт.
• ❌ Поставили не тот счёт затрат. Командировку монтажников отнесли на 26 вместо 08 — занизили стоимость основного средства. Счёт выбирают по цели поездки, а не по умолчанию.
• ❌ НДС по билетам и гостинице потеряли. В электронных билетах и счетах гостиниц НДС часто выделен отдельной строкой и принимается к вычету без счёта-фактуры. Не проводите такие суммы «в том числе НДС 0%».