Справка о заработке для пособий в 1С: от списка документов до печати работнику

В 1С:Бухгалтерии 8.3 справка 182н лежит в разделе Зарплата и кадры, в списке «Справки для расчета пособий». Создаёте документ, выбираете сотрудника, нажимаете «Заполнить» — программа сама подтянет заработок за два прошлых года и текущий год и дни исключаемых периодов. В ЗУП 3.1 список называется так же и находится в кадровом разделе.

Одна оговорка сразу. Форма по приказу Минтруда № 182н с 2023 года не действует: справку о сумме заработка теперь выдают по новой форме, которую утвердил Социальный фонд. В 1С документ остался тем же, поменялась только печатная форма. Поэтому бухгалтеры по привычке ищут «справку 182н», а распечатывают уже действующий бланк — если релиз программы свежий.

Где найти справку 182н в 1С 8.3 Бухгалтерия и ЗУП

Путь зависит от программы, в которой вы считаете зарплату. Сам документ везде называется одинаково — «Справка для расчета пособий».

Если команды не видно в панели раздела, есть два быстрых способа её достать:

1. 🔍 Поиск по интерфейсу. Нажмите на значок лупы в заголовке окна программы и введите «справки для расчета». Программа покажет команду, по клику откроется список.
2. ⚙️ Настройка навигации. Откройте раздел Зарплата и кадры, нажмите шестерёнку в правом верхнем углу панели раздела → «Настройка навигации». Перенесите «Справки для расчета пособий» из доступных команд в выбранные. После этого команда появится в разделе постоянно.

Оформление справки 182н: создание документа пошагово

Порядок одинаковый в Бухгалтерии и ЗУП. Разница только в наборе полей шапки.

Шаг 1. Создайте документ

В списке «Справки для расчета пособий» нажмите «Создать». В шапке укажите:

• 🏢 Организацию — если в базе их несколько, берите ту, где работал сотрудник;
• 👤 Сотрудника — выбор из справочника;
• 📅 Дату — обычно это день увольнения или день, когда работник подал заявление.

Шаг 2. Заполните данные автоматически

Нажмите «Заполнить». Программа соберёт:

• 💰 суммы заработка по годам, на которые начислены страховые взносы;
• 📉 предельную величину базы для взносов за каждый год, чтобы видеть, где выплаты её превысили;
• 🚫 количество календарных дней исключаемых периодов: больничные, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребёнком, освобождение от работы с сохранением заработка, если взносы на него не начислялись.

Шаг 3. Проверьте реквизиты организации и работника

На печать идут данные из карточки организации и карточки сотрудника. Пустой ИНН, СНИЛС или адрес в справке почти всегда означает пустое поле в справочнике, а не ошибку документа. Исправьте карточку и перезаполните справку.

Шаг 4. Запишите и распечатайте

Нажмите «Провести» или «Записать», затем кнопку «Печать» и выберите справку о сумме заработка. Откроется готовая форма, которую можно распечатать, подписать у руководителя и выдать работнику.

Справка из карточки сотрудника

Если вы работаете с конкретным человеком — например, оформляете увольнение, — удобнее начать с его карточки, а не с общего списка.

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники (в ЗУП — Кадры → Сотрудники).
2. Двойным щелчком откройте карточку работника.
3. В панели ссылок карточки найдите раздел с кадровыми и зарплатными документами сотрудника. Там видны все справки, которые по нему уже выписывали.
4. Создайте новую справку оттуда — поле «Сотрудник» заполнится само.

Плюс такого подхода: сразу видно, выдавали ли справку раньше. Работник уволился в прошлом году, а теперь просит дубликат? Открываете старый документ, печатаете ещё раз — суммы те же, ничего пересчитывать не надо.

Расчётный период: какие годы попадают в справку и как сверить суммы

По ст. 4.3 Федерального закона № 255-ФЗ справку выдают за два календарных года перед годом прекращения работы и за текущий год. Пример: работник увольняется 14 мая 2026 года. В справке будут:

1С берёт годы от даты документа. Поставили дату 2025 года вместо 2026-го — получите справку со сдвигом на год назад: 2023, 2024 и часть 2025. Это частая причина «странных» цифр.

Как сверить заработок перед выдачей

Справка — документ для будущего работодателя: по ней он посчитает больничный и декретные. Ошибка в сумме ударит по работнику, а потом вернётся к вам запросом на исправление. Перед печатью сверьте цифры:

• 📊 С регистром начислений. Сформируйте анализ начислений или расчётную ведомость по сотруднику за каждый год. Итог облагаемых взносами начислений должен совпасть со справкой, но с учётом предельной базы: в справку идёт сумма не выше лимита.
• 📑 С отчётностью по взносам. Суммы по году можно сверить с расчётом по страховым взносам, сданным за этот год, — по разделу с данными о застрахованных лицах.
• 🗓️ С кадровыми документами. Дни исключаемых периодов должны совпасть с больничными и отпусками по уходу, проведёнными в базе.

Что не попадёт в справку

• выплаты, на которые взносы не начисляют: пособия, материальная помощь в пределах необлагаемого лимита, компенсации;
• заработок у других работодателей — справку выдаёт только ваша организация за период работы у вас;
• начисления, введённые в базу без отражения взносов, например вручную в бухгалтерской операции.

Справка пустая или с ошибкой: причины и решения

Большая часть проблем — из-за данных в базе, а не из-за самого документа. Ниже — частые симптомы и что с ними делать.

Пачка справок и электронная копия

Когда увольняется сразу несколько человек — сокращение, закрытие подразделения, — выписывать справки по одной долго.

Печать нескольких справок за раз

1. Создайте документы по каждому сотруднику и проведите их.
2. В списке «Справки для расчета пособий» выделите нужные строки: удерживайте Ctrl и щёлкайте по документам или выделите диапазон с Shift.
3. Нажмите «Печать» и выберите справку. Все формы откроются одним окном, их можно отправить на принтер целиком.

Сохранение в PDF или Excel

В окне печатной формы есть кнопка сохранения — значок дискеты. Она предлагает форматы: PDF, Excel, Word и другие. Для отправки бывшему работнику по почте подходит PDF.

Куда справку не сдают

Справку о сумме заработка выдают работнику на руки. В налоговую её не отправляют, в Социальный фонд тоже не сдают отдельным отчётом. Электронная выгрузка нужна только для личного удобства — архив, отправка работнику, пересылка в бухгалтерию нового работодателя по его просьбе с согласия работника.

Справка 182н после 2023 года: что поменялось и как обновить форму

С 1 января 2023 года ФСС объединили с ПФР в Социальный фонд России (СФР). Вслед за этим форму справки, утверждённую приказом Минтруда № 182н, отменили и ввели новую. По смыслу справка та же: заработок за три года и исключаемые периоды. Изменились реквизиты, ссылки на фонд и оформление.

Что это значит для работы в 1С:

• 🔄 Документ в программе не меняли. Список «Справки для расчета пособий» и порядок заполнения остались прежними.
• 🖨️ Поменялась печатная форма. В актуальных релизах Бухгалтерии и ЗУП «Печать» выводит действующий бланк. Старая форма 182н в меню печати может остаться — для справок, выданных до 2023 года.
• ⬆️ Устаревший релиз печатает устаревшую форму. Если программа давно не обновлялась, сначала обновите конфигурацию, потом выдавайте справки.

Как убедиться, что форма актуальная

1. Откройте печатную форму справки.
2. Посмотрите шапку бланка: в действующей форме нет ссылки на приказ Минтруда № 182н и фигурирует Социальный фонд, а не ФСС.
3. Если в шапке старый приказ — проверьте версию программы в разделе «О программе» (значок «i» или меню с тремя полосками в заголовке окна) и обновите её.

Зачем справка нужна сейчас

Социальный фонд получает сведения о заработке из отчётности работодателей. Но справку о сумме заработка закон по-прежнему обязывает выдавать:

• в день увольнения — без заявления работника;
• после увольнения — по письменному заявлению, не позднее трёх рабочих дней.

Новый работодатель использует её, чтобы правильно посчитать средний заработок для пособия, если в его данных нет заработка у прежнего страхователя. Кроме того, справка нужна работнику при замене лет в расчётном периоде для пособия по беременности и родам или по уходу за ребёнком.

Частые вопросы